浅谈企业存货内部控制

方月琴

摘 要：存货在流动资产中占比最大、品种较多、形态多样、用途复杂、受市场和企业自身生产经营计划影响很大，在生产经营过程中能够与货币或其他资产实现有规律地转换。但是，其长期不被耗用或销售，或成为积压物品，即造成企业经济损失。本文对企业存货内部控制存在的主要问题进行分析，并提出改进对策。

关键词：存货 内部控制 建议

中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2017）10（a）-082-02

1 存货内部控制的重要性

存货是企业资产的重要组成部分，属于流动资产，是企业自身持有以备出售的产品或商品、生产过程中的产品以及供生产经营耗用的物料等，主要包括原材料、燃料、委托加工材料、包装物、低值易耗品以及在产品、半成品、产成品、库存商品等。其流动性强，经常处于不断销售、耗用、购买和重置中。存货内部控制制度是指企业为强化存货的管理，使其在耗用或销售过程中发挥最大使用效益，并有效保证其信息资料的真实完整，而制定和实施的一系列相互监督、制约的控制方法、措施和程序。存货因其繁杂程度和管理难度，并且其管理水平的高低直接影响企业的经济效益，导致对其内部控制制度设计提出了更高的要求，进而存货的内部控制在企业管理中就显得尤为重要，所以企业要实现财务经营管理目标，就必须认真理性分析存货管理的不足，采取针对性的措施，建立健全存货内部控制制度。

2 存货内部控制管理存在的主要问题

2.1 存货采购环节

（1）存货储备失当，造成不经济。由于部分存货采购周期长，需要一定的库存储备，但市场需求变化难以准确预期，导致存货因消化速度过慢形成闲置。

（2）存货采购单一，造成不经济。由于部分关键材料的供应商单一，采购议价能力不足，影响采购节奏及成本控制。

（3）存货信息获得滞后，造成不经济。由于对部分存货采购的供应价格维护不及时，当市场价格下降时，未能及时进行应对，导致采购成本增加。

（4）存货采购计划不严谨，造成不经济。一是由于对库存情况掌握不够到位，出现多余采购，从而加大了库存；二是小量存货出现采购期提前，产生一些不必要资金成本；三是部分安全库存设置不够合理，特别是新品配件有小量库存，如果计划更改，会造成一定浪费。

2.2 存货生产环节

（1）产销计划脱节，造成不经济。由于产销计划不匹配，不能结合市场需求和库存情况及时调整生产计划，导致在产品及产成品库存积压。

（2）生产工艺不科学，造成不经济。由于部分生产工艺布局不甚合理，工序之间流转不匹配，造成生产运行不畅，导致在产品增加。

2.3 存货销售环节

（1）市场销售预计不足，造成不经济。企业根据市场预测的销售与实际市场需求量的偏差直接影响原材料采购量及产品库存量，可能造成积压或断货。

（2）销售发货过程中的不当，造成不经济。销售发货时，仓库保管员发货行为不当或其他原因出现存货残破等现象，造成企业财产损失；存货销售在运输和交货过程中的不当行为或者其他原因，出现存货残破的现象，造成企业财产损失。

2.4 存货儲存环节

（1）仓储规模偏大，影响管理质量。由于存货量大，形成了第三方物流、厂区内自管、厂区外自管等多区域库存管理模式并存的格局，同时仓储条件差异的限制，使得偷盗、毁损、混淆等现象频发，给存货管理带来较大困难，从而出现管理疏漏造成损失。

（2）制度或监管缺失，影响管理质量。由于毁损待报废件、不良存货、超期存货等大量积压，未能及时处置，既加大了管理成本，又导致占用大量营运资金。

（3）岗位责任缺失，影响管理质量。一是由于存货种类繁多，一物多码、一物多名的现象普遍存在，导致存货管理缺失；二是由于仓管员入账不及时，或登记数据不准确，使得库存记录和实际库存存在差异，导致存货信息传递不及时和数据不准确；三是由于存货盘点不按时进行，导致仓库实存数和财务账面数不一致。

