浅析新形势下医院会计档案管理

文/王丹丹

浅析新形势下医院会计档案管理

文/王丹丹

医院会计档案是财务工作中的所有的资料文件所形成的，需要财务人员对医院经济活动的记录登记做到准、精、整，真实客观反映一个医院的运营发展情况。它既是财务管理的重要组成部分，又在医院管理的研究考核中起到辅助参考作用。但如今在很多医院的实际操作中，对会计档案管理工作的重视度远不及追求高医疗业务量经济指标，没有真正体现会计档案的利用价值。

财政部部务会议、国家档案局局务会议于2015年12月11日修订通过的新版的《会计档案管理办法》（简称《新办法》，下同）迎来了会计档案管理的新里程。《新办法》有许多调整的亮点所在，文章对日前医院会计档案管理中存在的问题结合出台的《新办法》提出一些改进建议。

1.目前医院会计档案的问题

会计档案涵盖了所有与财务相关的信息，整理装订、储存归档、查阅翻看等工作均繁琐枯燥，往往是周期长、流程多，且细致，其管理工作也需要专业的知识和规范的制度。《新办法》与原办法的区别所在之一是完善了会计档案的定义范围，特别是把电子档案也纳入其中，意味着迎来了会计档案信息化时代。另外行政事业单位会计档案的定期保管年限也进行了调整，分为10年和30年。而近年来，医院会计档案随着医院的发展，会计数档案的量也逐年增长，不仅有门诊住院收入原始凭证，还有现金银行原始凭证及POS凭单等，一般三甲综合性医院均以10%以上的增长率增长，可见对会计档案质和量的要求也随医院经济增长而日渐显现。目前现行的《新办法》在很多医院内还未真正得到应用普及，因此仍然存在以下几方面的问题。

1.1 电子会计档案还未纳入医院会计档案的范围

《新办法》的最大亮点之一是对电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等流程进行电子网络化管理，电子档案也同时具有法律上的效力，这将大大推动电子凭证的在线传递和线上应用。但实际工作中，很多医院的会计档案还是将全部电子会计档案都打印成纸质材料进行归档，浪费人力和物力，既不环保又占用了宝贵的档案空间。另一个问题就是财务软件系统的操作手册和登陆用户名及密码等信息都分散在不同人员的手上，而且此类信息基本触手可及，无保密性可言，既没有做到统一归档存储，又不利于维护和查询。

1.2 医院会计档案缺乏独立档案部门进行专业管理

一些医院没有特定的档案部门对会计档案进行归档管理，或者即使设立了独立的档案部门也是形同虚设。在法规规定的保管年限到期后，仍然存放在财务部未及时移交给本单位的档案部，使得财务部门的存放空间日与紧张，另一方面，还要承担其他部门查阅会计原始档案的责任和风险，使得财务部门的压力和责任更大。此次《新办法》则是调整了会计档案的定期保管期限，先由财务部门保管一年，而且不得超过三年，保管期满应移交本单位的专门档案部门统一进行分类管理保管。

1.3 医院会计档案的销毁不及时

《新办法》中增加了销毁档案的鉴定环节，对保存期满已久的会计档案通过单位规范化的流程进行鉴定，根据鉴定书进行一一销毁。但实际操作过程中，却有多数医院对会计档案的销毁工作不太重视，宁愿花大量的劳力和物力来搬运已经失去保存价值的档案，而不愿销毁，存在宁愿保存也不清销的现象。一方面是不敢担责任怕由于疏忽误销，另一方面也是缺乏专业的档案管理部门进行规范化的销毁程序，最终导致毫无保存价值的会计档案日积月累的占据了大量空间。

1.4 医院会计档案管理缺乏信息化的应用

怎样把会计档案转换成有价值的信息资源是医院上级领导和相关部门工作人员的重中之重，然而摆在面前的客观现状之一是很多医院的会计档案人员是财务人员，且身兼数职，具有财务知识但缺乏相关临床医学、档案、信息的专业知识技能，因而医院会计档案的内在价值未能充分信息化。久而久之，档案却只保存地越积越多，却无信息化的利用挖掘，利用率较低。

