请假管理：既要靠制度，也要有温度

赵文雯

弄清请假管理的目的

最近一两年来，管理人员对员工请假的抱怨越来越多。一方面管理者受制于工作压力，不愿意员工缺勤过多；另一方面是面对员工请假，又往往束手无策。那么，作为基层管理者，究竟该如何管理员工请假，进而保障出勤呢？

谈管理之前，首先要了解管理的目标。有人说，对员工请假进行管理，目的当然是员工请假越少越好。这种想法有些片面。管理者确实有必要减少员工缺勤的数量，但不考虑实际情况一味强调出勤，势必会引起员工的反感，有时即便勉强把人“拴”在单位，也難以让其安心工作。笔者认为，在管理员工请假问题上，管理者应坚持一个原则，即以制度为准绳，在一定程度上凸显管理的温度，在请假管理中做到：

实现员工生活与工作的协调发展。员工请假的理由五花八门，例如家长会、买卖房产、亲人生病等等。这些原因也是员工生活的一部分，企业如果让员工完全牺牲个人生活只顾埋头工作是不现实的。因此，管理者必须站在员工的角度去思考，帮助员工在生活与工作之间寻找平衡。

实现员工个人利益与集体利益的融合。个人与集体的关系不言自明，关键是看如何调控。请假管理也和其他管理一样，需要企业向员工传递一个明确的信号：个人利益要服从集体利益，要与集体共进退；但是，当个人真的有需要时，集体也要竭力创造条件关心、支持和帮助个人。

管理者，尤其是基层管理者有时很矛盾，因为日常工作中直接与员工打交道，所以即便有时不愿意员工请假，但也不太好直接得罪人，所以常寄希望于一个强势的领导或严格的制度来帮助自己说"不"。若管理者想要打造一个积极的团队，面对员工请假时，首先不是站在对立面考虑是否批准，而是先去了解一些问题：员工为何请假？是真的有事还是另有原因？若员工真遇到困难，团队能否为他提供帮助和支持？为此是否需要调剂工作？了解清楚以上问题后，是否批假其实只是解决问题的手段之一。

通常情况下，员工会认为自己的事都是大事，不请假不能解决。那么管理者是不是就要一味迁就？当然不是。除了法定假之外，请假审批的唯一标准就是看员工的请假事由是否成立，并且是否必须要离开工作岗位去处理。

拿捏准请假管理的分寸

制度管人和人性化管理，究竟该用哪种方式进行管理？其实两者并不对立。制度是管理的基本原则，而人性化是管理的方法。制度需要人性化作为补充，而人性化又必须在执行制度的前提下进行。对于员工请假的管理，首先一定要有可行的管理制度。没有制度，管理者的主观出发点再好，那也只是随意管理。当然，制度是刚性的，执行制度时也要具体问题具体分析，否则就会显得死板与教条。

●制度要管理普遍现象

制度的制定与运用有两点需要考虑：一是规范日常行为，管理普遍现象。对员工日常工作的要求、共性的问题要尽量规范到制度里。二是正面积极。既不可违背法律法规与普遍价值观，也不能为了杜绝个别现象而损害大多数人的情感与积极性。对个别现象和个别人，制度更多的是约定解决途径和权限，而非具体限定措施，否则会落入“制度越来越细，管理越来越死，钻空子的机会反而越来越多”的怪圈。

●管理者要关注异常

管理是有成本的，事无巨细地去探究每一个行为是不可能的。所以，管理者更重要的是管理异常现象。对员工请假行为，制度给出了每一种假的类别、请假方式、请假手续。在合规的手续下，管理者并不需要对每一个请假反复研讨，而是着眼于员工请假的事由、总次数、时长等是否与通常情况有所不同。例如，吵架后或受到批评后的请假、员工普遍请假、请超长假、员工频繁请假或请假与实际情况有明显不符等。

●将团队的需求作为制度的补充

基层管理者往往不直接参与制度的制定，而制度制定者也不能对基层团队规定过死。这就要求基层管理者在遵守制度的大前提下，补充制定适合团队的具体要求。这些要求可以是针对工作性质的差异化，也可以是针对特定的工作时段。通常这些要求由管理者提出，并通过团队讨论达成共识，形成共同遵守的准则。这种做法既让管理的普遍性与特殊性相结合，又有助于树立管理者的威望。

●管理人员必须是执行制度的带头者

基层团队的一个明显特征就是，管理者是员工最直接的榜样与参考。一个管理者想要得到员工的支持，想要员工服从制度，自己必须首先遵守制度。这不仅包括上级机构制定的制度，也包括团队内部的要求。否则，不仅无法树立制度的权威，也容易造成身份对立，难以理直气壮地管理他人。