3 存货内部控制对策与建议

3.1 加强企业存货内部控制，注重全面系统的制度设计

为规范经营管理、控制风险、提高效率，企业应根据有关法律、法规和规章制度，并结合自身的实际以及管理需求，建立覆盖企业生产经营全过程的存货内部控制制度，构筑贯穿于企业生产经营各层面、各环节的存货内部控制制度体系。工作实践中，只有建立以下三项制度，才能达到存货内部有效控制的要求。

3.1.1 建立企业内部有效牵制制度

内部牵制是指企业交办某项具体业务时，交由多个部门或人员参与，而不是由一个部门或一个人完成一项业务的全过程，并且每个工段的承接部门能自动地对前段工作进行正确性检查。具体业务的完成过程，包含适当的授权、不相容的责任分工、凭证和记录的联结、互为制约、独立检查等环节，其中的制约包括纵向上下级间的制约和横向部门间的制约。企业通过建立分工明确、互为牵制、各司其责的运行控制制度，从而实现有效的内部管控。

3.1.2 建立企业内部有效稽核制度

存货的采购、保管等应做到明确分工，不能由一个部门担当，采购、仓管等部门之间互相稽核，做到正确无误。财务部门对仓库的稽核是重中之重严而又实，通过实物盘点，做到账实相符，如果账实不符，应及时查找原因，进行相应的账务处理。财务部门制定定期盘点制度，按制度规定每季度至少进行一次盘点，确保企业财产安全。

3.1.3 建立企业内部有效监督制度

根据企业管理监督对象，三个层次均需得到有效监督，一是对企业经理或法人的内部控制监督。建立健全企业重大决策分层级交由集体审批的制度，以有效规避经理人或法人独断专行，盲目作为，胡作非为；二是实现部门之间的相互监督、互为制约。企业各部门管理权限设定时有意识加强内部控制监督，以杜绝部门因权力过大而失去约束，进而出现集体徇私舞弊等乱象；三是对关键岗位管理人员的内部控制监督。建立关键岗位定期轮岗和定期稽查等制度，以杜绝企业中层干部或供应、销售、会计等重要岗位工作人员发生以权谋私和串通作案等现象，从而实现企业内部有效监督。

3.2 加强企业存货内部控制，注重关键环节的制度设计

3.2.1 存货采购过程中关键环节的内部控制设计

（1）采购审批的内部控制。存货采购内部控制制度设计必须做到审批采购。由企业采购部门在符合企业生产经营的计划的前提下，依据仓管部门（具体根据各企业管理部门的设置实际）的材料请购单编制采购计划，进而制定采购方案。采购方案经主管计划的负责人审核后，再报主管领导进行审批，审批后的采购方案是采购的必要依据。

（2）采购合同签订的内部控制。存货采购内部控制制度设计必须做到合同采购。主管领导在审批采购方案时即可对采购进行授权委托，采购人员按采购方案和获得的采购授权与供货方签订采购合同（采购合同文本须经企业法务等部门审核，企业规定采购招标的应按规定执行）。采购行为必须严格执行采购合同，不得在授权之外签订合同和变更合同的内容。采购完成后，采购合同副本应送财务等部门留存备案。

（3）存货入库的内部控制。存货采购内部控制制度设计必须做到验收入库。验收入库时，各部门各司其责，确保存货采购的数量、品种、质量等与采购合同完全吻合，确保存货准确、安全入库。采购人员应按合同约定跟踪接货，到货后对品种、数量等进行验收，验收无误后填制验收单；质量检验部门检验质量，检验合格后签署验收单；同时，采购部门收到发票（包括运单），填写收货单，连同签收单、发票、合同副本等交仓库保管部门办理入库。仓库保管部门根据验收单验收存货并入库，填制入库单，登记存货台账，然后将发票连同收货单等送回采购部门。

