Excel在人力资源管理中的应用

郭一聆

（郑州市城市管理局，郑州 450006）

[摘 要]随着企事业单位的发展，办公软件在各个领域中都得到了广泛的推广与应用，政府部门也不例外。Excel是办公系列软件office的重要组件之一，在数据处理方面具有强大的功能，能够极大的提升人事资源管理的效率，在企事业单位中利用Excel软件能够有效提高其工作效率，促使企事业单位发展。基于此，本文探讨了Excel在人事资源管理中的具体应用，旨在促进企事业单位人事资源管理水平的提升。

[关键词]Excel；人事资源管理；工作效率

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.045

[中图分类号]F272.92；F270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-00-02

人事资源管理对任何一个组织以及企事业单位来说，都是重要的工作内容之一。在企事业单位运行过程中，人事资源管理发挥着重要的作用，有效的人事资源管理能够提高企事业单位运行的工作效率，更好的促进企事业单位发展。这就需要企事业单位及时关注人才的选拔、任用、培育、留任，对单位人事资源管理的日常工作内容加以扩展。而Excel在人事资源管理系统中招聘录用方面、工资管理方面、数据统计等方面都有着广泛的运用，其能够完成不同数据的处理工作、图表绘制工作、统计分析工作与辅助决策操作等工作。基于此，本文分析了Excel在人事资源管理中的具体应用案例，以提高企事业单位人事资源管理的质量与水平，使企事业单位人事资源管理沿着健康的方向持续发展。

1 建立人事资源管理数据库的迫切现实

现阶段，Microsoft Windows在各个行业各个不同单位中都得到了广泛的应用。在微软系列办公软件中，Excel被广泛地运用于人事资源管理工作中。Excel具有人性化的功能，设计功能比较强大。随着微软公司特定的连接方式，其能够对各种类型的数据资料进行相关交换，同时还可以加强早期数据库版本之间数据的交换与传输，能够满足复杂环境下的人事资源动态数据的收集整理与呈报工作的相关需要。但也应看到因其使用比较广泛，在具体的应用中可能会有仅仅使用表面而走进数据管理的误区，因此，相关人员需要加强对数据管理的本质认识，养成正确的数据管理习惯，从而使人事管理工作持续进行同时可以追溯，进而促使管理效率提升。

2 Excel在人事资源管理中的具体应用

人事资源管理是一项庞大而琐碎的工作，具体包括了单位内所有职工的年龄、性别、学历以及家庭住址等资料，需要人事资源管理工作人员进行仔细核对与计算，并对数据进行有效的统计与整理，充分发挥人事资源管理的作用，为企事业单位的工作提供人员后备支持。

在人事资源管理中，线性规划在管理工作中的使用比较广泛，能夠对人事资源管理工作发挥非常积极的作用，其中的重要代表就是Excel的应用。利用Excel能够加强对员工薪资的计算与管理以及对人事资料的分析工作，下面从这两个方面进行具体分析。

2.1 利用Excel加强对员工的薪资管理

在人事资源管理中的重要工作内容就是薪资的管理，这会直接影响到工作人员的工作热情，是对职工阶段工作时间内的工作情况的总结与回报，对工作人员具有重要的激励作用，也是企事业单位留住人才的重要途径之一。利用Excel能够有效地对员工的工作时间、加班情况与工作回馈等进行一定的统计，其包括员工个人所得税的代缴情况、员工带薪假的天数、员工月度的工资表等，并能对员工的工资条进行批量制作，同时能对公司为员工缴纳的“五险一金”情况进行有效展示。企事业单位在进行人事资源管理工作中，需要根据员工的实际收入情况缴纳相关的个人所得税，并为员工缴纳“五险一金”等相关的款项，而这些款项的计算是一个庞大的数据工程。利用Excel能够进行有效地将表格中相关函数进行快速计算，不管数据有多么庞大，只要输入正确的计算公式就能进行正确的计算，且得出的数据比人工计算的要精准，误差率小。

