流动人员档案管理实证研究

徐忠东

摘要： 在高校扩招的影响下，以高校毕业生为主体的流动人员档案增速较快。目前，流动人员档案管理科学化、规范化总体水平较低、信息化程度有限。本文将在分析江苏省S市流动人员档案保管现状的基础上，提出切合实际情况的提升档案管理水平的意见建议，从而力求提升档案管理的质量和效率。

关键词：流动人员 档案管理 信息化

中图分类号：G275文献标识码：A文章编号：1009-5349（2017）11-0065-03

一、研究背景

流动人员人事档案是个人身份、工作学习经历、人事关系、政治信仰等最直接的记载，是社会和用人单位掌握人、使用人的重要载体和依据，直接关系到人事安全和个人的切身利益。随着改革开放深入，特色社会主义市场体制的确立，大量合资、独资、外资、民营、私营等非国有经济体的出现，越来越多的各种专业技术型人才进入这些用人单位，流动人员成为一个特殊的群体出现，各种人才交流服务机构应运而生，人事档案也脱离体制管理，朝“社会化”管理“多元交流”方向发展。在此过程中，各种问题接踵而来，其中最主要的就是通过人事档案社会化管理机构管理实现“人档分离”后，人事档案的收集、查阅、利用不可能再像“档随人走”模式下那么便捷。解决这一问题，信息化建设是必经之路。但就目前情况看，各地人才交流服务机构的人事档案信息化管理建设没有取得快速发展，被这样或那样的问题所牵绊，于是在此背景下提出了流动人员人事档案管理的研究。

二、研究意义

流动人员档案管理本质是信息资源管理，利用现代化的管理手段和存储方式处理各种信息，便于利用和开发更能产生广泛的社会效益。主要意义有以下三点：

（1）流动人员档案信息化管理的研究，对国家信息化建设起到促进作用。目前，我国所处的信息化建设正在关键期，流动人员档案信息化管理是该建设中重要组成构件。对其所做的研究势必将在国家信息化建设中起到重要作用。

（2）流动人员档案信息化管理研究，使流动人员人事档案社会化管理成为一种趋势，只有通过信息化管理的手段才能解决其间产生的各种问题。率先实现档案信息化管理，实现档案社会化管理，这就从意识形态上对全国人才交流服务机构采取人事档案信息化管理，起到了重要的推进作用。

（3）流动人员档案信息化管理的研究，对解决“人档分离”出现的问题，加快人事档案社会化管理的进度，有着不可低估的作用。不仅有利于促进人事档案管理的标准化和规范化，有利于提高人才服务机构服务管理水平，有利于推动人事档案信息资源整合，更有利于促进人事档案信息资源的开发和利用，发挥人事档案信息的重大作用。

三、研究综述

（一）国外研究状况

因不同国家的政治体制、历史及文化背景各不相同，在档案管理和分类上也不尽相同，而人事档案管理的管理方式也多有不同。由于流动人员作为我国特定国情下出现的人群，国外对此没有研究。但国外人事档案社会化及信息化管理的程度很高，值得我们借鉴学习和思考。国外相关研究主要涉及三个方面：

1.档案管理电子化、信息化

美国档案信息化建设工作始于20世纪80年代中后期，该时期的研究重点是保存介质及如何实现档案数字化。90年代，研究重点转向如何實现全国档案信息共享。到了90年代中期，美国成立了档案信息导航系统，该系统实现了通过地区、来源和利用对象分别纳入统一的档案管理网络，实现国内数字化的档案资源网上集成化查询、检索和利用，成为世界上第一个实现档案信息网络一体化的国家。目前，美国档案数字化工作的重点在于档案数据的收集、汇集、储存、传送、接入等几个部分。

2.人事档案个人知情权研究

1984年，英国颁布了《数据保护法案》，该法案赋予民众通过网络查询个人信息的权利。1987年，又通过《个人资料获得法案》，赋予民众获知本人社会保障信息、房产信息、学业信息等权利。

3.人事档案中涉及的隐私权问题

一直以来，人事档案所涉及的隐私权问题始终为专家学者所关注。对此，美国1946年通过的《行政程序法》将教育背景、金融交易、医疗病史、犯罪前科、工作履历及社会保障号码或其他属于个人身份标记（如指纹、照片等）均界定为个人隐私。尤其是1974年通过了《隐私权法》，更明确了对个人隐私权的保护。

