行政及事业单位平衡计分卡的维护与保障研究

马晓荣+王龙

（1.陕西职业技术学院，西安 710100；2.陕西警官职业学院，西安 710021）

[摘 要]本文以行政及事业单位平衡计分卡的应用为背景，系统阐释了平衡计分卡维护与保障的基本技术细节，便于行政及事业单位应用，以对我国政府及事业单位平衡计分卡的合理构建和广泛應用发挥积极的促进作用。

[关键词]平衡计分卡；维护；保障

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.067

[中图分类号]D630.3 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-0-02

1 行政及事业单位平衡计分卡的维护

1.1 维护的必要性

引入平衡计分卡是组织管理制度的一项重大变革，必须及时给予精心维护。如果只是把一棵小果苗栽在土里，而不去及时浇水、施肥、松土、修剪、保护，就很难根深叶茂，果实累累，甚至还可能枯死或被大风吹折。平衡计分卡也是这样，如果引入以后，不及时进行精心维护，就会很快夭折。保罗·R·尼文指出：“平衡计分卡与其他重大的变革一样，必须在一段较长的时间里对其进行持续维护，才能使它在组织文化氛围中生根，成为组织的常规管理手段。”

各种内外因素的变化是平衡计分卡维护的直接动因。变化是永恒的，永无止境的；平衡计分卡也必须不断进步。组织引入平衡计分卡以后，组织的内部状况和外部环境仍在继续发生变化，一刻也不会停止。组织自身活动的内容、结构会不断发生变化；组织自身的人力、资金、硬件和软件等各种资源和因素都会不断变化；管理者的管理水平和要求也在不断提高。各种内外因素的变化都会对平衡计分卡带来影响，这要求平衡计分卡要与时俱进，不断进行调整、补充、改进、完善。

1.2 维护的可能性

平衡计分卡不是一次性的工具和项目，不是凝固不变的、僵化模板，而是适应性极强的动态的战略管理系统，是企业组织管理系统的基石。平衡计分卡有足够的弹性处理上述各种变化。例如，当组织管理者的管理水平明显提高后，可以及时改变、调高平衡计分卡有关指标的目标值，引导组织再攀新高峰；当内部状况和外部环境发生大的改变后，组织管理者还可以采取新的战略措施，改变原来的目标、指标和战略。一言以蔽之，可以通过精心维护，使平衡计分卡适应各种内外条件环境的变化，对组织进行有效的战略管理，引导组织始终沿着正确的方向不断前进。

1.3 做好平衡计分卡的年终审核工作

平衡计分卡的年终审核工作是平衡计分卡维护的核心环节。组织应结合年终绩效评价对平衡计分卡各项要素进行一次全面的审查和反思，对不符合组织实际状况和外部环境变化要求的目标值、权重、指标、目标和战略提出具体的修正意见，阐明修正理由，提交党委办公会议讨论研究，做出明确决议，以进行修正。

2 行政及事业单位应用平衡计分卡的保障体系建设

2.1 建立专门的机构

建立专门的机构是进行平衡计分卡维护的组织保证。所有参与过平衡计分卡系统早期设计和开发的人员，都对系统的发展负有责任，也是平衡计分卡实施和维护的骨干力量。为了保证平衡计分卡的有效实施和维护，笔者建议组织在原有平衡计分卡团队的基础上，组建新的平衡计分卡实施和维护职能部门，由主要领导直接领导，其主要职责是：①各种平衡计分卡资料的收集汇总和交流；②督促指导平衡计分卡的实施；③解决平衡计分卡实施中的各种具体问题；④定期对相关指标进行调查确定；⑤定期组织平衡计分卡的绩效评价；⑥对平衡计分卡进行定期审查、调整、补充、改进和完善。在建立新的职能部门前，组织管理者应先确定一名平衡计分卡专职管理人员，协助主管经营的副总经理履行上述职责。

