加强高校档案管理工作的探析

【摘要】高校档案是记录和反映一所高校的历史发展轨迹和自身校园文化特色的重要材料，凝聚了高校历任领导集体和教职员工的精力和心血，在高校的建设中有着十分重要的意义，在这种背景下，加强高校的档案管理工作已经变成了一个越来越重要的议题。

【关键词】高校档案 加强管理 制度

【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2017）18-0249-02

对加强高校档案管理工作的探析，我认为应主要从加强高校档案管理工作的意义以及应如何切实有效加强高校档案管理工作而方面展开进行论述。让我们首先谈谈第一方面的内容：

一、加强高校档案管理工作的意义

高校档案，是指高校的广大教师团队和各部门各单位主要负责人及职工，在其长期的教育教学工作、高校事务管理工作和学生们的日常学习等活动中共同组织归纳整理，最后形成的涵盖教学、管理、制度建设等各个方面的综合性材料。一部合格的高校档案在记录诉说着学校发源、成长、成熟的历史轨迹的同时，也是对全校的校领导集体和广大教职员工的管理能力、教学能力、个人素质等的综合反映。这对高校将党的教育方针和自身办学特点和校园文化相结合、加强对本校干部人事的考察和评价、提高本校的教学能力和教育水平、推陈出新制定更好的高校发展战略都具有极大的裨益和帮助。最重要的是，我们要时刻记得高校是生产高等教育的工厂，为社会提供充足的、优质的高素质人才是高校的最基础、最本质的工作和职责，而高校档案是高校教育教学活动的最鲜活真实的记录，它采用不同的形式反映了高校最基本的教育教学活动，它以最科学的方式评价了高校最真实的综合办学水平。这样的一份覆盖面极广、含金量极大、影响力极深的综合性档案，必然需要高校自身和相关教育部门都重视起来，采取相应措施不断加强对其的保护和管理。

二、如何加强高校档案管理工作

1.强化重视程度，建立健全相关机构

高校领导集体是一个高校教职员工队伍的精神引领，所以要从高校领导集体开始，提高对档案工作的重视程度。高校领导集体可以通过学校的日常例会和特别会议，不断强调高校档案管理工作的实际意义，要让全体干部和教职员工理解和支持这项工作的落实和开展。平时还要组织全体干部和教职员工共同学习《档案法》，从法律的层面和高度，阐述高校档案管理工作的必要性和重要性。在此期间，高校领导集体要起到先锋模范的带头作用，坚决贯彻落实《档案法》中的各项要求，努力从上到下形成一个良好的学习进步氛围，让每个人都能提高对档案管理事业的认同感，主动承担起自己肩上担负的责任，一起为本校的档案管理工作贡献力量。

要結合本校实际，建立一套完整的集校园档案分类、汇总、更新、管理等功能为一体的校园档案管理机构，还要建立一个校园档案管理工作领导小组来组织整个高校的校园档案管理工作。在小组人员设置方面，主要由校领导集体和经验丰富的图书馆管理人员构成小组的组员，小组共同研讨校档案室的修建经费、设备购买、用房选址等硬件问题和具体的一线档案管理人员的人事安排、如何构建一个覆盖全校的档案管理信息网络等软件问题，力求做到校园档案管理工作和学校教育教学事业的协调发展、共同进步。

2.完善制度建设，提高工作规范性

科学的制度是有效的执行结果的保证，在高校档案管理工作中，同样也需要一套理论先进、构架清晰的制度做指导。高校应在各级教育主管部门的指导下，结合本校档案管理工作的实际情况，制定合理的档案分类汇总表和档案保管年限表，努力做到档案的分门别类、系统有序的保管，能够做到及时下架失去价值的过期档案和替补新的档案资料。另外，还要建立档案管理问责体制和工作目标激励体制。在日常的档案管理中，把责任落实到个人，明确档案管理机构内每个人的工作范围和所承担的责任，定期考核，随时抽检，努力提高工作质量，加强工作规范性。要按“年”、“季”“月”确立工作目标，在工作目标的指引下具体确定本期工作计划，对如期完成计划和未完成的管理人员分别采取奖励和惩罚措施，以此来引导档案保管机构各工作人员都能够重视档案工作，仔细思考应如何保质保量地完成本期的档案工作计划，这样由个体到整体，最终建立起一套按要求归档立卷、按规章借出查阅、按标准淘汰更新的、科学的、系统的、有效可行的高校档案管理工作制度。

3.完善自身素质，提高业务能力

在高校档案管理工作中，作为和档案直接接触的档案员担负着巨大的使命，在工作中有着极其重要的作用，直接关乎着高校档案管理工作的效果如何。所以，这就要求高校的档案员必须要努力丰富自身学识，无论是知识方面还是技术方面都要做到不断进步，。这一方面要求档案员要有对自身的高标准要求，另一方面，还要有组织提供必要的帮助。高校要经常组织档案员的学习活动，展开专业技能方面的培训，不遗余力的进行人力资本投资，不断提高档案员的业务能力。同时，也不能忽视对档案员的思想道德教育，要让接触档案的一线工作人员“爱史敬史”，树立正确对待史料的价值观。还要不断强化档案员的爱岗敬业精神和奉献服务意识，让他们能在档案管理工作中找到价值和追求，更好的投身于档案管理工作。只有这样，才能培养出合格的、优秀的档案管理工作人员，才能推动高校的档案管理事业的发展。

三、结语

综上所述，我们既要有正确看待高校档案重要性的眼光，也要有科学具体的执行方案，只有这样，才能更快更好的推动我国的高校档案管理事业的建设和发展。

参考文献：

[1]何树娟. 加强高校档案管理工作的探析[J]. 改革与开放，2010，（10）：178.

[2]杨林. 高校档案管理工作浅析[J]. 山东省青年管理干部学院学报，2005，（03）：143-144.

[3]孙立霞. 如何加强高校档案管理工作[J]. 商业经济，2010，（13）：114-115.

基金项目：本文为2016年河北省高等学校人文社会科学研究青年基金项目《以“中国梦“引领高职大学生理想信念教育的实践与探索》（SQ161130）研究成果

作者简介：孙红，（1982.7.15），女，江苏东台人，硕士，河北化工医药职业技术学院。研究方向：思想政治教育