●要具体问题具体分析

制度不能伤害大多数人的积极性，这就要求制度具有一定的弹性，要为员工预留一定的用于协调私人情况的空间。但再好的制度也难免有漏洞，这就要求管理者具体问题具体分析，并采取不同的方法来处理。

五个有效的管控方法

基层管理人员常抱怨缺乏管理工具。的确，基层管理者既没有罚款的权力，也没有调岗或开除员工的权力，所以总是寄希望于制度能够明确限制请假天数、要求高额扣钱以及无比复杂的请假手续等等。但当这些措施普遍化后，会让那些真正有事需要请假的员工感到不近人情，却又不能杜绝钻空子的行为。因此，除了制度明确规定这一途径外，还有一些其他管理方法可以用来规范请假事宜。

●合理利用换休、调休

对于确实需要请事假的员工，通常可优先批准使用换休与年休假，既保证员工能够处理紧要事务，同时又能控制全年总假期，提高员工获得全勤奖的机会。

●年假要在团队内提前规划、统筹安排

年假是劳动者的合法权益，必须予以保障。管理者应在每年初协助团队员工制订休假计划，尽量避免休息与工作发生冲突。制订年假计划通常要注意以下几点：一是假期分布要兼顾业务的淡旺季。没有业务淡旺季之分的，假期尽量均匀分布。二是优先保障有小孩的员工在寒暑假休假。三是每个人的年假都应预留一定天数作为事假备用。四是年假计划制订后要及时公布。五是出现突发情况无法执行休假计划的，应及时调整，并在团队内部做出说明。

●分段给假，持续跟进超长请假

员工请超长假期应是极个别现象，通常是遇到了重大事项。遇到这种情况，管理人员不应武断地 “同意”或是“不同意”，而应首先了解员工的请假缘由。其次，对确需离岗的事假，可先给予年休假、换休假或少量事假等，確保员工优先处理紧急事务。此后，跟进了解员工事件处理情况，协助员工制订下阶段的工作与请假计划。通常，员工能在一个可接受的时间范围内处理好或者不影响主要工作任务的，则向上级和团队成员充分说明情况后予以支持；若员工无法兼顾工作，则需要员工自己在工作与生活中做出相应的选择和长远打算。

●小病可当事假管理

病假往往有严格的手续要求，但现实生活中，如果可以通过短暂休息就康复的小病也要求员工出具繁琐的证明，不仅不近人情，还徒增员工的痛苦。建议对于可通过短暂休息来恢复的小病，可视同事假处理。

●上下级沟通协作，处理特殊情况

对于特殊情况而言，需要制定特定的管理方案。例如对虚假请假或钻制度空子来刻意逃避工作的员工，可实行替岗、调岗、待岗等处理方式。在执行这些处理方式前，管理者要充分收集该员工的出勤情况，提出处理意见，并与上级充分沟通，杜绝此类现象蔓延。

管理考勤，日常工作要做足

缺勤增加、请假成风导致员工主动工作的意愿大大降低，这种现象除了混杂员工的个人真实需求外，往往也是团队氛围出现问题的征兆（其实很多管理问题都来源于此）。因此，管理考勤不仅要在员工请假时管，在日常工作中也要做足工作。

●树立集体意识与团队精神

在日常管理中，管理者必须树立团队整体概念。团队内的事务尽量共同讨论，部门的工作目标要让每个岗位的员工都充分了解，当然，工作成果也要共同分享。要让员工知道，虽然分工不同，但自己的行为是与团队相辅相成的。

●管理信息要公开透明

有时候，管理者批准了某位员工的假，其他员工可能认为不公平；或者准了一个员工的假，其他员工也想方设法效仿。这种情况往往源自员工的认识与管理信息产生偏差。在团队中，管理者应主动及时地将员工的请假信息向团队其他成员说明，取得所有团队成员的理解与支持，让请假者知道是团队分担了自己的工作，也让团队其他成员对分担工作的缘由非常清晰。此外，将请假事由摆在明面上，既有利于监督，也更易达成共识。

●异常情况务必探究明确

管理者务必要定期关注各种管理数据。对于员工请假，管理者虽然采取信任的态度，但对于数据显示异常的情况，例如员工请假频繁，次数或天数超常等，一定要摸清缘由，必要时可以与请假异常的员工进行面谈。在谈话前，管理者要提前准备员工过往的请假数据、与其他员工的对比情况；明确需要向员工了解的情况，请员工对异常数据进行充分解释；与员工共同谈论解决方案，确保后期工作不受影响；对谈话内容记录在案，以便在未来管理中参考使用。

责编/张晓莉