论加强企业档案管理 提高档案管理水平

宋云

摘 要：随着社会的不断发展，档案管理受到了人们的广泛关注。由于传统企业运营中对资料的归档方式不是非常重视，导致档案无法发挥出应有的效果，同时也使得企业资料较为混乱，不能够促进现代化技术的进步。针对以上情况，企业应该从问题出现的源头出发，改进档案管理制度，提高工作人员的专业水平。因此，本文以企业档案管理的缺陷作为切入点，对其水平的提高方式进行分析。

关键词：企业；档案管理；水平提升

近几年来，我国企业的规模不断扩大，对档案的管理要求也在逐渐提升。现代化基础上，工作人员不仅要对该企业的实际情况和档案归类方法有着独特的见解，还要学会利用信息化的手段对档案进行分类和保存。这样才能够将企业的资源加以完善，并扩充档案的利用效率。

一、企业档案管理中存在的问题

（一）档案管理人员的素质不高

档案管理人员的工作理念还停留在传统的过程中，认为主要能够按照企业要求的标准对各项内容进行记录、归档、保存即可。在此阶段，并不需要任何的技巧和管理方法，是一项人人即可的工作。这种思想上的差异导致他们对自己没有太高的要求，也没有和企业同步发展，积累一些经验和系统化的知识。尤其是在档案管理人员的业务处理能力上，仍然处在停滞不前的阶段。

（二）企业领导者对档案管理的不重视

少数的企业领导者并没有认识到档案管理对其内部的重要性。甚至有一些人认为：此部门并不需要素质过硬的管理人员进行规划，太过“大材小用”。因此，一些企业将后勤人员调用到档案管理办公室当中，只是让他们负责一些日常的资料登记和整理工作，使得档案管理的有效性无法发挥出来。与档案管理相比，他们更重视当前的利润多少与设备使用状态。

（三）企业运用多媒体技术的能力不足

现代化的档案管理方式更加注重实效性、准确性、全面性。利用多媒体技术进行管理完全可以体现这一象征。但一些企业没有足够的周转资金去为档案管理部门购置一些基础设施。另外，也没有足够的懂得该方面技术的人员去进行操作。

二、加强企业档案相关管理的措施

（一）建立健全企业档案管理制度

企业档案管理制度的建立健全是内部发展最有效的一个方面。首先，企业管理者应该根据工作的具体标准对档案管理部门进行细化。例如：可以适当的增加档案管理的人数，将他们分为两个小组。其中一组人员主要负责档案的日常收集工作。而另一组人员主要将收集到的内容进行整理。同时，档案管理小组内部还可以建立QQ或者微信群，将整理好的内容以图片的形式快速发送，实现信息的互通。另外，工作人员如果遇到了一些棘手的问题，也可以在以“群聊”的方式进行讨论，集合众人的智慧，为档案管理工作的质量提升打下基础。第二，从管理者的角度来讲，也应该制定一些档案管理的明细和基本要求，使工作人员“有迹可循”，不会出现手忙脚乱的情况。在内容规划之前，也可以借鉴其他企业的现代化管理方式，结合自身企业的特点，进行管理制度的优化。

（二）企业档案管理的创新

企业档案管理的创新方式主要从以下几个方面入手：第一，思想上的创新。领导者可以定期聘请著名企业的档案管理人员进行现代化管理理念的讲解，从信息利用方式、计算机统计软件、档案管理便捷化几个方面入手，以深化档案管理人员的思想，开阔他们的视野。同时，企业还可以与相关单位进行联合，开展“档案管理交流会”。在会议中，每位有思想的档案管理人员都能够将自己的独特方式在台上进行阐述。如果其他人对其中的某些细节比较认同，也可以记录下来，并将本企业的特点融合进去，形成自己的管理方法。另外，如果有不理解的地方，也要及时请教。第二，管理模式的创新化。加强计算机档案管理方法。首先，企业要加大基础设施投入，在本部门的网站中进行档案管理页面的设置。管理者将不同的档案内容用编号的形式进行区分，系统则会自动将同一性质的档案分为一类。工作人员如果想要进行普通档案查询，可以输入自己的账号和密码，并點击进入。第三，要加强档案保密管理力度。档案管理人员将等级较高的信息进行加密设定，除了管理者之外都无权进行浏览，提升了档案管理的有效性。

（三）提高管理人员的综合素质

档案管理人员综合素质的提升对企业来说尤为重要。首先，企业管理者应该聘用专业性较强、有经验的人员进行档案管理。其次，加强培训力度，从理论与实践两方面对他们进行教育。从理论上，指导人员主要讲解一些规范性的档案管理流程。在实践方面，讲解者则是在多媒体中进行实际场景的模拟，将档案管理中的重点和难点进行疏通。接着，选择几位档案管理者进行操作，纠正他们管理中的误区，并对正确的有效方法予以肯定。另外，以一个月为期，对档案管理人员的学习结果进行考核。其中10道简述题占成绩的百分之二十，上机演示操作占百分之八十，管理者将两部分内容进行累加，并将其与工资挂钩，作为综合素质的评定标准。

三、结语

综上所述，本文主要从两方面进行论述。第一，对企业档案管理中存在的问题进行分析。第二，以档案管理的创新作为切入点，对主要方式的转变进行研究。从而得出：档案管理作为企业发展中不可或缺的一部分，有着极其重要的意义。它不仅代表了企业服务水平的高低，也促进了管理意识的转变。因此，管理者要建立健全档案管理制度，对信息化统计方法进行深化，在人员素质提升的基础上促进企业的可持续性发展。

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