网络时代下如何高效做好高职院校的档案管理工作

文茜

摘 要：高职院校档案不仅记录着学校各项活动，同时也记录着学校发展的历程，是高职院校管理工作中的重要一环。在网络时代背景下，信息技术给高职院校的档案管理工作带来了新的发展机遇，同时也对其提出了更高的要求。文章首先对网络时代下高职院校档案管理工作中存在的问题进行分析，然后提出高效做好高职院校档案管理工作的建议。

关键词：网络时代；高职院校；档案管理

档案管理是高职院校管理工作中重要的组成部分。在网络时代背景下，高职院校档案管理工作遇到了新的挑战，必须转变管理思路，创新工作模式。故加强对网络时代下高职院校档案管理工作的研究具有十分现实的意义。

1.高职院校档案管理工作存在的问题

（1）档案资源开发与利用率较低。在网络时代背景下，高职院校必须树立全新的档案管理理念。但传统的高职院校档案管理在重视档案收集、保管工作技术上，忽视了对档案资源的开发与利用，导致大量的档案资源浪费，不能发挥档案管理的作用。

（2）档案管理人员综合素质相对较低，信息化水平弱。现阶段，很多高职院校档案管理人员往往是由教师兼任，很少是档案专业毕业的，在上岗前经过短暂的培训直接上岗，缺乏专业的档案管理知识。此外，很多档案管理人员的信息化水平较低，与网络时代下档案管理工作要求不符。

（3）高职院校档案管理制度不够完善。目前，很多高职院校在档案管理工作开展中一直沿用传统档案的管理模式。一方面，缺乏专业的档案管理设备，导致档案管理信息化水平较低；另一方面，缺乏完善的档案管理制度保障，缺乏规范性的工作要求，给高职院校档案管理工作的开展造成了严重的影响。

（4）缺乏服务意识，内部沟通较弱。在传统的档案管理模式下，高职院校档案管理部门与其他部门之间缺乏有效的沟通，档案管理工作长期处于封闭的状态，管理人员思维固化，影响了高职院校档案管理工作可持续发展的要求。

2.网络时代下高职院校档案管理工作措施

（1）加强宣传，提升教职工档案意识。高职院校应该加强宣传，提升全体教职工对档案管理工作的重视，提倡全员参与的档案管理。在具体宣传过程中，要让教职工对档案知识有所了解，认真学习档案管理法规、法律等，在工作中如果遇到有价值的档案资源，需要按照档案工作标准进行存储，提升档案信息资源开发与利用的效率，提升全员对档案保护、使用的意识。

（2）構建完善的高职院校档案管理体系。第一，提升相关人员的认识，强化档案建设。高职院校相关领导应该加强对档案管理工作的重视，将档案管理放到院校发展重要的位置上，并从人才培养、管理体制创新等方面加以强化。第二，建立完善的档案管理体系，在高职院校各个职能部门中设置档案员岗位，对档案类别进行细分，各司其职，提升档案管理的整体质量。

（3）加强网络建设。在网络时代背景下，高职院校档案管理越来越复杂，需要通过网络信息平台，为档案管理顺利开展提供保障。该网络信息平台包括硬件、软件两个方面，通过扫描仪、计算机以及相关的应用软件，不仅实现对档案信息的收集与保管，同时还能够做到对档案资源的开发与利用，发挥档案资源的优势。

（4）加强对档案管理人员的培训。针对现阶段很多高职档案管理人员专业素质偏低的问题，必须加强对档案管理人员的培训。一方面，在高职院校档案管理岗位招聘过程中，尽可能选择档案专业的人员，保证其基础素质；另一方面，完善档案管理工作岗前培训，让相关人员在上岗前能够熟悉高职院校档案工作的实际情况，熟悉相关工作环境等。同时，必须定期进行专业培训，从信息化水平、档案编研等方面入手，提升档案管理人员的专业素质。

（5）健全高职院校档案管理制度。高职院校档案管理工作需要有完善的制度为依据，因此，必须根据高校档案管理工作的实际情况，结合网络时代下的相关需求，建立有效的管理制度，包括档案工作规范、责任制度、招聘制度等，不断激发档案管理人员工作的积极性，规范档案管理工作人员的行为等。

综上所述，在网络时代背景下，高职院校档案管理工作中还存在一定的问题，影响了档案管理工作质量。因此，必须提出针对性的措施，从制度、人员、信息化建设等方面入手，不断提升高职院校档案管理工作水平。

参考文献：

[1]曾 平.浅谈网络时代高职院校系部教学资料管理[J].广西职业技术学院学报，2009（2）.

[2]李欣欣.网络电子时期下高职院校文书档案管理[J].魅力中国，2015（11）.