（二）国内研究现状

人事档案管理历来是我国档案管理中的重要组成部分，流动人员档案信息化管理被越来越多的专家学者及政府人才服务机构所重视，研究的焦点也转向此方向。

流动人员人事档案管理的研究状况。经统计，目前国内关于流动人员人事档案管理研究的相关论文合计32篇，研究领域涉及4个方面：一是流动人员人事档案管理工作中的问题与对策研究，共有20篇。主要涉及机构管理混乱，多头管理；管理方式不规范、管理手段还停留在改革开放前状态等问题。二是针对某地流动人员档案管理的实证研究。《福州市流动人员档案管理公共服务研究》（李琳勇，2015）中详细介绍了目前福州市流动人员档案管理的措施，包括：统筹财政资金，支持大型机构改善硬件服务环境；制定并推行地方强制标准，对档案存放设施进行标准化改造；省市级人社部门统筹，建立统一髙效的人事档案管理系统；加强网站建设，探索自动化办公和无纸化办公。三是流动人员人事档案社会化管理研究。《南京：构建新时期流动人员档案社会化管理平台》（孙琪、刘锐，2016）中指出流动人员人事档案社会化将是一个必然的趋势，建议从管理层面上规范，健全和完善各县规章制度；从执行和操作层面进行规范，制定出台相关配套服务办法；开发人才信息管理系统，实现流动人员档案信息化精确管理；依托档案优势，拓展和创新服务功能。四是从保护个人隐私权角度研究流动人员人事档案管理。如：《从个人资料保护看人事档案法制的重构》（张建文，2009）一文中谈到要保护个人信息权，建议将现行《干部档案工作条例》和《流动人员人事档案管理暂行规定》合并，制定统一的《人事档案法》；对公务员、事业单位工作人员和企业职工的人事档案进行分类管理，同时将“保障档案当事人的合法权益”与“档案事务”对档案当事人本人公开，作为修法的基本准则。endprint

人事档案信息化管理状况研究。经统计，人事档案信息化管理相关论文共27篇，既有针对高校、干部人事档案信息化管理研究，也有针对流动人员人事档案信息化管理研究，但流动人员档案信息化管理研究数量极少，目前仅有1篇，即《上海：实现流动人员人事档案信息化管理》一文。主要介绍了上海信息化管理的现状，建立统一的信息管理服务平台，制定流动人员人事档案管理服务标准，建立档案跟踪机制等。关于人事档案信息化管理的研究其主要内容涉及以下两个方面：一是人事档案信息化管理的必要性和重要性。《简析人事档案信息化管理的必要性及其措施》（王明子，2015）强调：强化人事档案管理的信息化意识，完善人事档案信息化管理的设备基础，提高档案管理人员的素质，实现所有档案数据和作为实现人事档案信息化的主要措施。二是流动人事档案管理信息化建设的问题及对策。《人事档案管理信息化过程中的问题及对策》（郄波、王兆欣，2016）中提到，当前档案管理信息化过程中出现的主要问题有：档案存储量大、数据录入工作间距，资金缺口大、软硬件配备不足，工作人员技术陈旧、专业人才缺乏，信息安全问题。

由上面的分析我们不难看出，目前，针对流动人员人事档案信息化管理研究的相关理论文献非常稀少。絕大部分论文仅将人事档案信息化作为一种新的管理途径和方式提出，较为零散，没有详细地进行阐述，对于如何进行流动人员人事档案信息化管理，如何构建总体框架，如何在理论指引下开展实践活动的相关研究基本没有。

四、江苏省人才流动服务机构档案保管及信息化基本情况

近年来，随着高校扩招步伐加快，以高校毕业生为主体的流动人员档案增速较快。经统计，截至2017年5月底，江苏省内各级人才流动服务机构共保管流动人员人事档案约1798万份。从江苏省各市流动人员档案保管数量看，前4名分别为南京市人才服务中心40万份、无锡24万份、苏州22万份、S市178万份。S市地处苏北，其流动人员档案保管位居苏北5市第一。

目前，江苏省尚未建立全省联网的流动人员档案管理信息系统，无法进行异地查询。各市结合自身工作需要，除南京、苏州、徐州已实现市、县两级流动人员档案互联互通外，其他10个市均未实现该功能。

五、S市流动人员档案管理及信息化建设中存在的问题和困难

（一）快速增长的档案管理与人员配备不足之间的矛盾

截至2017年5月底，S市共保管流动人员人事档案约4457万份，其中市本级178万份、县（市）区2677万份，市本级每年新增流动人员档案均超过2万份。除档案保管数量巨大外，市本级每年需为近3万人次提供与档案相关的咨询和服务，但实际负责档案服务业务只有6人，工作量大与人员少之间的矛盾较为突出。

