浅析油田基建档案管理

许晶

摘要：基建档案是工程项目的真实反映，基建档案管理工作是一项传承历史、记录现实、服务未来的工作，只有做好基建档案工作，才能真正发挥档案为油田建设发展及生产建设提供服务的作用。

关键词：油田；基建档案；档案管理；完善管理

加强油田基建档案管理，促进油田基建档案系统建设，这是油田企业进行企业基建项目管理改革和优化的必经之路，也是最有效的手段之一。基建档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用，整个过程中直接汇集和形成的。必须进行整理立卷的，具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料。是单位档案的组成部分之一。它反映了建设项目管理工作的真实过程。为基建工程各阶段建设活动的决策、文件编报、施工、竣工、使用等工作提供依据和凭证。

西北油田内部涉及基建资料包括很多内容和项目，比如在油田建设开工前基建项目的立项、审批、勘察、设计、招投标、施工、工程竣工验收等全程基建资料的收集、整理、管理、保存、归档等一体化的管理模式。西北油田基本建设工程项目档案归档类型主要分为几下几大类：综合性文件；可行性研究；设计基础；设计文件；工程管理文件；施工资料；电气、仪表安装施工文件；生产技术准备、试生产资料等。

一、油田基建档案的形成

在油田项目建设工程中，基建档案是由建设单位，上级审批单位，勘察、设计、施工、监理单位在申报、审批、建设、施工、竣工、验收过程中由文字、声像、图像等基建资料所形成的。

二、基建档案管理体会

（一）造成基建档案缺失的原因

1.项目管理人档案意识不强，学习宣传力度不够。由于基建工程和档案管理的专业性存在一定差异，工程技术人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序、缺乏工程档案管理的实践能力，使基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。

2.基建档案工作涉及众多部门，传统的管理机制已不适用现代企业管理模式，加之工程参建单位多，档案工作标准得不到统一，如归档的基建档案案卷质量不一，格式和内容不相同，给档案部门增加了一定的难度。

3.随着社会信息化进程的加快，现代信息技术快捷、高效、准确、便利的优势，也在影响着油田的档案管理，现基建工程档案归档标准已不能满足工作要求。

4.归档不及时，由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程本身，轻视工程档案，造成了基建档案归档滞后，加工程完工后需三个月后移交于档案部门，有些单位往往都放置年底或第二年才交于档案部门，最终影响了对档案资料的提供利用工作，尤其是重大工程项目管理前期技术文件资料处在分散、损坏，丢失等情况下，不能及时补缺，严重影响了档案的统计与管理，制约了单位建设和档案管理工作的可持续发展。

5.资料整理不规范，基建工程项目归档后就形成了档案，必须按照档案管理的标准进行归档。而有些施工单位没有设置专门的技术档案兼职人员，造成建设文件材料纸张规格大小不一，文件书写材料不同，图表式样未用蓝图剪裁等等，使档案案卷质量不符合国家标准。

（二）如何加强油田基建档案管理

1.完善基建档案管理机制。严格按照基建档案管理程序，标准进行档案管理和保管利用工作。为加强本公司油田基建项目档案管理工作，确保油田运行项目的完整，准确，系统和安全，结合分公司实际情况，制定了《西北油田分公司建设项目档案验收办法》，尤其对重点工程项目的归档做了更细致的档案归档说明。体现了事中控制不如事前控制的理念，为基建档案收集齐全，整理规范，归档及时，保管安全打下坚实基础。

2.将基建档案管理工作纳入项目管理过程。如果基建建设项目成立之时，也就是基建文件的收集、整理之始，明确需移交的基建档案材料套数，归档时间和案卷质量要求等事项，不提交齐全完整的基建档案不予开具合格证，则直接影响预付款。从而促进施工单位配合资料的归档，使基建工程档案的质量有了保证。

3.加强油田基建档案的收集工作，按照基建档案收集范围、归档质量、归档时间等要求，将所编制的基建档案管理标准和细则分发到相关部门和施工单位，不定期的进行基建档案的咨询和指导，确保各参建单位履行基建檔案归档移交的责任。由施工单位整理组卷后交建设社单位审核，要充分发挥工程技术人员的作用，严格履行文件质量审核程序，填写档案移交清单双方签字确认后，方可向档案部门移交，并按照档案整理细则标准将基建文件材料进行归档。

总之，增强档案意识，树立科学理念。正确认识基建档案重要性是提高油田基建工程管理和油田档案管理水平的关键和

保证。