采购组织机构设置与信息化采购探索

伍 扬， 张铭清， 陈建新

(华侨大学 实验室与设备管理处， 福建 厦门 361021)

采购组织机构设置与信息化采购探索

伍 扬， 张铭清， 陈建新

(华侨大学 实验室与设备管理处， 福建 厦门 361021)

随着我国高校采购总量的逐年增长，如何做好采购工作，合理设置采购机构，规范采购程序，已经成为当前高校管理者必须思考的实际问题。该文以华侨大学为例，总结了多年的仪器设备采购管理经验，并对设备采购服务平台的构建思路和实施过程进行了介绍，对实践成果进行了总结与探讨。

高校采购； 机构设置； 信息化管理

2016年11月，财政部印发了《关于完善中央单位政府采购预算管理和中央高校、科研院所科研仪器设备采购管理有关事项的通知》(财库[2016]194号)，明确要进一步完善中央高校、科研院所仪器设备管理采购管理，同时还强调了要进一步完善内部管理规定，加强科研仪器设备的内部控制管理。但是，目前我国各个高校的采购管理没有统一模式，采购机构设置多种多样[1-3]。加之高校采购资金来源广，对仪器设备的需求量较大，而且品种、型号、规格差异性比较大，采购环节复杂[4]。

我校经过多次组建和改名，2008年成立了实验室与设备管理处，成立了包括物资采购中心在内的5个科室，归口管理全校的仪器设备采购工作；2014年，“华侨大学设备采购服务平台”开始运行并投入使用；2016年，物资采购中心岗位设置增加，升级为副处级单位，挂靠于实验室与设备管理处，负责采购工作的具体执行。本文以华侨大学采购组织机构设置为例，同时结合信息化采购过程的研究与实践，以期为高校采购工作同仁提供参考与借鉴。

1 高校政府采购组织模式设置概况

因为校情差异，各高校的采购机构设置有所不同，大致可分为3类。

1.1 并行或者隶属于财务部门

在这类模式下，财务部门统筹进行高校政府采购工作，并进行监督、管理，通常下设科级、副处级或者并行的正处级单位，如北京师范大学财经处的政府采购科、东南大学财务处的招投标管理办公室、山东大学财务部的招标采购管理中心、江南大学财务处的招投标办公室等。以南京某高校招投标办公室为例，该办公室为学校正处级建制单位，与计财处并行且相对独立，由计财处处长身兼招投标办公室主任，下设货物采购招投标科、基建工程招投标科2个科级机构，主要负责全校范围内工程、货物和服务项目的招标采购工作。由于财务部门经费管理和预算执行的专业性强，在财务部门下设置采购机构，能够更好地在资金使用上加强支持，同时控制成本、实施监督，便于统筹协调采购项目，审查合同合法性，规范采购流程。

1.2 挂靠或者隶属于国有资产管理处等相关部门

在资产管理、实验设备管理等相关部门设立招投标办公室或者采购中心，在高校中也是屡见不鲜，如哈尔滨工业大学的招标与采购中心属于国有资产管理处，下设货物招标管理办公室、工程招标管理办公室、综合招标管理办公室；中央财经大学招标与采购事务中心为副处级建制，挂靠于资产与后勤管理处；浙江大学采购中心为学校直属副处级单位，业务归口实验室与设备管理处管理；华侨大学物资采购中心为副处级建制，挂靠于实验室与设备管理处。以北京某高校为例，该校招标管理办公室由在基建规划处、房地产管理处、实验室设备处和后勤管理处设立的基建、房屋装修及修缮、仪器设备、综合管理4个办公室组成，分别处理学校的招标采购工作。将采购工作归口、分散至相关资产或实验设备管理部门，能够充分利用相应职能部门的人力、物力资源，扩展业务范围，通力合作共同完成采购任务。

1.3 成立专门的独立机构

有部分高校成立了专门的采购中心或者招标管理办公室，专职负责全校的招标与采购管理工作，如中山大学的政府采购与招投标管理中心、暨南大学的招标采购中心、南开大学的招投标管理办公室、天津大学的招投标管理办公室等。以上海某高校为例，该校设立招投标与政府采购办公室，为正处级建制，下设工程招标科、设备招标科和综合管理科(政府采购科)，将原本分散在各相关职能部门的建设工程、仪器设备、货物及服务类等项目的招投标工作实行集中管理。高校的采购工作全部集中在采购中心等独立执行机构，有利于进一步规范学校采购行为，建立分工合理、彼此制约、相互协调配合的政府采购管理运行体制，为分别设立主管机构、执行机构、监督机构奠定基础。

