探析开拓档案管理工作的新思路

张伟

摘 要：档案管理是为全局服务的，也就是说在各行各业，我们都会接触到档案管理这个领域。比如说大学的学籍档案管理，这都对学生的成长有着很大的作用，又比如企业或事业单位的档案管理，改革开放以来我国企业的各种信息含量已经远远超过以前，因此，企业的档案管理对其经营和运作有着重要影响。

关键词：档案管理；新思路；创新管理

作为一项基础性工作，信息化时代的不断发展对档案管理提出了更高的要求。随着改革开放的深入推进，原有的管理模式已经不能适应这种变化发展，所以我们需要优化思想观念，与时俱进，创新档案管理模式。对此，本文分析了档案管理工作现存问题和状况，根据具体问题提出开拓工作的新思路，以期让档案管理更好地为完成信息处理任务。

一、档案管理工作特点

档案管理是为全局服务的，也就是说在各行各业，我们都会接触到档案管理这个领域。比如说大学的学籍档案管理，这都对学生的成长有着很大的作用，又比如企业或事业单位的档案管理，改革开放以来我国企业的各种信息含量已经远远超过以前，因此，企业的档案管理对其经营和运作有着重要影响。

新时期下档案管理的特点有了一下变化，首先就是档案的使用范围，原先各行各业的档案只为特定的领域服务，而现在是信息互通时代，各领域信息共享，一份档案可能有许多的调阅对象。其次就是档案使用周期的缩短，我国政治经济发展迅猛，信息更新速度相较于以前也就提高了许多。同样地，科学技术的发展使科技档案的信息需求量增多，因为许多科研单位迫切要求将理论转化是实际生产力，所以他们会非常需要有价值的研究资料，这就要求档案部门将科学研究档案仔细分类，扩充涉及面。最后是工作效率的提高，这不仅是现在的实际情况也是社会发展对档案工作提出的要求，档案部门被要求能迅速地提供信息，然后完成调阅程序，一些不必要的程序得到了一定的简化。

二、档案管理工作现存问题

1.管理人员专业素质低下

现如今信息技术在不断发展，档案管理工作越来越多地开始依賴计算机工作，因为调阅的过程在线上进行能够提高工作效率，当然这种变化就给档案管理人员提出了一定专业技能要求，不仅要精通档案管理学知识，更要熟悉计算机操作技能。但是许多档案管理部门忽略了这种需求，在录用管理人员时没有把专业技能当成一项中药考核标准。他们的档案管理人员大多没有经过专门培训而是直接上岗，部分管理人员不仅专业素质低下，技术不达标，而且工作态度也比较敷衍散漫，经常违规操作没有责任意识，这就直接影响了档案管理工作的质量。

2.工作效率低下

工作效率的低下体现在许多方面，而最突出的就是检索工作。我们有手工检索和计算机检索两种检索方式，随着计算机技术的发展，计算机检索的工作效率得到了很大的提高。但是部分企业还是大部分依靠人工检索，在信息量如此多的情况下，工作人员的检索效率不仅低下而且极容易出现失误。造成检索效率低下的原因还有一点就是检索程序的复杂，虽然现在对此已经做出了一定简化，但是简化的方式仍然停留在增加不同检索工具，这些工具虽然能减少一些时间，但是很容易出现错误，并没有实现由量到质的转变。

3.档案管理机制

我们发现部分企业的档案管理机制并不是很健全，企业没有针对自身实际情况对档案管理做出一些优化和升级，再加上对细节的忽视等问题，造成管理机制存在一些漏洞。比如说档案的档号不齐全，有的档案档号丢失，而有的档案存在错位情况，这些现象使档案非常混乱，难以管理，又比如档案卷的标题具有随意性，没有达到应有的规范标准。

三、开拓档案管理工作的新思路

1.提高管理人员专业素质

提高管理人员素质可分为两部分，首先在录用工作人员的时候就做好把关工作，要求出示相关证书，考察其具体实践能力。其次对于已经在岗的工作人员，事业或企业应该给予一定的平台，让员工参与一定技能培训活动，同时方便员工交流工作经验。此外还要注意不断优化档案管理人员的结构，使其提升自身技能，提高员工工作效率。在优化结构方面，单位可以组建一支专门的档案管理队伍，培养一群高素质的管理人才，同时通过不同部门的人员调配来不断调整结构，提高人力资源的利用率。单位应建设正确的企业文化，加快工作人员思想的转变，在企业文化中加入创新因素，促进管理工作的新思路的开拓。

2.观念的转换

工作要求的变化发展促使管理人员思想观念的转换，主要有以下几点。首先要树立一定价值观念和竞争观念，有些时候档案虽然不能以实体的形式出现，但是它也是一种商品，也有它独特的使用价值，尤其是一些科研资料，这些科研资料能够促进生产力发展，对我国经济领域的开拓有重要作用。档案有了使用价值就意味着市场上存在着竞争，所以管理部门需要具有一定竞争意识，同时通过增加档案管理的准确性和快速性来提升档案的价值。

其次，管理人员需要格外注意档案的时效性，这一点还是与快速变化的社会发展有关，有一些档案在过去很有价值，但是很有可能在不久后的将来价值被贬低。这就要求管理员在最合适的时间充分利用档案的价值，而不能等档案价值贬低后才想到去开发它。最后，管理人员应注意随着市场经济的变化来不断调节自身服务，对于市场上有价值的资料信息要加以及时的关注和储存，这样才能很好地满足市场需求。此外，档案管理并不仅仅只有检索调阅这几个部分，在档案的宣传、开发、后期反馈等环节，管理人员也要多加注意，始终坚持档案管理工作的服务性。管理人员可以开拓创新管理服务业务，比如说开展业务咨询等服务，既能完善服务体系，又能提高经济效益。

3.信息一体化

现如今信息开始向一体化发展，这也和档案使用范围的扩大相关联，因为调阅档案的对象变多，但是每一个对象处在各自领域，对档案都有独特的要求，他们需要档案中储存的资料也可能是不一样的，所以我们需要同时满足不同调阅者的需求就必须将档案和通信资料、情报资料等结合在一起，使他们之间形成量的互补，更加完善档案储存，提高档案的使用价值。

四、结语

综上，我们可以通过这些方法来开拓档案管理工作新思路，但是具体措施绝不仅只有以上几点，此外管理部门还可以集中统一管理档案来提高档案利用率，或者建立档案网络系统来完善档案管理的服务工作。其余的新思路还需要由诸多专业人士来共同探究。

参考文献：

[1]刘淑文，付淑芬.档案管理工作创新当议[J].兰台内外，2015， 03 ：54.

[2]张玉兰.关于做好档案管理工作的思考[J].兰台内外，2013， 03 ：35.endprint