浅析高校档案现状的服务工作研究理论

滕增强

【摘 要】档案对于每个人是身份、履历的确定，并且对今后工作问题以及退休等方面都息息相关。本文通过对高校档案管理的现状进行分析，并提出一些建议。

【关键词】高效档案；服务工作；理论研究

一、高效档案管理

高校的档案工作对于大学生来说是关键的一个环节，个人档案直观的反应一个人在学生生涯中的成长以及重要的信息数据，比如该学生在高校中，形成的学习信息以及在学习生活中的各种奖励、表现等，均可以在人事档案中表现出来，随着学生步入社会，档案中涵盖的内容也大大增加，记录的内容也更加详细与细致。因此档案的全面反映一个大学生全部学习履历，对步入社会进入工作单位都具有非常重要的意义。高校对大学生的档案管理要提高重视，改善目前的管理现状与水平。

二、高校档案管理意识薄弱

随着社会的快速发展，高校中对于学生档案管理的制度、体制以及人员编排都不到位，没有把档案管理当做一件重要的事看待。每年面对众多的毕业生，档案工作不仅毫无秩序而且错误百出，甚至有档案丢失现象发生，这给学生造成很大的麻烦，也给学校管理带来负担。由于档案管理工作的随意性，很多毕业生的档案中缺乏重要资料、登记表格等信息，管理人员仍然会将这些有缺失的档案进行签收备案，这样就会使毕业生的参考价值大打折扣，严重的会影响到工作单位对毕业生的招收问题。

（一）高校档案管理水平较低

在我国存在的普遍情况就是高校中负责管理档案的人员不仅仅专业知识不过硬，工作也不尽心尽责，这对学生档案管理方面带来了很大的弊端。尤其是我国偏远的落后地区，对于档案管理的信息化技术缺乏，档案管理人员业务不专业等因素，导致学生的档案信息更新速度滞后、查找困难。并且对着历年学生的增加和累計，非信息化的手抄式档案管理已经无法与社会进步接轨，不仅信息不能与其他院校同步，档案管理的质量与水平也与社会大环境的水平相差较远。很多毕业生的档案中除了历年的学习成绩之外其他获奖以及社会实践的信息全无，导致应聘工作时，工作单位需要考核员工综合实力时，学生的素质与个人能力无法得到真实的反应，对毕业生的个人发展带来一定的影响。

（二）高校档案管理人员的素质问题

高校管理学生档案的人才服务中心，对于大学生档案管理这件长期性的工作，要充分做好为大学生服务的内容，认真完成招聘企业以及毕业生需要的档案等咨询服务。高校档案管理工作是需要很强的专业知识和良好的工作态度，才能在每年高校毕业季繁忙的工作中耐心的为毕业生提供服务与指导。部分高校人才服务中心在处理档案问题时工作效率较低，工作态度不积极，毕业生会因为档案的问题得不到及时的解答而一次次奔走于人才中心，不仅降低了办事效率还给毕业生增添了不必要的麻烦。档案管理人才目前比较缺乏，在偏远落后的地区更甚，人才服务中心缺乏专业的档案管理服务人员，对档案管理的知识与技能并不娴熟，对于毕业生的资料哪些需要入档存放、那些资料需要盖章等处理方法模糊，直接降低了高校档案管理的水平与质量。

三、高校档案管理发展的方向

随着科技的快速发展和社会的不断进步，档案管理势必要提高专业度才能更好的配合社会的人才需要，更好的为培养人才而服务。

（一）高校档案管理信息化

高校的规模随着教育改革的开展在一天天壮大，每年招收的新生人数也在不断的递增，档案数量也在快速增长，档案的形式也随着传统的纸质模式逐渐向电子信息文档、多媒体格式发展。传统档案管理模式已经无法适应当前档案工作量巨大的现状，并且纸质的档案保存与保管都需要更多的资源，因此信息化、数字化是档案管理发展与进步的必然趋势。

档案管理信息化就是利用电子计算机把档案原件扫描并存储到计算机，然后以文档的形式保存、管理，这样不仅仅避免了庞大的纸质档案存放的繁复性，还大大降低了档案的破坏、丢失等风险性，还便于招聘毕业生查档、调档。在存储学生档案的时候也要注意对文档进行保密处理，因为档案中多存储的是高校的学生以及在校职工的个人详细资料，如果不妥善保管发生遗漏、丢失、泄密等事情发生，尤其是在当今科技发达的互联网时代，都会在不同程度上对学生与教职员工造成不良的影响。因此档案管理人员在扫描、存储过程中要格外留意文档的保密工作，防止对档案工作造成不必要的影响。

（二）高校档案管理制度化

要想提高高校档案管理的水平与质量，就必须将档案管理工作走向制度化、法制化，大学生档案管理在高校档案管理中占据着重要的地位，因此必须建立相关的规章制度进行管理，这样可以速进大学生档案管理工作完善、有效的进行。在遵循国家规定的相关档案管理法律法规为前提，并建立符合高校档案管理的管理制度，并要求管理档案人员严格遵守。只有规范的档案管理规章制度建立起来，才能够保障档案管理工作的质量、效率，并且档案管理人员也会加强对工作的认识度，从根本上促进档案管理工作越来越规范、越来越完善。

四、结语

高校档案管理对于当前社会人才的培养与管理都有比较重要的意义，人才服务中心的大学生档案管理人员也应明白其重要性并加强服务意识、端正服务态度，利用高科技、信息化的便利把高校学生档案管理质量提高一个新层次。

参考文献：

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