关于加强税务档案信息化建设的实践与思考

亓海燕

【摘要】本文对税务档案管理信息化建设的必要性进行了探讨，并就如何有效开展税务档案管理信息化建设工作提出了一些可行的对策。

【关键词】税务档案；信息化建设；对策

一、泰州地税档案管理信息化建设基本情况

泰州地税依托现有档案设施，高标准、高质量地做好档案库房的建设，按照档案管理“八防”要求，逐年投入经费，完善基础设施，配备了计算机、光盘刻录机、复印机、扫描仪、防磁柜、温湿度记录仪等专用设备。同时，在工作中建立了档案分类方案，规定档案材料归档范围，明确各类档案保管期限，做到档案收集齐全，日常管理规范。我们于2013年11月开始推广“江苏省地方税务局电子档案管理系统”，纳税人的所有档案进行一户式电子化存储，录入方式分为大集中影印录入和电子档案管理系统录入两种，自动实现档案化编辑处理。电子档案管理系统与影印系统无缝对接，严格保持档案的原始属性，科学确定接口数据标准，合理转换，通过接口程序直接导入该资料信息，无需重复录入；其他涉税资料直接在电子档案管理系统中扫描录入。运用电子档案管理系统中的“业务档案查询”和“按户查询”模块，通过税务管理码和纳税人名称关键词检索，可查询到该纳税人的所有征管档案，为加强税收业务档案网络化利用提供保障。2016年我们又对1996年建局以来尚在保管期限内的所有历史业务档案进行了数字化加工，累计投入经费30余万元，扫描各类档案180万页，形成超过3T的数据资源库，并将扫描后的图像文件、文件级目录与江苏省地税局电子档案管理系统挂接，实现全文数字化。同时，加强对档案工作人员的选拔、培养和锻炼，加快知识更新，掌握计算机数据库管理技术，及时跟踪、了解档案业务最新领域和前沿技能，不断提高综合业务素质。以档案收集为重点，以档案整理为关键，以服务保障为导向，不断创新档案管理建设的内容、途径、方式，使档案资源更加贴近地税工作的实际需要，最大限度地发挥档案保存历史、服务现实的功能。

二、当前档案管理信息化建设中存在的问题

（一）档案信息化建设理念有待加强。地税机关信息化建设意识较强，近年来投入大量精力开发各类税收征管软件，应进一步加大对档案信息化建设的投入。尤其在制定信息化建设发展规划时，应将档案管理纳入其中，使得档案管理真正介入信息化全面规划和系统实施中，建立完善档案信息化管理制度和管理方式。

（二）档案信息化管理方法亟须改进。目前地税部门已全面实现了办公自动化，基本取消了手工操作，电子文件开始作为正式文件使用，纸质拷贝件仅作为辅助性文件。但是，基层部门在开展税收工作中形成的各类涉税文书并未加盖电子印章，电子文件的凭证作用受到置疑，致使很多重要的涉税文书依然只能以纸质而不能以电子文件形式进行传递并保存。

（三）档案信息化管理仍有安全隐患。采用的办公自动化系统对电子文件的归档考虑不周到，设计不够稳妥，措施不够严密，立卷目标不够便利。多数系统只设计了逻辑归档功能，只是把相关的目录信息归档并到档案部门使用的终端上，而没把这些电子文件下载到可脱机保存的载体上。

三、加强档案管理信息化建设的对策

（一）加大投入，增配软、硬件设施。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络，它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段，也是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。所以应投入必要的财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件，确保信息化工作顺利开展。

（二）做好保密工作，确保档案安全。档案资源共享和档案安全是一对难以调和的矛盾。为此，档案管理人员必须培养保密意识，认真地对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严格审查，严格管理。在现代信息社会中，我们更应树立高度的安全意识，对电子文件的安全防护问题引起足够的重视，注意防护黑客攻击，注意防毒杀毒，确保计算机安全，切实做好电子文件的安全防护，维护档案安全。

（三）完善电子文件归档与档案信息数据库的管理。一是各类数据既要保留电子文档修改的痕迹，便于事后追踪、查找，明确责任，也要严格实行“两套制”，即电子文件与原始纸质文件同时保存，如税收征管中的完税证及重要凭证数据和涉税事项审批中的审批文件等。二是要严把数据录入质量关，确保电子档案与纸质档案内容的一致性，杜绝出现漏项、缺项和错别字现象，建立准确、完整的原始数据库，这是地税信息系统有效运作的前提条件。三是要确保档案数据库录入档案数据的绝对安全，保证档案数据的完整性和准确性，达到一次输入、多次利用、信息共享的目的。

（四）大力加强地税档案人才的培养。针对档案管理人員学历、年龄、阅历的不同，分层次分阶段推进岗前培训、在职教育和知识更新，着力解决档案人员“观念僵化、知识老化、工作一般化”等问题，想方设法帮助档案人员加快知识更新，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。