2.2 制定平衡计分卡实施与维护的专门制度和流程

制定平衡计分卡实施与维护的专门制度和流程是有效实施和维护平衡计分卡的制度保证和流程规范。组织应在平衡计分卡团队前一阶段引入建立平衡计分卡的基础上，制定专门的制度和流程，明确规定平衡计分卡应用过程中各项具体工作的名称、内容、要求、流程、衔接、完成时间和责任人，并作为组织的一项制度和规范正式印发和实施，使平衡计分卡各项具体工作的办理有规可循，有章可依。

2.3 充分沟通

一台机器设备，没有充分的润滑不能正常运转。一个设计精良的平衡计分卡如果没有充分的沟通也不能顺利实施。沟通是保证平衡计分卡顺利实施的重要前提条件之一。组织管理者应与平衡计分卡管理人员进行充分沟通。

2.3.1 沟通的作用

使全体员工明确平衡计分卡的具体要求，把组织发展战略变成每个员工的自觉行动；使员工了解组织的各项实际业绩，特别是与本职工作有直接关系的相关部门或环节的业绩信息资料；使管理层了解平衡计分卡的实际执行效果、平衡计分卡实施过程中出现的新问题和员工的意见与建议。这对及时采取相应措施、加强薄弱环节、保证平衡记分卡顺利实施和平衡计分卡自身的修正完善具有重要的影响作用。

2.3.2 沟通的类型、方式和主要内容

平衡计分卡实施过程的沟通按照沟通主体的相互关系可分为以下3种类型。

（1）自上而下的沟通，一般采取发简报、办墙报、播放闭路电视和召开专门会议等方式进行沟通。沟通的内容主要包括平衡计分卡基本内容宣讲；平衡计分卡执行情况通报和评价结果分析；平衡计分卡战略目标、绩效指标、目标值等的调整状况和调整原因说明；平衡计分卡在实施过程中所遇到的各种问题及其解决办法；平衡记分卡有关政策、制度和流程变化情况介绍；好人好事表扬等。

（2）自下而上的沟通，一般采取逐级上报、口头反映、书面报告和个人申诉等方式进行沟通。沟通的内容主要包括平衡计分卡考核评价专项资料上报；特殊问题反映；有关意见建议和个人申诉陈述等。个人申诉直接关系到员工的切身利益，也是员工应有的权利。组织管理层一定要认真对待员工个人的申诉，并由有关领导约请申诉员工面谈，耐心听取员工申诉陈述，然后深入调查了解，在弄清事实真相的基础上，按照规定制度和程序进行慎重处理，作出明确答复。

（3）同一层次之间的沟通，可以是职能部门之间的沟通；也可以是个人之间的沟通。同一层次之间的沟通一般采用口头、电话和网络沟通的方式进行。

2.4 恰当激励

激励是一个组织对其成员而言的。组织者通过某种机制激发、强化成员的动机，利用其为组织目标服务。激励含有激发动机、鼓励行为、形成动力之意，一般是外部刺激者施加给主体的利益刺激，从而使施加的推动力转化为主体动力。激励机制是组织者为了使组织成员的行动与其目标相融，并充分发挥每个成员的潜能而执行的一种制度框架。它通过一系列具体的组织行为规范和根据组织成员生存与发展的要求、价值观等设计的奖惩制度来运转。

美国哈佛大学管理学院教授詹姆斯说过，如果没有激励，一个人的能力发挥不过20%～30%；如果施以激励，一个人的能力则可以发挥到80%～90%，激励是一种特殊的社会活动，它自身是有规律可循的。

充分的激励是确保平衡计分卡有效实施和维护的重要驱动因素。组织只有重新设计采用与平衡计分卡紧密结合激励方法，不断完善激励机制，才能最大限度调动广大员工实施和维护平衡计分卡的积极性，使每个人都按照组织战略要求指导自己的日常行动，确保组织战略目标顺利实现。组织管理者应从组织的实际情况出发，重点抓好以下两方面的工作。

