公路工程建设电子档案工作的思考

魏建军

摘 要：由于信息技术在全社会的应用，档案信息管理也向着上电子化的方向发展，对于档案工作来说，这是一次里程碑式的改变。另外由于档案载体的更换，对档案信息化的要求越来越高，而实现这一目标的途径是建立和完善电子档案体系。

关键词：公路工程 电子档案 建设

1、电子档案管理与传统档案管理的特征分析

1.1电子档案与传统档案管理共性分析

（1）在电子档案与传统档案发展中，二者之间存在基本的原理共通性，其中，电子档案是传统档案中的产物，在一定程度上，可以将传统档案与电子档案整合到一起，并且充分将信息技术作用发挥出来。电子档案与传统档案相比较，具有较高质量的管理水平与技术水平，可以有效提升其管理效率。但是，电子档案与传统档案管理方式存在较大的共通性特点。

（2）电子档案不可以孤立存在，与传统档案管理之间，存在较大的联系，主要因为传统档案信息较为真实，具有一定的准确性优势，是社会实践数据的体现。而电子档案管理受到网络安全性影响，存在较为严重的安全隐患，难以提升信息的真实性与可靠性，需要传统档案管理资料为其提供准确数据。

（3）电子档案管理方式在实际发展的过程中，可以建立出基本信息技术体系，提升档案信息容量，在各类信息实际储存的情况下，可以有效的对电子档案进行存储。同时，电子档案储存方式较为便利，可以有效对实体的档案信息进行记录，能够增强其管理效果。

1.2电子档案与传统档案管理差异分析

（1）管理方式存在差异。电子档案与传统档案的管理差异还存在较大的差异。电子档案的管理是通过计算机与互联网开展相关工作，在一定程度上，可以提升档案存储的有效性与便利性，增强其发展效果。传统档案管理需要利用纸质方式开展管理工作，难以提升传统档案管理有效性，无法提升档案管理工作质量。

（2）保管方式存在的差异。电子档案管理与传统档案管理的保管方式有所不同，在实际发展的过程中，电子档案保存方式是将硬盘与电子光盘作为载体，在长期存储的情况下，硬盘与光盘也会逐渐老化，对其进行技术的更新处理。而传统的档案管理是利用纸张开展管理工作，难以保证档案信息的安全性，经常会出现丢失的现象。

（3）归档措施有所不同。电子档案归档与传统档案归档方式不同，电子档案归档是利用光盘等开展归档工作，减少其中寻找的错误信息，提升电子档案信息的准确性。传统档案归档方式较为复杂，需要对各个科目等进行查找，会增加档案管理工作量，难以提升其工作效率与工作质量。

2、加强电子档案管理的重要意义

2.1对电子档案进行有效管理可以提高工作效率，节省大量的人力物力

传统档案管理的难度较大，档案工作需要管理人员坚持原则，认真负责，由于纸质档案易失易破碎等特点，在管理过程中投入大量的人力物力和财力，但是损坏仍然不可避免。随着计算机和网络技术的普及和发展，档案管理的质量和检索速度显著提升，工作效率提高，人力物力的投入减少，尤其对档案管理实施电子化后，工作效率显著提升。

2.2电子档案管理的加强，对提高服务质量具有促进作用

档案管理的目的明确，即为了使用者提供高效、高质服务。为了实现这一目标，要加强对电子档案的管理，使资源信息电子化，促进服务质量不断提高。电子档与纸质档案相比，最大特点是把实物资料信息化变为现实。大量的原始档案可以集中起储存在计算机中，通过网络传播，使用者在查阅时可以利用现代技术进行筛选，提高工作效率。

2.3加强电子档案管理，有利于满足多样化需求

由于社会的发展和进步，对档案的使用要求体现出多样化的特征，不但要查阅原始文件资料，还需要查看图像或视频，显然传统的纸质档案已无法满足需求，退出历史舞台只是时间的问题。电子档案替代传统档案是发展的必然趋势，这是由于电子档案所具备的强大功能所决定的，可以满足不同使用者的多元化需求。

3、公路工程建设电子档案工作应对措施

3.1建立电子档案全过程管理制度

公路工程建设所涉及到的部门、人员众多，形成的档案资料也非常的多，在这一过程当中极易形成数据丢失等情况，因此必须建立健全一套明确电子档案责任，统一收集、整理、处理以及归档的制度，对电子档案的建立、分类、内容等有明确的说明以及解释。在整个过程中，增加电子档案检查步骤，对于一切准备归档的文件进行进一步检查，尤其是对那些曾进行借阅、重新编辑的电子档案要进行全面的检查，对不符合原来存档内容的，要求相关人员做出解释，并采取一定的有效措施，如事先备份等，以保证在数据丢失、修改等不可追溯的情况下，保证档案的原始性。同时，要求同一个公路工程建设涉及的部门、人员使用同一个电子档案处理系统，对存储的载体、格式等也要做出准确、清晰的说明，及时检查、核对数据库保存下来的数据。

3.2加大投入，不断强化公路电子档案管理工作的手段和能力

公路工程建设过程当中，应当对现代化设施、相关技术资料、档案管理系统软件等必要的物品进行采购，同时做好各单位电子档案管理人员的系统知识以及操作的培训，使其对档案的收集管理能力得到不断的加强，更好、更快的熟练操作系统，在这一过程中要树立起“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的理念，不断提高工作效率，从而保证电子档案的原始性以及真实性。

3.3加强电子文件的安全性管理

首先对于电子文档本身，对于需要借阅等的文件要进行文档保护措施，构建一套安全保障的系统体系，对于借阅人员以及部门做好详细登记，防止由于意外等对文档造成破坏、修改或者丢失。其次做好软硬件的安全管理，遵守国家关于保密工作的相关规定，杜绝相关的计算机直接或间接的与公共信息网络连接，减少被黑客或者病毒攻击的可能性。同时在有关的计算机系统上要及时安装有效的杀毒，防黑客的软件工具等，做好电子文档的备份，采取数据加密、来源跟踪等有效的安全机制，确保文档在整个使用过程中环境都是安全的。

3.4完善电子文件一体化管理系统

公路工程建设过程中，有关部门以及人员在保证统一使用的电子档案系统与自身局域网达到高度共融的状态下，进一步完善电子档案的一体化管理，使得电子档案工作过程中，不仅能够提前介入每一项电子文件的生成。还能够保证在整个的过程中都能够按照国家规定的档案工作的原则和要求进行。整个一体化系统必须能够保留文件的完整性以及清晰度，提高电子档案考察以及审核的工作效率，同时在整个系统构建的过程当中，必须要有相应的电子档案管理者共同参与，使整个系统具有更强的实用性。

4、结语

公路工程建设作为一项周期长、投资量大、涉及环节众多的系统工程，形成的数据档案也非常的多，只有对相关的数据档案进行真实有效地记录才能够更好地保证工程的质量鉴定，为后期可能产生的诸如合同纠纷、工程事故鉴定等问题提供有效的法律依据。因此必须保证电子档案的原始性、真实性以及安全性。虽然目前电子档案的使用还存在着一定的问题，但是只要采取积极的应对措施，一定能够逐步进行克服，从而让电子档案更具有效性。

参考文獻

[1]邓颖颖.公路工程电子档案管理中存在的问题及对策[J].科技与企业，2014，16：89.

[2]郗莉.公路工程电子档案管理[J].陕西档案，2015，03：26.

[3]路淑文.公路工程电子档案管理中存在的问题及对策[J].陕西档案，2013，04：32.