2 华侨大学仪器设备采购管理、执行体制

2.1 采购组织模式

华侨大学成立由分管校领导为组长的物资采购与招标工作领导小组，负责指导、协调、检查、督促各类物资采购和招标工作，成员由部分院系分管领导、财务处、审计处、纪委监察办公室、实验室与设备管理处的负责人组成。

实验室与设备管理处是主管全校实验室建设与管理工作和教学、科研及行政办公仪器设备等管理工作的职能部门，是学校教学、科研、行政等物资采购的统筹归口管理部门，下设物资采购中心、设备管理科、实验室管理科、综合科和产学研基地办公室。

根据华侨大学校长办公会“关于落实政府采购相关规定事宜”的有关要求，于2016年对物资采购中心机构设置进行了调整，在分事行权、分岗设权、分级授权的原则下，强调内控机制建设，由实验室与设备管理处处长兼任采购中心主任，设副处级副主任一名负责常务工作，同时鉴于泉州、厦门2个校区的管理模式，由2名科级秘书分别管理2个校区的采购工作，若干科员执行相关具体工作。我校物资采购中心机构设置和岗位职责见图1。

图1 华侨大学物资采购中心岗位设置

华侨大学物资采购中心是学校采购业务的具体执行单位，负责各项物资、服务等采购项目的具体实施，具体有以下职责：贯彻执行国家政府采购、招标投标相关法律法规和方针政策，制定学校招标采购管理制度；组织学校相关职能部门已完成立项、论证和审批等相关手续且预算已落实的物资和服务采购项目的招标采购活动；负责全校的采购信息和计划接收、汇总、整理、审核，上报相关主管及财政部门；负责全校进口设备订货、报关、免税、商检、索赔等工作；组织物资类、服务类采购合同的签订工作；充实和完善采购信息网功能，建立健全供货厂商数据库、评标专家数据库，并保管好有关采购档案资料；组织学校招标采购从业人员的业务培训，指导其他单位政府采购工作；负责构建采购惩防体系，建立和完善廉政制度、政务公开；完成学校招投标领导小组交办的其他工作等。

2.2 仪器设备申购程序

(1) 仪器论证。申购单位若购置单价10万元(含)以上的仪器设备，必须填写“华侨大学贵重仪器可行性论证报告”，提交至设备管理科；若属于进口设备的，还须提交“进口仪器设备购置论证报告”。设备管理科初审通过后，再实施可行性论证。可行性论证采用专家论证会的方式，专家组由3名以上具有高级职称的相关学科的教师、实验技术人员及仪器设备专家组成，设备管理科派人参加。论证工作按照拟采购贵重仪器设备的预算金额范围分级组织进行。

(2) 经费下达。实验室建设项目经处领导审核后报分管校领导批示，后由实验室管理科牵头，根据财经委年度经费指标，统筹安排全校实验室建设项目经费，通过“华侨大学实验室综合信息管理系统”分配下达给各个教学科研单位。

(3) 申购表审批。申购单位填写完相关表格后，需要办理申购计划表审批手续。按经费来源不同，采取不同的审批方式：凡属实验室专项建设经费，由申购单位分管领导(或项目经费负责人)、实验室管理科、实验室与设备管理处领导联签审批；凡属行政设备专项经费，由申购单位分管领导(或项目经费负责人)、设备管理科、实验室与设备管理处领导联签审批。

2.3 信息化采购

前期申购程序完毕后，申购单位将采购计划申请表提交至采购中心，由采购中心执行采购程序。经过前期充分的调研，并结合我校采购工作的实际情况，自主设计并研发了“华侨大学设备采购服务平台”。该采购平台系统采用B/S架构，对接华侨大学信息门户、实验室综合信息管理系统、采购中心网站和学校采购代理机构。根据对象用户不同，分为采购申请者(采购申请人、采购申请单位负责人)、采购工作者(采购中心工作人员，包括秘书、经办人)、采购工作管理者(采购中心主任和实验室与设备管理处领导)、采购工作监督者(财务处、审计处、纪检监察办公室负责人)和采购代理机构5个角色。系统工作流程见图2。

3 采购服务平台的主要功能

3.1 政策法规展示

本模块包含国家出台的与采购相关的法律法规和学校相应的规章制度，以及本采购平台系统的操作手册，旨在便于相关工作人员在系统中随时查阅相关的政策法规，了解我校的采购制度及流程。

