提高高校基层教务干事管理工作效率的探讨

张娅+张亚军+汪晓男+谢秀红

摘要：为了培养“知识、能力、人格”三位一体的创新型人才，提升学校教学教务工作水平和人才培养质量，高校学院基层教务管理队伍建设和工作效率的提高须得到重视和改进。本文分析了当前在高校二级学院教务干事队伍中存在的一些问题，从队伍建设、自身认同、改革创新和激励体制等五个方面探讨了在新形势和信息化背景下学院教务干事如何提高效率和加强同学生的沟通交流。

关键词：工作效率；培养质量；教务管理

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2017）23-0011-02

一、引言

2015年10月，国务院正式印发了《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》，对高校以及学科建设明确提出了“双一流”的任务要求。2016年2月教育部印发《教育部2016年工作要点》的通知，要求加快世界一流大学和一流学科建设。在“双一流”的重点任务中，有建设一流师资队伍和培养拔尖创新人才这一点。除了拥有一支优秀的教学科研教师队伍外，培养造就一支高效、高素质的管理队伍，为教师和学生提供优质服务，也是学校综合发展不可或缺的一個因素。因此，面对工业革命给高等教育带来的新挑战、创新人才需求给高等教育提出的新要求、以质量为核心的高教改革带来的日趋严峻的竞争局面、招生改革新政下给高校带来的招生就业压力，为了培养具有社会责任感、较强创新能力和实践能力的创新型人才，只有深化改革，努力提高教育教学和学校管理质量，才能实现有关的教育教学目标。教务管理工作是高校管理工作中直接面向学生的最基础和核心的一线工作，随着教育改革、招生人数增加、学生规模逐渐扩大，同时由于城市功能定位和学校的发展多校区出现导致学生分散，在这种新形势和信息化背景下，基层教务干事如何提高效率和加强同学生的沟通交流，是有必要思考和探讨的问题。

二、加强队伍建设，提高整体素质

长期以来，由于对教务干事工作认识的不足，认为教务干事的工作简单，只是一些一般性的事务性工作等，所以在教务干事的选用上要求不高，使得教务干事队伍具有来源渠道庞杂、素质参差不齐、人员结构不合理、知识结构参差不齐等特点。实际上教务干事是直接面对学生的，负责学生的选课咨询、转专业和毕业审核等工作，需要了解整个专业的培养目标、培养计划和课程设置等，并在学生需要时提供建议参考，同时教务干事一般也是学生学业指导中心的一员，因此，高素质的教务干事队伍对学生的发展是有利、有帮助的。而“十二五”规划以来，特别是党的十八大以来，教育普及程度快速提高，人力资源开发迈上新台阶，随着我国教育总体发展水平的提高，高校行政人员的受教育程度也将逐年提高，构建高素质的教务管理队伍是切实可行的。以北京化工大学为例，教务干事队伍中有多半以上具有研究生学历，系统地学习过教育学、心理学和计算机等方面的知识。高素质的队伍具有较强的协调组织沟通能力、文字与口头表达能力、政策理解能力、计算机操作能力、信息处理能力、专业培养方案等理解能力，可为高校提高行政管理服务水平、培养高质量人才、实现学校目标奠定坚实的基础。

三、加强自身认同，熟悉岗位职责

教务干事要负责学生的学业警示、学籍处理、毕业资格审核、学生注册、学生证补办、学籍卡成绩单存档等事情。既要跟学校教务处、学院领导有工作交集，又要面对学生的各种问题，同时还要跟学院老师打交道，工作非常繁杂辛苦，千头万绪。这些工作看着都是细小的事情，但是每一件却是教学进程中不可缺少的，牵涉到学生的整个大学四年的学习生活以及教学正常进程。在很多人眼中，却认为这些工作都是细小的事情，没有什么技术含量，毫无精彩可言，是谁都可以干的。这些偏见也折射出教务干事的职务地位和社会地位不高，得不到重视，岗位低，待遇差，在职称评定、职务晋升方面也面临困难，工作被认同度不高，发展空间不大。因此，在岗位聘任中，应聘的人数也是很少，有的甚至无人应聘。这些反过来严重挫伤了教务干事队伍的积极性，使得他们一有机会就毫不犹豫地转到别的岗位，从而也造成了教务干事队伍的不稳定，新来的教务干事也需要时间和过程去熟悉教务管理工作。教务队伍的不稳定，势必会对学校学院的正常教学秩序带来一定的影响，造成管理工作的混乱和动荡。事实上，教务干事的工作不仅仅是上传下达，而是与学生有密切接触，通过自身的工作可以帮助学生提升心理品质，端正学习态度，制定学习计划，合理选课，避免临近毕业出现学分不够等问题。因此，教务干事在选择这个岗位的时候，首先自身要有认同感，要认识到自身岗位的重要性，有较强的责任心。如果把这个岗位工作当螺丝钉的话，复杂的高校管理机构离不开许许多多螺丝钉的连接和固定，正是各个岗位的有机组合，才使得高校管理工作正常有序运行。在认同岗位的基础上，干事要熟悉自己的岗位职责和教务管理制度，知道每一个教务管理事务的办理流程，这样在为学生办理业务和提供咨询的时候才能做到精准到位，保证学生大学四年平稳度过。

四、加强管理培训，勇于改革创新

在高校的管理工作中，教学教务管理是与学生紧密联系最多的工作，是高校管理中最基础、也是最重要的环节，教务管理水平不仅体现着教务管理工作本身的效率，而且往往直接影响着高校的整体教学质量和管理水平。此外，事物都是在发展变化的，面对知识经济日新月异的发展和教务管理工作的重要性，教务干事要具备终身化的持续学习能力，通过加强培训，提高自身的素质能力和业务水平，增强管理人员的执行力和履职能力。学校通常会提供培训机会，一般有面授学习培训和在线学习培训等方式。比如我校在线培训中依托的高等教育管理干部培训平台，就有很多关于教学管理、学生管理和应急管理等方面丰富的培训资料。教务干事人员要珍惜有关的培训机会，积极参加学校组织的管理讲座或研讨会，多跟其他教务员交流，提高自己的工作能力，更好地为师生服务。随着经济的发展和高校大规模的扩招，高等教育已经从精英化教育转向大众化教育，教务干事面对的服务对象庞大。此外，很多大学都是多址办学。面对人数众多和跨区办学的实际情况，如何保证教务管理的高效到位，如何提供优质服务，及时解决学生的问题就成为管理人员要思索的问题。在信息技术发达的今天，首先可以通过微信、qq等交流工具建立班干部、辅导员、教务教学管理人员等相关人员参与的沟通交流群，这样可以突破时间、空间的限制，及时把有关政策通知传达给学生，并同时对学生进行相关指导；此外，尽管学生手里都有学籍管理规定，但有些具体的流程，比如成绩复议、休学等的办理可能并不是很清楚，就会导致学生比较迷茫，要么拖着不办理，要么往返很多次，为了避免出现这种情况，可以把学生在大学生活中可能碰见的一些办理流程整理出来，存储在学生自己的手机里或班级群的群文件中，这样学生能够做到心中有数，可以及时准确地解决自己面对的问题。总之，可以根据学校的具体情况和网络信息技术，不断创新自己的工作方式，以学生为中心，提高教务管理服务的效率和质量，高效做好自己的工作。