党政机关档案“6S”管理的探析与应用

张曼

一、档案管理与“6S管理”的高度契合性

档案管理是党政机关工作中的一项最基本的组成部分，包括档案的收集、整理、价值鉴定、保管、检索、统计、利用等，是机关工作社会信息系统的基石。做好档案工作，不仅对促进本单位工作具有积极的意义，更因其系统性、归纳性、历史性对一个区域或一项工作具有深远的影响。

“6S管理法”起源于日本，被誉为现代企业管理的经典之作，包括整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全六要素（日语罗马拼音均以“S”开头，故简称“6S”）。“6S”管理主要是為了提高效率、保证质量，使工作环境整洁有序、预防为主、保证安全，本职上就是一种执行力、强调纪律性的工作文化，能为其他管理活动提供优质的管理平台。

现阶段，档案管理需要与时俱进，党政机关引入现代工厂通行的“6S管理法”，传统融入现代，二者辩证统一，具有高度契合性，注入新的理念，实现有机融合，必将极大地促进档案管理工作的规范化、制度化、科学化。

二、党政机关档案管理的意义及存在问题

党政机关档案管理的重要意义，一是在于前文所述的“对于一个单位、一个区域或一项工作具有重要影响”，尤其是在当前机关工作千头万绪、涉及面广、工作量大、政策性强的背景下，随着档案工作越来越被重视，档案管理的规范化、制度化、科学化也愈发显得重要。二是在于各类资源的信息储备，通过对档案的规范化管理，从而为今后工作留下重要的历史依据，为领导决策提供丰富、准确、详实的参考。三是通过档案的科学性、规范性管理，将碎片式的历史信息、文字资料、重要文件梳理归纳于一体，加以标准化、制度化，能够衡量出一个单位各项工作的管理水平，提升自身形象。但传统意义上的档案管理，往往存在很多问题和不足。

（一）数量庞杂，分类不清。对于一个单位或一个系统而言，因其工作千枝万节，档案管理往往会形成海纳百川之势，可谓上面千条线、下面一根针。如果仍沿用过去的管理方法，将大批量的档案简单划分后装箱存档，会对今后的调阅、查询造成巨大的负担，严重影响工作效率。因此，如何做到让档案的梳理、分类、归档更加科学化，如何更好地运用信息化手段，如何合理有效保存具有留存价值的实体档案（如纪念章、奖杯、锦旗等），是今后需要认真考虑并加以解决的问题。

（二）制度缺失，流程不畅。这是档案管理工作中存在的最大弊端，大多数单位的档案工作，因其重视程度、工作力度等问题，只是形式上、程序化的简单堆积、随意摆放，究其原因是没有对档案形成严格成型的制度，没有统一的标准，加之接收、归档、移交、借阅、保密、销毁等流程不明确，很容易造成工作疏漏或遗失，给一个单位造成工作被动。

（三）人才不足、环境滞后。一方面，档案管理是一项专业性较强的工作，需要长期工作才能做到对档案了如指掌、分类把握。但很多单位没有专业的队伍、专业的人才、固定的岗位、固定的场所，且人员的流动性较强，长此以往便难以保障档案管理的标准化和延续性。同时，基础条件投入不足，且很少有单位会严格按照《档案馆建筑设计规范》执行，面积过小，环境脏乱，安全隐患较多，缺乏硬件等等，都严重制约了档案管理水平。

三、“6S管理法”在现代档案管理中的应用

（一）整理——有留有弃、腾出空间，营造清爽氛围。整理的过程实际上就是鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁，是档案管理中最重要也是难度最大的工作。因此，首先要进一步明确档案室的归档范围，重新清点和归纳所有现存的各类资料，除归档范围之内的必需要件（要物）外，其余无用的、积压的、暂存的档案一律消除掉，以此最大程度地腾出空间、用活空间，打造清新舒爽、整洁干净的环境。

（二）整顿——科学布局、标识管理，严格定位归档。首先要积极向上级大力争取空间、硬件等方面的工作支持，保证足量的工作投入；其次要执行标识化管理，将所有文件及物品按照“五定”原则，即：定类、定点、定位、定册、定柜后上架摆放和保管，同时按照“三级”原则，即：以上级、平级、下级为来源做好归档工作。第三要在条件允许的情况下实行信息化管理，收纳文件随时录入电子化检索系统。通过以上标识化管理、定位化摆放、信息化记录，将有利于档案工作效率的提高。

（三）清扫——清除垃圾、美化环境，务求干净靓丽。无论是工作场所还是库房专柜，干净整洁的环境既有益快乐工作也有益于工作开展。一是全面清理打扫。档案室实施整体大扫除，重点对档案存放地点的各边角和隐藏处进行定点清理。二是制定清扫标准，作为长期固定规范张贴在显著位置。三要保障设备运行。鉴于档案管理工作随机性强、工作量大等因素，每日要随时查看计算机、打印机、扫描仪、文件柜等设备是否正常运行，尤其是电子化存档文件更要慎之又慎，避免数据遗失给档案工作带来的巨大损失。

（四）清洁——建章立制、贯彻到底，保持最佳状态。在严格落实整理、整顿、清扫的基础上，制定严格的工作制度和程序标准，并一以贯之地执行下去，使每个环节都有据可依、有章可循、有序推进。通过一系列规章制度的落实，让标识和档案码更加明确、物品摆放井井有条、各类文件卷宗整齐划一，从而更加便于档案的管理、查询和借阅，使档案工作能够始终维持良好运转的状态。

（五）安全——高度重视、消除隐患，确保万无一失。档案管理留存着大量的历史文件和工作记录，信息的安全性至关重要。因此，要牢固树立“档案工作是家事、档案管理无小事”的思想，务求实现“三个零”目标，即：登记录入零差错、设备运行零故障、物品安全零风险。作为档案管理员，尤其要严格对照《档案馆建筑设计规范》，确保档案保管场所达到耐久、耐火、抗震标准，认真排查防潮与防水、防日光及紫外线照射、防尘与防污染、防蛀、防鼠与防盗等隐患，保证档案文件的文本安全和信息安全。

（六）素养——养成习惯、明确流程，提高管理水平。档案管理既是精细作业，也是系统工程，因此档案管理员要更加注重从两方面提升综合素质和业务水平。一方面要坚持习惯养成，强化精细意识和工作执行力，并将过往形成的好习惯、好作风、好制度落实好、传承好，形成人人依规办事、工作简洁明了的氛围；另一方面要明确工作流程，结合工作岗位实际，重新梳理和细化档案管理的接收、分类、立卷、归档、交接、整理、统计、借阅、保密、鉴定销毁等流程，以严格的“过程控制”，保证档案管理工作的顺利开展。

四、结语

将“6S管理法”引入档案管理，既符合时代要求，也便于工作开展，更是档案管理的必然趋势，同时也需要做大量艰苦而细致的工作，这为档案工作者提出了更高的要求。只要不断加强学习，注入新的理念，以精益求精的工作态度提高业务水平，就一定能够在档案管理工作中开创出新的局面。

（作者单位：邯郸市城镇化办公室）