3.2 采购申请管理

采购平台无缝对接我校实验室综合信息管理系统，每隔1 小时自动从实验室综合信息管理系统提取采购申请计划数据，实时收取申请审批环节已经结束的采购任务。秘书对收取的采购任务分配给经办人。经办人根据采购金额、设备类别等情况初步确定采购方式，提交给主任审核。若主任审核通过则进入下一流程，不通过则需填写驳回的理由，然后退回经办人重新进行采购方式的申报及审核。

3.3 采购方式管理

根据国家相关规定以及“华侨大学物资采购管理办法”“华侨大学物资采购实施细则”“华侨大学仪器设备单一来源采购规定”等学校规章制度，经办人通过采购平台分配采购方式包括公开招标采购、邀请招标采购、竞争性谈判采购、单一来源采购、询价采购、集中采购，其中，公开招标、邀请招标和竞争性谈判的采购管理流程相似。

3.4 采购文件管理

采购文件管理主要指在采购过程中对采购文件进行管理和维护，包括在不同采购方式过程中进行采购文件的修改、评阅、审核以及会签。采购平台中的所有操作均保存为历史记录，方便以后的查询及管理。

3.5 查询与统计管理

本模块是一个快速查询功能，包含采购申请查询和采购项目查询。采购申请查询可根据具体的申购计划单单号、申请人、负责人、设备名称、申购校区、预算金额等关键词检索出需要了解的采购申请信息。采购项目查询，可根据项目名称、成交金额、成交供应商、合同编号、采购时间范围、项目进度、申购校区等快速查询正在进行或者已结束的项目内容。工作人员可以通过系统导出查询结果，生成统计报表，保存、打印。

3.6 合同与报账管理

合同管理是指通过对纸质合同文件的扫描，录入系统，对完成的项目进行归类存档，实现采购平台的档案管理。报账管理，即采购申请人录入该采购项目报账的相关信息，包括时间、金额等，实时显示项目结算的完成进度。

4 实践成效

4.1 合理分工，提高采购效率

为了保障我校仪器设备采购工作的顺利进行，物资采购中心设定专人专岗，有领导岗、秘书岗、招标采购项目岗、零星采购项目岗、信息化建设岗等，每个岗位职责明确、分工清晰，共同配合完成学校的采购任务。完善的管理体制，既提高了工作效率，又避免各采购工作人员相互推诿，便于责任追究。

4.2 科室配合，规范采购程序

我校仪器设备采购归口管理于实验室与设备管理处，形成了以物资采购中心为主导、实验室管理科和设备管理科配合的机制。在经费预算、仪器论证、申购审批等前期程序中，实验室管理科和设备管理科严格把关，确保采购的仪器设备符合规定，而物资采购中心则专一执行采购程序，确保购买到物美价廉的仪器设备。仪器设备采购完毕之后，物资采购中心做好后期的合同、档案整理工作以及索赔、售后等服务工作，仪器设备的接收、放置、验收工作以及使用周期的维护、报废工作则由实验室管理科和设备管理科共同完成。因此，仪器设备的采购流程以及采购完毕之后的各个程序，都有相应科室、岗位各司其职，前期通力合作，更能了解使用单位的设备需求，规范采购流程，保证采购质量，后期相互配合，参与仪器设备的生命周期，提高仪器设备的使用效益。

图2 华侨大学设备采购服务平台系统流程图

4.3 加强合作，促进贵重仪器设备共享

贵重仪器设备的共享和管理一直是国内各高校普遍面临的热点和难点问题[5-8]。目前有许多高校通过设立开放基金、建立贵重仪器设备使用效益评价指标体系等多项举措，大力促进贵重仪器设备的共享[9-10]。

做好贵重仪器的购置管理对于提升高校贵重仪器管理水平具有非常重要的意义[11]。“华侨大学贵重仪器设备共享平台”是华侨大学实验室与设备管理处积极构建的服务于贵重仪器设备共享的重要平台，由设备管理科负责管理和实施。而物资采购中心与设备管理科同归属于实验室与设备管理处，能够相互配合，通过合作调研来避免贵重仪器设备的重复购置。能够相互沟通，按照实际需求，货比三家，制定规范的采购文件，共同促进贵重仪器设备更好地服务于学校的教学、科研任务。

4.4 三权分立，完善内部监督机制

由于我国政府采购的相关政策法规还不够完善，高校在政府采购中容易暴露出一些问题，特别是在采购内部监督机制建设方面存在较多漏洞[12]。通过不断的探索，我校仪器设备采购的组织构架逐步适应了现代高校政府采购的发展历程，建章立制，构建了实验室与设备管理处为主管机构，物资采购中心为执行机构，财务处、审计处、纪委监察办公室为监督机构的模式，这有力地贯彻落实了“三权分立”的原则，多管齐下，建立、健全高校内部政府采购管理监督组织体系，让各职能部门分工明确，相互制衡，逐步实现公开、公平、公正的目标。

