创新档案管理理念实现档案管理信息化探讨

黄松++杜高峰

摘 要：数字化技术以及网络技术的发展，档案管理工作在新的时代发展的背景下也需要不断的转变观念，摒弃传统的落后的管理思想，改变传统的管理方式中存在的弊端，强化档案管理的信息化进程，新时代档案管理的目标，是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合，进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。随着科技的发展，现有的档案管理工作单纯依靠手工检索、人工调卷，适应不了时代发展的要求。档案工作者必须认清形势的变化，转变观念，开拓创新，勇于实践，更好地为国家的利益服务，为全社会服务。目前，高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及，综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间，迫切需要实施档案信息化管理，促使档案管理科学化。

关键词：档案管理；信息化；创新管理

一、档案信息化管理的优点

1.提高办公效率

传统的档案管理工作主要是手工管理，因此容易受到人为因素的影响，常常出现漏写或者漏抄的现象发生，影响了档案的全面性和准确性，同时由于档案管理工作对于用笔以及笔迹有着严格的要求，因此对于人员的要求比较高，不利于档案管理工作的可持续发展；因此档案管理工作的信息化进程，可以有效的提高档案管理工作资料搜集的、浏览、分类以及查阅的快捷性和简单性，也提高了档案资源传递的效率，提高了档案管理人员的办公效率。

2.方便资源的共享

传统的资源管理，档案资源的传递以及共享的困难较大，因此多数价值较高的资源都处于闲置状态，造成了资源的浪费，也造成了我国资金的浪费，提高档案管理工作的信息化进程可以提高资源的利用效率，人们运用资料和查找资料也更加的方便，档案管理部门将现有的档案进行系统的管理，并且不断提高刮泥洗头膏的完善性，同时将档案管理系统利用网络实现资源的共享，提高了档案资源的利用率，同时可以通过共享平台来完善目前自己现有的档案资源，提高資源的完善性，提高了资源的共享的效果。

3.保存具有稳定性

传统的档案管理主要是纸质档案，纸张保存的受到外界环境的影响比较大，纤维素决定了纸张的耐久性，但是纤维素容易受到高温、潮湿、氧化等因素的影响，很容易受到破坏，因此如果保存不当会影响档案的完整性，造成难以挽回的损失，但是档案管理的信息化可以有效的避免传统的档案管理中存在的弊端，提高了档案存储的稳定性，不容易受到外界环境的影响，同时也可以提高信息传递的方便性和快捷性。

4.提高了信息传递的速度和安全性

传统的文件传递方式，文件在传递的过程中受到人为因素的影响，造成文件的丢失，同时用邮寄的方式来来传输文件，也会影响传输的及时性，这就给档案管理工作带来了困难，但是利用网络技术进行文件的传输，可以有效的缩短传输的时间，保障了档案资源的安全性，提高；俄档案管理工作的效果。

二、提高档案管理工作信息化进程的措施

档案管理管理工作的信息化进程对于管理人员是观念、技术水平都有了新的要求，要求档案管理人员不断的转变思想，强化管理的效果，但是这并不是一朝一夕的事情，而是需要循序渐进，这样才能够提高档案管理工作的进程。

1.建立规范的档案管理体系

我国档案管理的时间相对较晚，因此档案管理的基础差、管理质量不高，档案管理工作的分类标准不统一，因此需要解决当前档案管理中的存在的问题，需要建立统一的标准，细化档案的分类，顺应时代发展是需要，因此需要建立和完善档案管理体系，推动档案管理的信息化进程。

2.强化档案管理工作的安全措施

档案管理工作主要是依靠人来执行一切工作，无论是传统的档案管理还是信息化的档案管理，安全性也主要是依靠人的主动性，这就会增加档案管理工作的安全性，档案管理工作的信息化也会增加影响档案的保密性，因此为了能够促进档案管理的信息化进程，需要提高档案管理工作的安全性，避免黑客的对于系统的威胁，提高数据资源的安全性。

3.建立档案管理制度

在建立档案管理制度的过程中，需要重点强化档案管理的科学性和合理性，随着社会的发展逐步的完善，同时还要根据不同档案的不同特点，制定针对性的措施，提高制度的约束性和可操作性；同时档案管理制度还需要对工作人员的行为进行约束，强化制度的执行力度，提高制度的约束性。

4.提供技术的支持

技术的发展是档案信息化进程的基础，没有技术的支撑档案的信息化进程只是空话，同时为了能够保障档案信息化的进程，需要从源头上减少档案的毁损率，通过技术的进步来减少电磁的干扰，同时技术人员还要研究出档案信息的管理软件，提高信息化管理系统与办公系统之间的融合程度，同时档案管理的软件的安全性也是软件开发人员需要重点研究的方向，提高信息的综合开发能力，促进档案管理工作的效率。

三、结束语

档案管理的过程中强化信息技术的应用，提高档案的处理效果，这对管理人员的素质也有了更高的要求，管理人员不仅要熟练的操作计算机，同时还需要提高档案管理工作人员还要掌握网络安全防护知识，保障档案资料的安全性和及时性，因此需要提高档案雇你人员的培训力度，促进档案管理工作的信息化进程，使其不断的适应当前社会的发展。

参考文献：

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