构建医学院校友档案信息化管理模式

胡爱兰 熊珊珊

442000湖北医药学院校友会办公室(十堰)

构建医学院校友档案信息化管理模式

胡爱兰 熊珊珊

442000湖北医药学院校友会办公室(十堰)

目的：探讨构建医学院校友档案信息化管理新模式应用效果。方法：在校友档案管理中应用信息化管理模式，并随访校友对档案管理的满意情况。结果：应用信息化管理模式后校友的满意度显著提高(P＜0.05)。结论：在校友档案管理中应用信息化管理模式可以提高校友的满意度，更好地开发利用校友资源。

医学院；校友档案；信息化管理；新模式；满意度

资料与方法

我校于2015开始应用信息化管理模式，随访校友，统计对比信息化管理模式应用前后的校友满意度。

方法：我校在分析校友档案管理现状的基础上，应用信息化管理模式，采取以下措施。①建立校友档案信息化管理服务系统：各高校依据自己的校友档案管理工作理念统一校友档案信息化管理服务系统。通过该系统将各院系的校友资料进行整合，实现学校的任何部门、在校生(包括各地校友)均可以通过这个校友档案管理信息系统平台进行资料的收集、查询，从而实现校友资料的共享，促进校友的工作和谐共进。②明确校友档案信息化管理中心：各大高校相关部门以学校档案信息为各自的工作中心。明确校友档案管理在学校和校友发展中的重要作用。逐步实现校友资料的信息采集、发布、网络归档，真实、有效地记录校友的全面发展。并使这一中心始终贯穿在高校发展的全过程中。③建立完善的信息化管理制度：要促进校友档案信息化管理模式的推进。首先要制定的便是制度：制定或者是修订一系列的规定和管理办法，保证档案信息化管理模式的正常、有效地发展和运行；其次是人才的引进和培养：引进或者是培养一批专业人才，给档案管理部门注入新鲜的血液，并用新的思维和理念推荐校友档案信息化管理的推行。再者，提高管理人员的管理水平，积极开展新模式、新的管理经验的交流和学习，创新管理模式，提高管理水平，积极贯彻国家的指导思想，大力推进校友档案信息化管理的进程。④加强多形式多层次共享平台的建设：积极推进服务机制的创新，促进校友档案信息资源的公开、共享和利用；建立针对校内用户的专用平台系统，集中管理各院系的校友档案电子文件。并对利用率高、指导性强、保密性要求低的校友档案资料实现小规模开放式的资源获取，对校友有一定保密要求的档案资料，只有符合条件的用户才可进行查询。如此一来，即可进一步完善校友档案的管理，也更加有利于资源的收集。

判断标准：统计对比应用信息化管理前后校友对于档案管理的满意度。

统计学方法：数据用SPSS 18.0软件分析，以P＜0.05为差异具有统计学意义。

结 果

应用信息化管理模式校友满意度显著提高(P＜0.05)，见表1。

表1 信息化管理模式应用前后校友满意度对比(n)

讨 论

信息技术潮流中的校友档案管理工作均已成为各大高校的工作重点。但是，各方面因素的综合影响，使得校友档案信息化模式进程的推进不断地出现诸多问题：①基础设施配备发展落后：各大院校对档案信息化管理所需要的设备投入较少，资金配备也有所欠缺，以致档案管理信息化的推进步履维艰。另有因高校之间信息化设施所使用的软硬件之间的差异，更是导致校友档案信息无法有效共享，没有相应的资金配备和统一的工作标准以及完整有效的体系，导致校友档案信息化管理空有口号却并没有真正落到实处。②工作人员计算机专业知识欠缺：校友档案一直是以传统的方式进行管理，这就难免造成工作人员对计算机相关知识的欠缺，简单地把校友档案管理工作当作无足轻重的附带工作。现有工作人员的知识结构和学历水平不能适应档案信息化管理模式是信息化管理模式实行困难的一方面；另一方面，因学校内部缺少对相关工作人员的知识培训和继续教育，制约了档案信息化管理模式的推行。

构建医学院校校友档案信息化管理模式，是以各大院校学校档案资源建设为核心，以档案信息化管理模式的推进为重点，以满足高校各院系师生、校友的需求为目标，依托高校的发展和人才建设，加强校友档案管理的开发力度，优化校友信息资源的共享力度，发挥校友档案信息化管理对学校工作发展和其他工作协调发展的重要作用。①高校校友档案信息化管理很好地实现了资源的共享：校友档案信息化管理的实行实际上就是对资源共享的建设，主要目的是通过计算机网络技术来提高档案管理水平，进一步实现各院系对校友资源的共享。进而提升了校友档案的实用性，提高了资源的利用率。②校友档案信息化管理能够大大提升档案管理人员的工作效率：通过对校友档案进行信息录入，实现信息化管理之后，管理人员便可通过网路技术快速检索，从而能够时时抽调所需的校友资料，有效减少了查找资料的时间。同时因计算机录入信息更加方便、及时，也提高了档案管理的时效性，在档案被录入到电脑之后，通过加工档案的信息便可以有效地减少对二次文献的加工时间，极大地提升了档案管理工作的效率。③校友档案信息化管理推动了管理模式的改革：各大高校原有的校友档案管理模式，存在很多弊端。因校友档案资源往往为非开放状态，从而使得大量的校友资料不能被学校师生所利用，进而无法发挥校友资料建档的目的。但是应用信息化的模式管理校友资料之后，一改之前老旧的管理模式，充分利用网络通讯技术的共享性，对校友资料进行合理的开发和管理，实现资源的共享，广大师生可以简单、方便地在信息化的平台上进行查询，进而得到自己想要的信息资料。

综上所述，在校友档案管理中应用信息化管理模式可以提高校友的满意度，更好地开发利用校友资源。

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Construction of information management model of medical alumni

Hu Ailan,Xiong Shanshan
Alumni Association Office of Hubei Medical College(Shiyan City)442000

Objective：To investigate the application effect of constructing a new mode of information management of medical records.Methods：The application of information management model in the management of alumni archives,and follow up alumni satisfaction with the file management.Results：After the application of the information management model,the alumni satisfaction has improved significantly(P＜0.05).Conclusion：The application of information management model in the management of alumni archives can improve the satisfaction of alumni,and better develop and utilize the alumni resources.

Medical school;Alumni archives;Information management;New model;Satisfaction degree

10.3969/j.issn.1007-614x.2017.15.102