事业单位档案管理新思路分析

王虹博

【摘要】为适应社会的变革，为了事业单位能够有序、协调、高效地运行，档案管理的方法也必须进行创新。本文即对事业单位档案管理工作中存在的问题阐述了具体的创新思路，以期能为相关工作提供参考。

【关键词】事业单位；档案管理；新思路

一、目前事业单位档案管理的问题

首先，在现代信息技术的应用促进下，通过计算机管理的方式，电子计算机和网络所形成的各种档案除了传统的纸质档案，也有越来越多的电子档案。但是纸质档案仍然占有相当大的比重，有的纸质档案与电子档案存在着联系，如何进行纸质档案和电子档案的管理给单位档案管理带来了双重压力，难度也大大增加，使档案管理工作产生了许多的问题，严重影响了档案的利用。第二，档案管理的基础业务较差，管理人员缺乏科学的管理理念，有的单位有专门的部门，但是在岗的管理人员在档案管理观念上却十分落后，进行档案管理实际上只能将现有资料进行统一存放或者在计算机中进行存档，不是真正意义上的档案管理。对于一些电子档案，事业单位档案管理也是简单地进行电子存档，而没有通过计算机进行整理分类，而且是在本部门内部存档，在本部门或者其他部门需要时，查找起来还是不便，影响档案资料的共享和利用。第三， 随着时代的不断发展，不少基层事业单位领导由于思想意识和经济发展方面的限制对档案管理工作的重视程度不足，导致不少档案管理模式仍然以传统的形式为主，对科学技术的应用程度严重不足。档案信息化管理程度较低，管理水平难以得到有效的提高。管理部门的相关设备明显落后，使得档案的开发、存储、调整以及分类等工作无法执行到位，严重影响档案后期资源的利用度。

二、事业单位档案管理的新思路

（一）强化档案管理的现代化管理理念。首先，现代事业单位档案管理不能再沿用传统的方式，而是应该将档案管理的媒介从人力转变为现代的信息化技术，完善管理体制。强制性要求档案管理人员更改管理方式，不得再以传统方法作为主要管理方法，即使完成了信息化档案管理系统的建立工作，也需要人员对基础指令进行操作。因此，应该采用不定期的培训方式学习如何利用现代网络计算机进行档案管理，从而促进效率的提升，所以必须要求所有档案管理人员都要参与现代的信息化技术管理学习培训工作，提高档案管理的信息化水平，促进档案管理效率的提升。

（二）构建档案管理信息化建设平台。首先要构建档案管理信息化建设平台，对数据资料进行统一的搜集和处理，为信息时代下档案管理工作提供更为广阔的发展空间，再次需要加强档案管理部门的设备改进力度，增加设备引入的投资金额，为档案管理部门提供最好的硬件基础，加快研究解决电子政务环境下档案工作的新技术新问题，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，逐步实现公文办理和档案管理的规范化与一体化。利用电子政务平台，积极开展已公开现行文件和档案信息网上查询服务，稳步推进馆藏档案的数字化，全面提高档案利用的效率和质量，最大限度地满足档案利用需求。同时，依托電子政务平台建立电子文件中心，实现电子文件和电子档案的网上接收。加快档案信息化基础设施建设，加强档案资源信息化建设，努力构建档案信息化必须的标准化体系、安全保障体系、社会服务体系，促进档案信息化建设持续、快速、健康地发展，以此来共同形成信息化档案管理平台，有效地提高档案管理工作的效率和水平。

（三）电子文件归档管理。随着计算机和网络技术的普及，越来越多的文件直接在电脑上产生和传输，电子文件档案将成为传统文件的必要补充和完善，因此做好电子文件归档管理工作尤为重要，是当前档案管理人员面临的重要课题，面对这一挑战，档案部门唯有更新观念，调整工作职责，把眼光投向电子文件，电子信息才能生存并获得新生。要想使电子档案管理工作提前步入电子文件的运作与管理就要把规范管理的触角延伸到归档前电子文件的形成，充分发挥电子文件在计算机网络中便于检索、传递、利用的特点，对电子文件进行规范化管理，制定一系列管理制度从文件收集、整理、归档、移交、保管、利用等方面制定具体标准和规范显得尤为重要。

三、结语

基于现代新形式下计算机的运用，档案管理工作必须借助计算机和互联网技术，实现对以往纸质档案的数字转化，确保档案的完整与安全，电子档案同样要遵循纸质档案管理的基本原则，同时还要建立事业单位自己的数据库，方便对信息进行存储。

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