论人力资源管理中人事档案管理的作用

张燕清

摘 要：在人力资源管理过程中人事档案起着特别主要的作用，它是识别、选拔、使用人才的关键依据。随着社会的发展与经济的进步，我们已步入信息时代，在这种大背景下，人事档案中的资料信息越来越成为宝贵的企业信息资源，在企业人力资源管理中发挥着越来越大的作用。

关键词：人事档案管理；人力资源管理；企业发展

引言：国家机构、社会组织在人事管理活动中产生的人事档案，对个人经历、德能勤绩、工作表现进行记录与反映，以个人为单位集中储存起来以备查考的文字、表格和别的各种形式的历史记录。在人力资源管理中人事档案管理起到信息载体作用，在人力资源管理中发挥着重要的作用，同时人事档案中的信息也是人力资源管理过程中可以有效识别、选拔人才的重要根据。两者是严密联系在一起的，就是相互影响，又互相促进。

1、人事档案管理和人力资源管理的关系

在新社会形势下，人事档案怎样与时俱进，为事业单位科学配置人才资源，更好地发现人才、选拔人才、供应可靠的信息参考，使干部人事档案的作用得到最大限度地发挥，社会发展的重要程序是人才和人力资源的充分开发和运用。随着中国经济机制的改革与人事制度改革，科学准确地选用人才与配置人才已变成现在企事业单位急需优先思考的问题。中国对人事档案的定义是组织、人事部门或人力资源管理部门在人事管理活动中产生的具备一定保存价值与有机联系的原始历史记录。人力资源管理就是对和一定物力相结合的人力应用合理的方法实施科学的组织、培训和调配，让人力、物力可以保持最好的比例，爱才若渴，历史地全面地考察认识与准确选拔应用干部服务的。人事档案提供的信息是人力资源管理的基础，人事档案管理的好坏将会直接影响人力资源管理工作的有效性。充分开发和运用人才和人力资源是社会发展的重要程序，人力资源管理和人事档案提供的信息分不开，人事档案管理依据人力资源工作的要求增强信息建设。

2、人事档案管理对人力资源管理的正面作用

2.1人事档案它的详细内容是对员工一生的个人经历和其日后发展过程进行记录，企事业单位经过人事档案才可以真正认识一位员工的过去，从而一名员工真正的发展潜力通过档案来衡量，从而有效防止人才被埋没，企事业单位还能够经过人事档案中的有效信息，最大限度的认识人才可不可以为自己的企业效力。

2.2运用人事档案中的信息能够更加深刻的认識员工的信息与历史，从而在人力资源管理中合理的管理企业人才，让员工的潜力得到发挥。在企业实施人事变动前，能够依靠人事档案实施科学的配置，依据员工的专业技术与自身能力的不一样，找到合适的岗位安排合适的人才去实施工作。企业依照人事档案能够让人才的优点得到充分的发挥，从而在企业的正常运作中把员工的潜能发挥出来，推动企业的迅速发展。

2.3人力资源需求关键源于组织内部，真实有效的人事档案可以分析组织内部人力资源情况可不可以适应迅速发展的社会，从而拟定科学的人力资源管理机制。

3、人事档案管理不足对人力资源开发的负面作用

3.1人事档案材料的不真实严重阻碍了人力资源管理的合理配置

人事档案管理的最基本的原则是真实性，没有真实的数据与信息，就失去了人事档案管理的意义。在现在的年代，在人力资源市场充斥着各类造假的学历、证明与简历，这给人事资源管理工作带来了极大的干扰，严重影响企业对将来人力资源的预测与分析，造成企业失去人才，给企业带来非常大的损失。

3.2人事档案内容雷同、分散，造成人力资源效力的下降

企业人事档案必须要对员工真实面貌实施历史、全面和客观反映，但是，现在许多人事档案内容抽象、简单的资料，不可以展现个性化，这情况造成企业在对人才的选用上缺少必然的参考价值，直接影响到企业员工正常晋升和选拔，不但会把员工工作积极性挫伤，并且还会导致企业经济损失。

3.3落后的档案材料管理，缺少时效性，妨碍人力资源管理效率

属于记录当事人历史的关键根据的是传统的人事档案材料，由于不会对已置于人事档案的有关员工材料实施二次审核，并且最新的档案也属于程式化，对近期反映员工工作的档案又非常少，因此人力资源管理部门不能从中得到有价值的企业信息。并且随着持续流动的企业人员，对企业实施查阅个人档案带来不便，导致时间和人力的浪费，从而使企业工作效率降低。

4、改进人事档案管理，为现代人力资源管理服务

4.1提高人事档案管理人员的专业化水平

企业要重视人事档案管理人员的专业水平，聘请专业的人事档案管理人员，让企业人事档案管理的水平提高，同样需要人事档案管理人员持续汲取专业知识，持续发展，适应新的现代化人事档案管理制度。并要主动增强和企业各部门的联系，随时认识员工动态。这样就能够为人力资源管理带来及时有效的数据，还能够满足现代化企业需求，适应现代员工变化频繁的要求，更好地服务人力资源管理。

4.2建设健全合理的人事档案管理制度

在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新状况的规章制度，一定要实施改革，及时建设新的、更为合理科学的人事档案管理制度，让人事档案工作更加制度化、标准化。在收集材料的上要做到及时、完整；在鉴别材料上一定要做到去伪存真，保证材料的真实性；在材料归档中要做到正确分类，整齐装订；在档案递转中要做到按章办事，保证档案材料安全可靠；在别人传阅、查阅档案时，要热情服务而又不失原则，关注档案的保密与安全。档案管理人员还要主动积极地跟相关部门联系，进行及时的更新、补充档案新材料。这所有都离不开严格科学的规章制度。

4.3创新服务形式，构建信息化平台

尽管许多单位都应用了组织人事信息管理体系，人事档案完成了信息化管理，但因为人事档案信息管理体系是不准许接入公共网络的，只是在组织人事部门内部实施数据共享，别的人员与部门不能登录也禁止访问，让人事档案信息管理体系变成信息孤岛，提供人事档案信息运用的形式几乎还是“你查我找，你需要我提供”简单的服务形式。为促进人事档案工作向“资源建设型”、“服务网络型”、“开发运用型”转变，一定要把人事档案信息网络化步伐加快，以完成网络化为切入点，建设档案信息数据库与管理体系，建设由编研成果目录、专题目录、档案目录等构成的索引目录数据库，完成海量存储、长期积累与有效更新信息，并保持档案的动态性。同时创新服务形式，经过网络建设统一的信息交换和共享平台，使每个部门定期上传档案信息，由系统的管理员对每一个部门分散的档案资源体系实施优化组合，运用网络平台让使用者可以足不出户方便快捷地查找到所需要的人事档案信息，完成人事档案信息资源有效共享，为人力资源管理供应真正所需的全面服务。

结语

人事档案是一个组织或者企业对人才实施认识、考察和科学使用的关键根据，企业基本的人事档案特点对企业人力资源管理具备决定性作用。在提倡服务型社会建设的今天，我们要让人事档案管理的积极作用得到充分发挥，把档案工作延伸到发展的最前沿，主动拓展服务职能，为人力资源开发供应强有力的保证，推动人力资源健康、和谐的发展。

参考文献：

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