（二）流动人员人事档案失联现象逐年增多

近年来，S市高校毕业生档案失联现象呈递增的态势，现失联档案数量超过2万份，各县（市、区）流动人员档案失联现象也普遍存在。造成档案失联原因主要有：一是人事档案的重要性被部分大学毕业生忽视，弃档失联现象逐年增加。二是人才流动速度加快，流动人才不愿费时费力托管或调动其人事档案。三是流动人员档案进入人才服务机构后，用人单位不调动或使用档案，导致档案一直滞留在人才服务机构，影响了档案的保管与使用。

（三）档案管理信息化投入相对不足

2016年，S市经过“开发联网系统、统一业务规范、实施服务联动”，全面整合了全市流动人员档案资源，顺利实现了市本级、各县（市）区流动人员档案信息互联互通。通过推广完善流动人员档案管理新系统，实现了档案信息实时查询和联网转递功能，有效提升了流动人员档案管理水平和服务效率。为实现此目标，S市人才服务机构在没有得到财政部门经费支持的情况下，通过压缩日常办公经费等方式筹措经费，推进了新的流动人员档案管理系统的开发和使用。

（四）诚信档案的建立使用和推广力度不够

目前，江苏省内各级人才服务机构均未开展流动人员诚信档案的建立、使用和推广工作。对于流动人员诚信档案的概念界定、对象范围、主要内容等尚未开展相关的研究和实践，相关诚信档案平台建设没有开展，导致流动人员档案的评价功能和使用的有效性受到了一定影响。

六、对策建议

（一）适当增加流动人员档案管理人员数量

为有效破解档案管理任务重与人手少的矛盾，建议根据流动人员档案保管量和增长量，建议加大政府购买公益性岗位力度，通过购买公益性岗位，一方面促进了包括未就业大学生在内的劳动力就业，另一方面也有效破解了管理流动人员档案人手短缺的难题。

（二）有效解决流动人员档案失联问题

一是深入开展政策宣传活动，充分运用报纸、电台等传统媒体和微博、微信、手机APP等新兴媒介，大力开展宣传动员活动，帮助流动人员及时了解个人档案的重要意义，有效增强对档案重要性的认识。二是动员企业及时调取其职工人事档案，切实提高档案的利用率。

（三）大力提升档案管理信息化水平

鉴于目前我省除南通外均已建立市、县流动人员档案管理系统，建议由省级层面以此为基础进行有效整合，建立完善全省统一的流动人员档案管理平台，实现数据实时查询和更新功能，最终实现档案异地查询和相关业务网上办理目标。

（四）加快推进诚信档案建设步伐

论证流动人员诚信档案的界定范围，探讨用人单位对员工诚信记录的具体需求，确定诚信档案相关内容，制定流动人员诚信档案工作方案。推进流动人员档案诚信信息平台建设，确定2-3家企业作为试点，以企业代理人员档案信息为基础，开展包括工作表现、考核奖惩等诚信信息的收集、汇总、甄别、录入工作，加强档案的信息化管理，着力丰富档案内容，提升档案的使用价值，初步建立流动人员诚信档案信息数据库。

七、结论

随着我国对人才流动管理不断放开，流动人员日益增

多，导致S市流动人员档案增速迅猛，人事档案的管理难度变大，相关问题层出不穷，尤其档案管理信息化建设滞后问题突出，但流动人员人事档案信息化建设是一项长期的、艰巨的战略任务，需大量的人力、物力、财力、技术支撑。同时，此项工作也是一项复杂的、庞大的系统工程，涉及管理体制问题、标准化问题、法律问题、安全问题和利用问题等，需要我们通过加大投入、健全法规、完善机制等方式推进流动人员人事档案管理迈上科学化、信息化、法制化的快车道。

参考文献：

[1]李琳勇.福州市流动人员档案管理公共服务研究[D].福建农林大学，2015.

[2]孙琪，刘锐.南京：构建新时期流动人员档案社会化管理平台[J].中国人才，2016（17）.

[3]张建文.从个人资料保护看人事档案法制的重构[J].档案学研究，2009（3）.

[4]王明子.简析人事档案信息化管理的必要性及其措施[J].科学与财富，2015（31）.

[5]郄波，王兆欣.人事档案管理信息化过程中的问题及对策[J].办公室业务，2016（12）.

责任编辑：孙瑶endprint