4.5 科技防腐，杜绝暗箱操作

高校政府采购以仪器设备采购为主，因其资金来源多元，购买仪器设备品种繁多，采购程序复杂，是腐败问题的多发领域。使用信息化手段实现电子化采购，能够规范高校政府采购管理工作的流程，在提高工作效率同时，杜绝暗箱操作。我校依托设备采购服务平台，在传统采购的基础上，通过信息化采购，对仪器设备采购进行全程监督，实现采购过程的科学化管理，让每个参与采购程序的角色层层审核，严格把关，让每一个采购步骤公开透明，使整个工作流程清晰、明了，有效地解决了对政府采购监督不全面、监督力度不够的问题，有效地预防腐败事件的发生。

5 结语

实验室与设备管理处是大部分高校的实验室归口管理机构，对实验室和仪器设备等进行集中、统一管理。仪器设备采购工作是高校教育和科研工作中不可缺少的重要组成部分，直接关系到实验室建设、发展和正常的办学效益。近几年来，我校在仪器设备采购实践过程中，规范机构设置，建立了较为完备的分工合理的组织结构，同时进行了信息化采购的研究与探索，加强采购工作的管理，充分发挥了实验室与设备管理处在学校发展中的积极作用，提高了学校政府采购的效率和质量，降低了腐败风险，为更好地服务于学校的教学和科研做出了应有的贡献。

References)

[1] 武金陵, 李竹钦. 高校实施物资设备政府采购制度的问题及对策[J]. 重庆科技学院学报(社会科学版), 2011(19):93-94.

[2] 李岫辉. 完善高校政府采购制度的几点思考[J]. 中国现代教育装备, 2011(7):42-44.

[3] 陈燕峰, 刘悦恒. 学习《政府采购法》 推进高校政府采购工作[J]. 中国现代教育装备, 2003(2):12-14.

[4] 王锐, 高虹, 陆萍. 高校政府采购方式探析[J]. 实验技术与管理, 2013, 30(4):224-227.

[5] 赵醒文. 高校大型精密贵重仪器设备共享管理的研究与探索[J]. 中国教育技术装备, 2011(15) : 6-7.

[6] 周勇义, 黄凯, 张黎伟. 加强统筹规划, 建立大型仪器共享保障体系[J]. 实验技术与管理, 2010,27(9) :13-15.

[7] 熊宪. 探索提高专业实验仪器设备利用率的途径[J]. 实验技术与管理, 2009,26(3):127-129.

[8] 刘昭, 蔡海燕. 强化闲置大型实验设备管理, 提高其使用效益[J]. 实验室研究与探索,2010,29(5):176-177.

[9] 王健, 谭锦才, 孔文彬 . 高校贵重仪器设备使用效益评价指标体系研究[J]. 实验技术与管理, 2012,29(12):216-220.

[10] 郑旭. 高校资源共享平台中贵重仪器设备使用效益评价方法的探讨[J]. 中国现代教育装备, 2010(13):28-30.

[11] 常一青.高等学校政府采购中的腐败行为及其反腐对策[J].武汉科技学院学报, 2007,20(6):119-121.

[12] 李涛，陈瑛，黎志生，等.高校实验室教学资产管理与共享系统[J].广西大学学报(自然科学版)，2011，36(1)：282-288.

Exploration on purchasing institutions setting and purchasing informationization

Wu Yang, Zhang Mingqing, Chen Jianxin

(Laboratory and Equipment Management Department, Huaqiao University, Xiamen 361021, China)

With the increase of the total purchase quantity in colleges and universities in our country, how to promote the procurement, set up the purchasing institutions reasonably and standardize the procurement procedure, have become the questions for the current university administrators. Taking Huaqiao University as an example, this paper summarizes the experience of equipment purchase management for many years, introduces the idea and implementation process of the equipment procurement service platform, and makes a discussion on the practical achievements.

purchasing in colleges and universities; institution setting; informationization management

10.16791/j.cnki.sjg.2017.06.003

2017-02-03

华侨大学校级基金项目(14HJY03)

伍扬(1957—)，男，福建泉州，本科，副研究员，实验室与设备管理处原处长，实验室与设备管理处调研员，研究方向为实验室建设与管理工作.

E-mail：wyang@hqu.edu.cn

F253.2；G482

A

1002-4956(2017)06-0009-05