推进物资编码管理体系在企业的建立探讨

钟函杉

摘 要：文章结合某有限公司在物资系统的管理、建立过程中存在的问题以及改进的方法，获取的经验进行总结，提出为企业建立高效的物资管理体系的建议和意见，为做好该项工作提供参考。

关键词：物资编码；管理体系；企业管理

企业要面临的问题众多，例如企业的内部管理和外部市场营销、产品生产等众多环节，其中物资管理是任何一家企业都要面对的问题。传统的企业物资管理依赖于部门的手工完成，企业的整体物资状况要面对的包括原材料的库存、消耗以及财务状况等，采用对各个部门的情况进行综合的方法，浪费的人力和时间非常巨大，不符合现代化企业运营的科学高效的原則，随着科学技术的进步，关于系统的管理模式逐步形成规模，例如ERP管理资源方案，就是一种从企业资源效能的利用触发，将先进的技术和管理集于一体，形成现代企业的运行模式和资源的调配模式，为社会财富的创造形成更多的企业的管理运用。

随着我国企业的信息化转型升级的加快，ERP在中国已经被广泛使用。某有限公司成立物资管理体系，是建立在当时的企业硬件条件完善的基础上的，企业通过宽带网将物资管理制定出集技术、知识与人员为一体的管理体系，并且组织了全体企业员工，树立科技化信息化的信念，物资管理系统的开发和运用中，物资部门负责人以及负责物资管理的工作人员，对物资管理的方法、策略等进行讲解。建立起统一的内部办公网，形成了物资管理系统。

1 物资编码体系建立的依据

（1）物资编码工作是企业进行管理运营的最基本的工作，是为企业建立标识符号的工作，整个物资管理系统的运行是维系公司生产和经营的血脉，物资编码体系是公司物资管理的基础，在这个基础上建立工程数据库是非常重要的。

（2）做好物资编码工作，能够保证在企业的各个环节，如供应、销售、库存以及物资管理系统协同工作需要共享的基础数据。

做好物资编码，系统运行适用到的基础，是企业进行决策需要的准确的数据信息，可以说系统要运行使用，必须要有物资编码。

物资编码具有唯一性，各个部门在对物资进行归类和统一，要为每条物资提供身份证，通过对物资进行清理和归类，很多物资在经过仔细的核对后，被合理的压缩和监护，达到了减少库存的目的。

进行物资编码，是使工作人员为了避免手工操作的弊端发生，将传统的手工记账方式加以甩出，工作人员不需要再面对繁琐的手工操作，能够达到事半功倍的效率。

做好物资编码可以对监守自盗、物料舞弊事件加以避免，而且采用编码进行管理后，物资公司的物资管理人员除了给管理者提供正确迅速的记录，还要将编码输入到计算机中，并且不能随便地改变，防止出现弊端事件的发生。

（3）结合公司的管理情况，并且建立在公司运营和管理基础上，进行设计和应用科学方案的制定，物资管理系统的要求更加科学和明确，许多物资被存储在部门之中，等待汇总和分类。同时，对于某些性能相近的物资进行必要的规律的归类和分类，减少了物资库存的种类和规格。

（4）根据编码的标准进行规范化和实例化，参照国家标准进行有关标准体系的建立。按照国家标准有关归类标准，企业原有的生产活动具有了严肃性，国家标准下进行编码活动中实现了标准化和规范化的管理方法，编码变得具有完整性和可扩展性，整个公司的经营和财务的账目管理将井然有序并且能够将风险控制在可控范围。

2 物资编码体系的建立

（1）该公司成立了物资编码小组，物资管理开发人员和标准化人员以及相关技术人员组成了物资编码体系，形成了物资资料的整理分类，建立和维护了规范物资基础数据，协调统一了管理中的矛盾。

（2）确立了物资的编码方案，确立了物资的分类，将物资编码设计中的产品等进行了分类，形成了具有公司特色的专用的备件，建立了专用的小车备件类，防止和同名的专用备件重名的标识。

（3）赋予了物资的新型号和一定规律的要素，包括主题内容和适用范围，引用国家的标准，代码结构和使用要求，编码规则和方法，按照物料的特性进行字母和数字的编码，物料类代码按照属性代码开始，遵照升序进行排列，各类字母和字间不留空位，确保物料按照需要进行等级的分类，确保物料分类的时候能够实现编码的形式一致。

（4）对物资的信息数据进行整理，形成包括物资代码在内的名称、型号、计量单位、图纸以及价格、库存量等，将工作量进行确保和整理，保证物资资料的全面，按照物资编码进行规则的操作，采取车间和保管人员共同管理的方法，完善物资资料，将标准化的人员进行规范，按照物资的基础进行代码的编制，相关技术人员配合监督管理开展物资管理工作，将之视为长期持续的过程，做好物资数据录入并进行维护[1]。

3 在使用过程中需要注意的问题

（1）在使用过程中，进行手工管理，可以利用物料编码进行物料的主要特征的提示，包括对规格尺寸的管理。计算机管理后，物料编码的功能是识别物料的标识，不扫描物料的属性，但是传统的工作习惯是编码出现的地方会随着对应的名称和规格出现物料编码的属性信息，有的工作人员根据工作习惯进行编码体系的规律的摸索，但是总是摸不到规律，因此总是一味地新增需要的编码，然后就无法用有效的方法和手段进行查找。

（2）部门习惯的迁就，容易造成编码的混乱，在满足了日常需要的编码增加的数量之后，大量的编码新增容易造成同一物品由于不同的名称，带来不同规格和计量单位的现象。

（3）由于物流体系在对编码的采购和备份的时候，容易出现没有实际可操作的标准的问题，在实际工作中，在约定俗成的分类上根据部门的购买能力进行协商，可以将不确定性进行调整和分类，但是这种不确定的分类容易造成问题，带来同一类物资的属性和规格不同的问题。

4 措施

针对上述问题，可以采取下发编码手册，制定相关标准，确认低值易耗和备件分类的物品，以明细分类不明确的物资，并依照调整好的物资流向工作流程进行分类。

5 结束语

改变传统工业企业的办事程序，建立先进科学的管理制度，规范物资编码是当前物资管理体系的必由途径，也是为企业在市场竞争中维护持久竞争力的有力保障。

参考文献

[1]梁显刚，何允刚，刘丽萍，等.浅谈规范库存物资编码的方法及原则[J].医疗卫生装备，2015（9）：123-125.