信息化背景下事业单位文书档案管理工作

黄小茗

摘要：随着信息技术的不断发展，信息技术已经被运用到各种不同的领域，并且取得了很好的成效。在如今，我国事业单位的档案管理工作也充分意识到信息化技术对文书档案工作的重要性。因此，信息化背景下事业单位文书档案管理工作成了目前关注和研究的话题。本文主要针对信息化技术的发展背景下，事业单位文书档案管理工作应该如何提高效率提出分析和看法。

关键词：信息化；事业单位；文书档案；管理工作

中图分类号：G275.2 文献识别码：A 文章編号：1001-828X（2017）012-00-01

文书档案管理是事业单位的基础工作之一，它是每个事业单位必不可少的一项工作。如今，信息化技术的出现给事业单位的文书档案管理工作带来了很大的冲击。通过信息化技术的管理可以使文书档案管理工作更加简单和完整，因此受到了很多事业单位的青睐。但是目前事业单位的文书档案信息化管理还存在许多问题，仍然需要我们去研究探讨。

一、信息化背景下事业单位文书档案管理的优势

在信息技术快速发展的今天，人们越来越重视信息技术的运用。信息技术的应用给传统的文书档案管理工作带来了很多的便利，与传统的管理工作比较，信息技术的应用显然更具有很多优势。

1.完整性

信息化技术因为便捷智能，所以能够对文件和档案统一进行管理。另外，因为信息技术具有很强的记忆性，所有档案的修改都会存有记录，从而保证了文书档案管理工作的完整性。

2.提高工作效率

传统事业单位文书档案管理都是依靠人工完成的，这种人工管理方法花费的时间比较多，并且效率也比较低，显然不能够适应如今时代的变化。在如今的信息化背景下开展文书档案管理工作，不仅减少了人工数量，因为自动化的管理还减少了时间，提高了管理工作的效率。

3.方便交流和资源共享

只要档案整理好了，就可以随时拿来在如今的网络环境下运用。传统的单位文书档案管理工作因为管理有局限，所以当需要档案资料运用时查找十分的不方便，从而不能实现资源共享。新时期档案综合管理系统很好地解决了这一问题，因为系统对所有档案资料进行了整合，在查找相关档案时也十分方便，方便了交流和资源的共享。

二、信息化背景下事业单位文书档案管理存在的问题

1.对于信息化管理认识不足

在事业单位档案管理工作中，文书档案管理占据了很大一部分，所以十分的重要。因此，利用信息技术来管理文书档案，是文书档案管理工作的重要手段。但是，目前很多事业单位对信息化的档案管理工作认识不足。造成这个原因大多是因为管理者的管理理念过于陈旧，还依赖于传统的人工管理，很多管理者没有正确分析传统管理工作存在的弊端。所以，依然使用传统的管理模式进行文书管理工作，这极大地拉低了文书管理工作的效率。由于管理者对信息化管理工作认识不足，所以对信息化管理工作不重视，阻碍了信息化管理档案工作的发展进程。

2.管理人员信息素养比较低

虽然目前事业单位的文书档案管理部门都配备了计算机等设备，但是因为管理人员信息素养比较低的原因，造成信息化管理往往只是流于形式。因为很多管理人员受到了传统观念的影响，对信息设备了解不足，导致在使用设备时存在许多的问题。特别是在将纸质档案资料转换为电子文档时，很多管理人员觉得比较困难，导致文书档案管理工作的效率不高。

3.数字化文书档案保密性低

在处理电子文书档案的过程中，因为电子文本资料的管理形式比较不固定，所以电子文书档案的保密工作存在一定的风险。同时，电子档案很容易遭受黑客的入侵，造成档案的损失或者更换，从而不能保证档案的安全、正确性。但是如果为了保证电子文书档案的安全性，不将档案共享出来，又会直接影响文书档案的利用率。

三、信息化背景下事业单位加强文书档案管理工作的策略

文书档案管理工作对社会和国家来说都是十分重要的，它是一个社会性和服务性比较强的工作。文书档案管理工作是档案管理工作中的重要一项，因此，如何在信息化背景下加强文书档案管理工作是当前的重要问题。要想在信息化背景下加强文书档案管理工作，需要从这几点开始入手。

1.创新管理理念

事业单位文书档案信息化管理工作，首先要创新管理理念。文书档案信息化管理工作是根据时代的变化而进行的，因此，事业单位必须跟上时代的步伐，针对信息化管理创新管理理念。首先，应该对文书档案管理进行正确的认识，此外，还应该深刻认识到信息化管理给文书管理工作带来的变化，这样才能意识到信息化管理对文书管理的重要性。其次，事业单位应该加大对文书档案信息化管理的资金投入，确保信息设备的充足，从而为文书档案信息化管理工作的开展奠定基础。

2.制定科学的管理制度

因为事业单位的自身性质，导致文书档案管理工作方面与企业文书档案管理工作相比存在很大的差距。因此，针对这种情况，事业单位对文书档案管理工作必须制定科学的管理制度。只有制定了科学的管理制度，管理人员在工作中才会规范地遵守制度，提高工作效率。此外，对文书档案管理工作的安全性问题也应该引起重视，减少安全风险。

3.提高管理人员的综合素质

管理人员是文书档案管理工作开展的主要核心，其综合素养对文书档案管理工作的效率和水平有着重要的影响。随着信息化的到来，很多管理人员对如今的形势不能适应，导致无法胜任如今的工作。这时，事业单位应该注重对管理人员综合素养的提高。事业单位可以对管理人员进行定期的培训，让管理人员接触最新的信息技术和管理理念，这样才能通过管理人员质素的提高，提升文书档案管理工作的水平。除此之外，还应该加强管理人员实践操作的能力，这样才能保证工作的规范性。总而言之，培训的方法很多，但是事业单位一定要注重理论和实践的结合培训，这样才能提高管理人员的综合素质，才能保证文书档案管理工作效率的提高。

四、结语

随着信息技术的的不断发展，信息技术与文书档案管理工作的结合是必然的趋势。对此，事业单位应该充分意识到文书档案信息管理工作的优点，同时也要了解存在的弊端与不足，这样才能有针对性地提出完善的策略，从而提高事业单位文书档案管理工作的效率。

参考文献：

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