巧用网络平台创新办公室信息管理模式

赵晓波

（吉林大学 商学院，长春 130012）

[摘 要]学院办公室是学院的管理中枢，学院办公室信息管理如何更加富有效率，是信息社会背景下学院快速发展不得不面对的问题。本文从学院办公室信息管理的需要出发，探讨如何巧妙利用网络平台，创新学院办公室信息管理模式，以期提升学院办公室管理工作的水平，更好地服务于教学与科研。

[关键词]网络平台；学院办公室；信息管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.042

[中图分类号]G647 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-00-01

1 学院办公室信息管理工作的特点

1.1 指导性

指导性是将学校主管机关的通知、任务、指示等信息，及时以不同的载体转达、下发、传递到学院的各个部门，保证学院各部门及时了解、领会有关政策、精神，做好各自的工作，从而使教学和科研工作能够正常开展。

1.2 服务性

一是为学校主管部门服务，通过报送信息，使上级机关掌握学院的最新发展动态；二是为学院领导服务，通过信息的收集、整理和反馈工作，提供有价值的信息，供学院领导决策时进行参考；三是为学院各部门服务，通过向各部门下发信息，指导各部门工作。

1.3 时效性

要发挥信息的使用价值，就必须保证信息的时效性，特别是那些动态性、趋向性的信息。办公室人员快速将各类信息归纳整理，并及时反馈给领导和教工，让他们了解所需信息，方便有关领导把控局面，指导工作，也方便教工开展相关工作。

1.4 综合性

学院作为教学和科研单位，各类信息在学院内外集散。大量信息都是极具前沿性的知识成果，信息管理工作就是要将这些原始信息进行分类整理，深入发掘，筛选归纳，形成综合信息，为学院管理提供有价值的、可供领导决策的依据。

1.5 新颖性

学院是教学与科研基地，教师为了传授行业领先的知识、解决专业难题，需要广泛收集最新的信息，不断利用崭新的知识来激发学生的学习兴趣，拓宽学生的学术视野。同时，通过海量信息的萃取，提炼有益于科研进展的最新知识成果。这些新颖的信息也推动着学院管理信息不断跟进、更新。

2 学院办公室信息管理架构的建设

2.1 构建学院信息网络，动态掌握学院内部信息

网络平台具有交互性和多媒体性的特点，因而在信息管理过程中，信息管理者和师生之间均可以借助网络技术进行双向交流，包括QQ群、微信群、电子邮件、公告板、讨论组和网络会议等。尤其是智能手机的普及，可以以学院、系、班为单位，建立不同功能的微信群，在学院内部形成一个系统网络，提高信息收集和传递的效率。另外，学院办公室在信息管理工作中还要完善信息管理制度，确保信息本身的准确度以及传递的时效性。

2.2 拓宽信息交流渠道，促进学院内外信息沟通

学院办公室的信息管理工作不仅仅要统筹学院内部的各种信息，还要与学校内外的信息进行交流。作为人才培养的基地，学院必须密切关注社会所需人才的需求信息，及时发布社会用人单位的人才招聘信息，增加毕业生的就业机会；同时，还可以按照社会需求，发布招生信息，为经济发展培养急需的专业人才。

2.3 采集整理海量信息，提供有价值的信息服务

学院教学科研信息量大、面广、内容繁杂、但并非每种信息都是有价值的，学院办公室在进行信息管理工作时，还要对各类信息进行筛选、整理、归纳、分析、研究，为教师和学生提供高质量的信息服务。

3 基于网络平台环境下学院办公室信息管理工作的成效

3.1 转变了管理模式

利用网络技术，实现了管理信息的双向沟通，通过信息的交流和分享，实现了学院办公室信息管理模式由管理型向服务型的转变。

3.2 提高了办公效率

基于网络平台，实现了办公手段从有纸化的方式向无纸化的方式转变，如课程安排、会议安排、考试安排、招生招聘通知、校内文件、非密级的文件传阅以及校内各部门的信息资料上报等，都可以通过网络平台迅速而准确地传送到各个办公室和学院领导的手中，既方便、快捷、高效，同时又为学院节省了人力、物力和财力，大大提高了辦公室工作的质量和效率。

3.3 促进了管理民主化

利用学院网络平台，学院提供了一个参与学院管理的虚拟空间，实现了人人参与、民主管理和民主监督的目标。网络技术的利用，既消弭了管理者与被管理者的距离，方便教职员工了解全院的基本情况，积极参与学院管理，增强责任感，便于落实学院管理措施。同时，还实现了广大教职员工对管理者的民主监督，有利于学院各项工作的顺利推进。

3.4 实现了决策科学化

网络平台为教职员工提供了一个参政议政、建言献策的沟通渠道，可以让教职员工对关系学院建设和发展的问题进行思考、发表意见，为学院的发展献计献策，让学院领导从教职员工的意见中吸取有益于决策的建议；网络平台也为学院领导提供了一个集思广益、广开言路的信息通道。学院领导可以通过网络，及时了解和掌握全院的教学科研动态、师生员工的思想状态，并获得真实、可靠、新颖的信息，从而实现了领导决策的科学化。

网络平台是高校学院办公室信息管理可利用的重要抓手，也是网络时代必须合理利用的现代管理手段。学院的信息管理应更快适应网络时代的潮流，构建更加高效的网络信息管理平台，不断提升网络使用效能，创新学院信息管理模式。

主要参考文献

[1]王日春.试论高校办公室网络化管理[J].办公室业务，2000（4）.

[2]秦华.试论高校办公室信息工作的网络化[J].现代情报，2003（12）.

[3]孙波玲.试论网络环境下的学院办公室信息工作[J].办公室业务，2013（13）.