2.2 利用Excel加强对人事资源数据信息的统计分析工作

在进行人事资源管理中的另一项重要工作就是对人事资源信息进行统计，对员工的入职日期、家庭住址以及学历背景等进行相关统计，掌握员工的一些基本情况，及时对空缺的工作岗位在网站上向社会发布招聘启事，同时对一些离职员工做好善后工作，这些都需要加强对员工信息的整理与分析。利用Excel对员工信息进行分析能够发挥强大的作用，例如根据员工的身份证号，通过DATE函数能够提取出员工的具体生日，从而得出员工的年龄，利用IF函数能够有效得出员工的男女性别，从而获得员工年龄与性别的重要资料。在对员工信息的掌握方面，工作人员需要根据不同年龄段的员工，统计出其具体的学历情况，此时人事资源管理的工作人员可以利用Excel中的统计函数，针对各个年龄层次的员工进行统计，具体包括大于50岁以上的员工，40岁到50岁之间的员工，以及30岁到40岁之间的员工，还有30岁以下的青年员工人数，根据单位人事统计的具体要求对人事资料进行统计分析。

对员工的学历情况可以利用Excel中的数据透视表进行分析，根据人事信息表格，在不同的学历条件下建立相关的数据透视表，能够直接获得员工的学历情况，一目了然，效果明显，极大的提升了工作效率，工作人员在进行操作时，把相关的学历字词拖拽到列标签与数值项目中，其中，行标签为员工所在的工作部门，计数项是数值，在列标签与数值设置好后就生成了数据透视表，其能直接反应员工的学历情况，工作人员在短时间内通过数据透视表，能够对员工的学历情况进行快速的获取，体现了Excel强大的数据处理能力。

3 运用Excel加强人事资源管理工作中的心理方面

随着习近平领导班子对国家政府单位廉政建设等的实施，目前企事业单位面临着重大的发展机遇，需要进行相应的调整以响应国家和党的相关政策，因此，企事业单位应加强日常的工作建设、提高工作效率，保持与人民群众的密切联系，这就对工作人员提出了更高的工作要求，需要工作人员具有更强的工作能力与心理承受能力。所以企事业单位应及时关注工作人员的心理健康状况与工作压力情况，利用Excel能够对工作人员的心理健康状况进行有效分析。

企事业单位在运行过程中应坚持以人为本的理念，及时关注工作人员的心理素质与心理健康状况，使用科学的工具加强工作人员的心理辅导，使工作人员保持较高的工作积极性，从而促使其工作效率的提升，使单位的工作绩效得到提升，使组织的整体效能得到充分发挥。关于工作人员的心理素质方面，相关人员首先可以使用《症状自评量表》对工作人员的心理状况进行了解与调查，得到分析数据后再利用Excel对工作人员的心理问题进行全面分析，进而提出相应的解决措施。

为了确保数据的科学性，相关人员应加强调查数据的完整有效性，先确定总分，再利用总分对具体的心理状况进行汇总和分析，进而利用Excel得出具体的急性柱状图，根据急性柱状图中的相关数据，对职工心理问题产生的具体原因进行分析与了解。不同的因子分别代表了不同的原因，相关人员应对不同的因子进行具体分析，进而掌握职工的心理状况，再想出不同的解决方案，进而有效解决工作人员的心理问题。人事资源管理组织，首先应对阳性项目进行仔细检查与筛选，当工作人员总体分数大于160分，同时工作人员阳性项目的数量大于43分时，应当对阳性项目进行下一步的筛选工作；当工作人员总体分数大于200分，说明其心理有一定的问题，应当进行心理辅导；而当工作人员总体分数大于250分时，说明其已经有了严重的心理问题，应当进行心理方面的治疗。

4 结 语

随着信息技术的普及与电脑的广泛使用，办公软件在企事业单位中也得到了应用，其中，Excel基于其强大的数据处理能力，对企事业单位人事管理方面能够发挥巨大的作用，极大的提升了人事资源管理的效率，提升了工作人员的工作热情与工作积极性，同时还能对工作人员的心理状况进行有效分析。在事业单位人事资源管理中运用能够极大的提升相关人员的工作效率，促使企事业单位工作顺利进行。

主要参考文献

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[2]武艳芬.Excel在人力资源管理中的应用[J].中国高新技术企业，2015（36）.

[3]王晨曦.Excel在部门人力资源管理中的高级应用[J].时代金融，2015（32）.