2 新形势下医院会计档案管理的建议

2.1 深化医院电子档案的管理，保证电子会计档案安全完整、真实规范

《新办法》明确强调需要加强对电子档案的管理，使真实的数据资料输入安全的专用核算软件，需要可靠的硬件和软件设备来支持，最终使得电子档案具有传输和存储功能。为实现这一功能，一方面，不仅需要对电子数据的输入、审核、授权进行严格把关；另一方面，对电子档案也应进行定期备份，以防受人为破坏或者自然灾害的影响。《新办法》使得部分电子档案取代纸质档案，不仅仅为降低了医院的耗材使用量，又节约了会计资料从打印、整理、装订归档的保管成本，这是节能减排绿色环保的另一种方式，何乐而不为？

2.2 设立独立档案部门，并配置专业人员对会计档案分类管理

现阶段，一些医院虽有档案部门，但档案部门工作人员归属行政科室，工作范围则侧重于处理行政事务，并未发挥会计档案的服务作用。而未设置独立档案部门的医院，则应加快建立档案部门以贯彻法规要求，为医院经济发展发挥推动作用。而具有专业技术能力的会计档案管理人员，必须具备科学、服务、政治和文化相统一的业务素质。对医院会计档案能进行合理科学的分类管理，比如将会计档案中POS单、出入院账页、各固定资产合同按类别分别归类整理，做好标记，这样可提升档案的服务查询效率。另一方面，对会计档案人员的管理加以专业培训，可通过思想素质和专业能力来展开，通过外出培训和专业在职进修等多种形式来提高综合素质，充分调动工作积极性，方可提高档案管理工作的综合能力。

2.3 加快建立医院会计档案鉴定销毁制度

领会《新办法》精神，完善鉴定销毁的流程，才能有效推动销毁工作的有序开展。医院档案部门应联合财务部、审计等相关部门共同进行鉴定、监督、销毁，电子档案销毁另需信息科参与并出具流程通知书，由其相关部门负责人签字审核确认。会计档案管理人员必须及时更新系统数据，对保管期限将届满的档案进行备注分类，及时申请销毁手续进行销毁，以免疏忽致使档案管理空间资源浪费。

2.4 加快医院会计档案信息化建设脚步

医院会计档案信息化是指将过去以纸质档案管理转换为电子档案与纸质档案相结合的形式，达到信息数字化、网络化、清晰化的程度，确保资源共享，这也是医院会计档案管理模式的巨大改变。

会计档案信息化不仅可以提升医院服务质量，又是缓解医患关系的一味良药，更是增强医院核心竞争力的一种方法。加强档案信息化从完善服务设施，增加反馈、监督机制抓起，充分发挥信息化的联网作用，在规范操作会计档案录入、统计工作的同时，完善共享信息资源的职能。例如：利用信息化技术，在门诊及住院大厅设立查询机，使各项诊疗价格更透明，对诊疗收费明细可通过医院会计档案信息平台进行监督。医患双方在诊疗过程中存在严重的信息不对称，使得医患关系日与紧张，这也是医疗纠纷引发的原因之一。因此，信息化的会计档案是会计档案服务的新模式，使档案更便捷、准确地展现在公众及患者面前，对各部门的工作也起到点睛作用。

而医院会计档案信息化建设必须使医院上级领导引起重视，制定符合自身医院发展的会计档案管理信息系统；并依据《会计法》和《新档案办法》的规范性要求，完善医院信息化框架的制度，医院各层员工、领导、病人和家属对会计信息都具知情权，利用率的要求也将越来越高，使全社会对医院信息档案享受资源共享，是医院会计档案信息化建设的改革方向。

（作者单位：复旦大学附属华山医院北院）