（4）货款支付的内部控制。存货采购内部控制制度设计必须做到正确付款。财务审核是正确付款的关键环节，财务部门接库房通知后即进行全面、具体的财务审核，审核内容应包括：采购是否经有权审批；合同签订是否符合制度；采购是否与合同一致，验收单、入库单是否真实无误；发票是否合法，其名目与采购合同、验收单、入库单、付款通知单等是否吻合等。财务审核无误后结算货款，办理付款手续。

（5）采购核算的內部控制。存货采购内部控制制度设计必须严格日常核算。采购和仓管部门必须对存货的购进、发出和库存进行日常核算，采购部门依据采购和提交入库情况，登记材料明细账；仓管部门根据入库材料，登记材料台账。采购部门定期将收货单、入库单、验收单、付款通知单等采购凭证资料传送至财务部门，供财务部门及时编制记账凭证，登记账薄。月末，财务部门与采购、仓管部门进行账项核对，确保准确无误。

3.2.2 存货领用过程中关键环节的内部控制设计

（1）领用审批内部控制。存货领用实行审批制度，管理部门领用存货，应由经办人填制领用单，部门负责人签署意见，或再经有权人审批，然后凭单到库房领取；生产部门领用存货，应由经办人根据计划和工艺部门核定的定额等填制限额领料单，车间负责人签字同意，经部门负责人签署意见，或再经有权人审批，然后凭单到库房领取。

（2）领用发出内部控制。存货领用必须严格手续，核算及时，确保正确无误。领用时，仓库保管员对领料单的完整性、合规性等审核无误后，会同领用人验货，交货签收。发货后，仓库保管人员依据领料单按计划价格及时登记材料卡片，并将领料单转材料员记账，材料员定期编制发料汇总表报送财务部门。财务部门根据发料汇总表按用途进行汇总分配，分摊材料成本差异，分类编制凭证，登记有关账务。

3.2.3 销售发货过程中关键环节的内部控制设计

（1）实行销售确认制度。仓管部门只有确认销售后方可发货，销售发货控制的重点是销售确认，一是确认销售价格和折让是否经过有权审批；二是确认收到货款。若是赊销则必须由销售部门签署意见，主管副总或总经理审批，财务部门在“提货单”上签字盖章，方可确认销售。

（2）实行发货与仓管岗位分设制度。发货员和仓库保管员共同对发运货物进行清点，并将发运凭证和销售通知单上列示的货物品种和数量进行核对发货。发货完成后，仓管部门应填写“发货单”，并由客户签收，登记相关账目。

（3）发货核算。财务部门应认真核对销售合同和提货单，检查装运凭证是否真实完整，并及时根据已授权的商品价目表和销售合同开具销售发票，登记“成品账”及有关存货明细账。财务部门应定期对毛利率进行审核分析，如发现有偏低，应立即查看是否有漏记等情况发生。仓管、销售等部门应分别设立销售未开票明细账，核算销售发生后财务部门未及时开票入账，并与财务部门核对一致。

3.2.4 存货盘点过程中关键环节的控制设计

（1）实行定期盘点制度。每月财务部门会同仓库保管部门对库存存货进行实地盘点，并进行账实核对，确保账账相符、账实一致。每半年或一年由财务部门、仓库保管部门以及公司内审部门再开展一次全面盘点。

（2）实行盘点报告制度。认真填写盘点表，撰写盘点报告书，盘点报告书应详细说明存货的差异情况并注明原因。盘点报告书上报公司管理层。

（3）盈亏处理制度化。公司管理层应根据盘点表和盘点报告进行分析讨论，确定差异的处理决定。财务部门依据公司管理层的决议，按照会计核算的要求，对存货盘点的盈亏进行账务处理。

参考文献

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[2] 任晓静.企业存货内部控制研究[J].商场现代化，2012（01）.

[3] 王旭，张丽.存货内部控制问题探讨[J].合作经济与科技，2015（02）.