计算机技术在数字档案管理中的运用

梁德敏

摘要：随着科学技术的快速发展，计算机技术被广泛应用于社会各个领域，档案管理工作也朝着数字化和信息化方向发展。在数字档案管理过程中，要充分运用计算机技术，不断提升档案管理的信息化和数字化水平，让档案有更高的管理效率，为今后的查询与利用提供方便，充分发挥出档案资料应有的作用。本文将简述计算机技术在数字档案管理中运用的意义，并提出了具体可行的策略。

关键词：计算机技术 数字档案管理 运用

中图分类号：TP3930文献标识码：A文章编号：1009-5349（2017）11-0070-01

当前，档案管理已经实现了数字化，并通过计算机技术的运用，有效提升了档案管理工作效率。传统档案管理模式已经非常落后，并逐步被数字档案管理模式所取代，这样既能够让档案管理工作水平得到提升，还能提升档案管理工作的信息化、数字化和智能化水平。对此，档案管理人员要充分提起重视，将计算机技术充分运用到数字档案管理工作中，避免档案资料出现泄漏、丢失的问题。

一、计算机技术在数字档案管理中运用的策略

（一）档案信息管理的数字化

通过对计算机技术的应用，让传统纸质档案管理逐步转变为数字化管理，通过将纸质档案中的信息录入到计算机中，可以让档案信息保存、查询、修改、检索等工作变得更加高效与便捷。[1]在计算机技术支持下，还能够让档案信息得到共享，工作人员只需要利用网络就可以实时查询相关信息，实现了对档案信息的综合管理，并让档案信息管理工作变得更加顺畅与有效。在档案管理数字化过程中，会极大减少纸质档案的使用量，减少了档案管理成本投入，并能够让重要、珍贵的档案信息得到永久保存，不会出现磨损、遗失等问题。

（二）档案信息管理的自动化

在互联网时代下，计算机技术、网络技术和数字化技术在档案管理工作中应用非常广泛。对计算机技术来说，信息存储非常高效，处理能力较强，能够同时处理多种信息，且处理速度也很快，能够提升档案管理的自动化水平。通过设置相关的工作程序，计算机可以快速完成信息整合、分析处理、信息查询和信息管理等工作，不用进行人工操作，且可以获得更高的效率，让档案管理工作可以自动开展。对此，要将计算机技术充分应用到数字档案管理工作中，让档案信息有更高的使用效率，管理工作也能更加高效、科学地进行。

（三）档案信息检索的网络化

随着计算机技术的发展与普及，在提升档案管理工作效率上发挥着重要作用。通过运用计算机技术，能够将各地档案形成一个统一的整体，工作人员在检索过程中，只需要简单操作就可以实现。在计算机技术支持下，能够检索所有的信息，包括本地档案信息查询与各处档案综合查询等，工作人员只需要利用计算机与网络就可以完成检索工作。同时，检索速度也可以得到有效提升，只需要输入关键字，可以快速获得检索结果，从而节省了档案查询的时间，也提升了档案资料的利用率。档案信息的网络化检索，帮助工作人员提升了工作效率，提升了档案管理工作的智能化、数字化和网络化水平，让各地档案信息得到有效共享。

（四）档案信息管理的安全化

档案管理有着一定的特殊性，且很多檔案对保密的要求比较严格，这需要做好档案的安全保护工作，避免信息发生丢失、泄露的情况。[2]将计算机技术应用到数字档案管理中，可以提升档案资料的保密性，这表现在以下两点：一是档案资料本身的安全保密。即一些档案资料附加有密码，只有获得相应权限才可查阅，这样就避免档案资料出现外泄的情况。二是对系统软件的安全加密。对启动盘进行加密，避免人为复制相关信息，将信息泄露途径切断。要通过各种有效的技术措施，提升数字档案的安全性。

（五）培养数字化档案管理人才

档案人员素质与能力的高低，对数字档案管理工作水平影响很大。对此档案管理部门需要加强对人员的培训工作，让他们掌握更多的专业技能，学习计算机技术等相关知识，能够充分运用好计算机技术，保证数字档案管理工作效率得到提升。档案管理人员在接受培训以后，可以熟练操作各种先进设备，如计算机、打印机、复印件、扫描仪等，让数字档案管理能够正常开展。此外，档案管理人员也要充分认识到学习的重要性，主动投入到学习中，并在日常工作中注意总结经验，这样才能跟上时代发展步伐，更好地胜任数字档案管理工作，让档案资料应有的价值得到发挥。

二、结语

总之，在信息时代背景下，档案管理数字化水平不断提升，档案管理模式也发生了变化。档案管理部门要重视计算机技术的引入，提升档案管理工作的自动化、网络化和数字化水平，这样能够让工作效率得到有效提升，减少工作强度。此外，还要重视对档案管理人员的培训工作，这样才能保证数字档案管理工作正常开展，将计算机的作用发挥出来，让档案资源得到有效利用。

参考文献：

[1]范宏.云技术在数字档案资源管理中的应用研究[J].兰台世界，2015（35）：49-50.

[2]樊莉丽.计算机技术在档案管理中的运用[J].中国管理信息化，2014（12）：46-47.

责任编辑：孙瑶endprint