2.4.1 奖效挂钩，合理计奖

激励机制可分为2类：一类是以人的自利动机为激励物的物质型激励机制，一类是以人的精神动机为激励物的精神型激励机制。在市场经济条件下，物质财富的多少往往成为衡量成功的尺度，也是在竞争中追求生存、发展及享乐所必需的条件。而精神需求通常是建立在作为自然的生存和生理上的物质需要已经得到基本满足的基础上才能产生。所以人们通常都把物质激励放在第一位，组织管理者应首先给予其高度关注；精神激励只能排在第二位。行政及事业单位的员工一般经济条件较差，工资较低，自然更是首先看重物质激励。

组织员工的薪酬分为基本工资和绩效工资两部分。基本薪酬按照规定标准分月计付，绩效工资按照规定办法计付。行政及事业单位的物质激励主要采用年终计发奖金的形式，如何计发年终奖金成为了影响物质激励效果的关键因素。现行的年终奖金标准，由领导按照组织的实际支付能力和往年发放情况，由管理层研究确定，采用按职务分等定额发放的办法分发给每一位员工。这种办法的优点是简单方便，容易操作；缺点是与组织的发展战略脱节，与当期的综合业绩脱节，平均主义色彩比较浓厚，不够公平合理，不利于激励大家为实现组织战略目标努力工作的积极性，组织管理者应予以改变，笔者建议按以下程序和方法计算支付。

（1）计算确定组织当年计奖总比例。以组织年终平衡计分卡综合评价得分为依据，将综合评价得分为0.6分的计奖比例规定为10%，并按每增（减）0.01分增减0.5%的计奖比例计算确定组织当年的计奖总比例。

（2）计算确定组织当年奖金总额。组织当年奖金总额=组织当年工资总额×组织当年计奖总比例

（3）定比分级。按照每个员工当年的业绩表现，对其进行评议，将评议结果排序归入表格相应等级栏。等级分为A、B、C、D、E，所占比例分别为15%、25%、40%、15%、5%。

（4）分级赋权。各个等级对应的计算奖金的权数，A等为1.4，B等为1.2，C等为1.0，D等为0.8，E等为0.6。

（5）计算确定每一员工员的工奖金数额。公式为：

（6）组织员工年终奖金模拟计算举例。假设组织当年全体员工工资总额为100万元。当年业绩综合评价得分为0.7分。A、B、C、D、E五个等级的员工基本工资数额依次为18万元、25万元、42万元、11万元、4万元。职工王某当年的工资为1.2万元，所评的等级为B等。则：

组织当年计奖总比例=10%+10×0.5%=15%；

組织当年奖金总额=100×15%=15（万元）；

员工王某当年应得奖金=15×[（1.2×1.2）/（18×1.4+25×1.2+42×1+11×0.8+4×0.6）]=0.199 262（万元）

上述计奖办法克服了现行计奖办法的缺陷，奖金多少与组织的综合业绩评价结果密切相关，可以准确计算，克服了员工之间在奖金计算上的平均主义，能够较好的调动员工按照组织战略管理的要求，努力搞好本职工作的积极性，且有很强的可操作性，比较适合于行政及事业单位当前的实际情况，具有一定的推广使用价值。

2.4.2 多措并举，增强激励效果

有效的激励应该是多种办法并举的综合激励。奖金激励虽然重要，组织管理者应认真抓好，不断改进，但仅有这一种方法是远远不够的。组织的管理层应该在认真抓好奖效挂钩，合理计奖的基础上拓宽思路，广泛听取群众意见，选择采用诸如带薪渡假、提拔晋升、委托授权、带薪学习进修、颁发奖状、口头表扬等，各种能够激励员工为实现组织的战略目标努力工作的办法对员工进行激励。这些办法不需要增加太多的激励成本，还可以弥补单纯奖金激励的缺陷，其激励作用同样不可忽视。

主要参考文献

[1][美]保罗·R·尼文.政府及非营利组织平衡计分卡[M].胡玉明，译.北京：中国财政经济出版社，2004.

[2]宝利嘉顾问.战略执行：平衡计分卡的设计和实践[M].北京：中国社会科学出版社，2003.

[3][美]马克·格雷厄姆·布朗.超越平衡计分卡[M].谢军容，译.北京：中国财政经济出版社，2010.