浅谈医院安全保卫工作中的档案管理措施

伍肇民

【摘要】本文论述了医院安全保卫工作档案管理的作用和特点；结合工作实际提出医院安全保卫工作中的档案管理措施。

【关键词】医院；安全保卫工作；档案管理；措施

医院安全保卫工作属于医院行政管理工作中的一个重要组成部分，其工作档案是在组织实施各种安全保卫活动中逐渐形成的，具有一定查阅及保存价值的材料、文件、声像、图表等不同形式的历史记录。从医院安全保卫工作档案的作用、类型及特点方面，探究如何提高其档案管理的措施，具有非常重要的意义。

一、医院安全保卫工作档案管理的作用

医院的安全保卫工作档案是对曾经工作中发生及遇到的状况的真实记录，能够充分为现实的安全保卫工作服务。首先，它具有一定的凭证作用。由于档案客观地记载了历史情况，是历史的真实凭证，因此可以为现实工作查考并处理问题提供服务。其次，档案具有一定的参考作用。档案不仅对曾经工作中遇到的情况有所记录，同时也记录了在以往安全保卫工作进行中的形势变化、思想发展、工作成果以及经验教训等，为现实工作考查和借鉴，提供了巨大的参考作用。第三，档案还具有一定的服务作用。一般安全保卫工作的档案都具有大量丰富的内容，能够为安全保卫工作组织相关机构进行科学研究、教学、宣传教育和现实工作等提供必要的服务。

二、医院安全保卫工作中的档案管理分类

医院的安全保卫工作档案管理一般分为两类：即文书档案管理和业务档案管理。文书档案管理主要包括有关领导部门下发的一些重要文件；安全保卫机构的工作计划、报告、总结、会议记录和统计报表等文书材料；安全保卫工作条例、规章制度、评选先进工作者和积极分子等登记表以及相关事迹材料；安全保卫机构内部办公设备及财产的登记表和账目等。业务档案，主要包括治安工作档案（如各重点部位或要害部位确定的根据、批准材料、报告、防护设备和措施；治安、刑事案件的立案及调查处理材料等）、消防工作档案（如火灾、火情事故发生的情况记录、调查报告、结论报告、火灾隐患及相关治理整改情况、消防设备的设置时间和部位等等）、政保工作档案等（年度信息工作档案、突发事件及处理情况、医院内部政治案件的相关调查、侦察及处分结论等材料）。

三、医院安全保卫工作档案的特点

医院安全保卫工作档案具有如下特点：第一，多样性。医院安全保卫工作档案的内容多、数量多、类别也多。其中既有调查档案、案件档案、重要项目的安全保卫档案、重大事故档案，同时还有文书档案、治安处罚档案、监督及改造档案等。第二，现实性。医院安全保卫工作档案是对现实安全保卫工作的记录及积累，又为现实安全保卫工作提供直接服务。第三，动态性。医院安全保卫工作档案会随着工作手段的变化及问题性质的改变而发生转化。第四，机密性。安全保卫工作由于在实施过程中可能会涉及到一些保密事件或党政机密性文件，因此，安全保卫工作档案具有很强的机密性。

四、医院安全保卫工作中的档案管理措施

（一）建立信息化、标准化档案管理。建立标准化档案管理，就是指对档案工作的各项内容进行标准化要求。包括分类规则、组卷的格式、档案文献的编纂规则、档案著录及标引规则等。在标准化的基础上，充分利用计算机等现代化科学技术，对档案的保存、管理及处置提供系统化管理，以期获得更高的工作效率、经济及社会效益。例如，规范档案整理和标引、著录工作的标准化，然后利用计算机软件建立相关的档案数据库系统，有计划、有目标地将光盘技术和缩微技术应用到档案的管理工作中，实现档案的数字化、信息化、网络化系统管理。提升医院安全保卫工作档案管理的自动化、便利化及高效化，进而提高其工作效率、使用价值及经济效益。

（二）提高医院安全保卫工作档案管理人员的综合素质。医院安全保卫工作档案管理质量及水平的高低，并不取决于档案管理人员的数量，而是取决于档案管理人员的专业技术、工作方法、整体素质以及科学的管理体制等综合因素。因此必须提高医院安全保卫工作档案管理人员的综合素质。例如，当前医院安全保卫工作档案管理人员，主要是临床专业或其他非档案管理专业的人员，素质水平参差不齐。因此，要想真正提高档案管理工作的服务质量，使档案管理逐步实现全面的规范化、专业化、统一化标准，必须提升相关工作人员的综合素质。首先，在对档案管理工作人员的选拔上，采取公开招聘，公平竞争的方式。选择时要注意挑选社会关系相对简单、思想素质较好，并拥有较强专业技能的档案管理专业人才。并给予优厚的待遇条件，确保其能够踏实稳定地开展档案管理工作。其次，对于当前在岗的档案管理工作人员，可以对其专业技能层次进行划分，并邀请档案局具有丰富实践技能的专家或专业人才，对他们进行档案专业知识及技能培训。同时还要对他们的计算机应用知识和英语的必要听说读写能力提出一定的学习要求，使其真正能够适应新时期的信息化、国际化档案管理模式。另外，还应该定期对医院安全保卫工作档案管理人员进行专业理论知识及实践技能的检测。采用优胜劣汰的方式，逐渐优化档案管理工作的人员结构。

五、结语

综上所述，医院安全保卫工作的档案，是对工作中出现及遇到的各种大事的记录，对于查考及指导安全保卫工作的有序开展，都有极其重要的作用。因此，应该充分利用现代化科学技术，建立信息化、标准化的档案管理系统，提高相关工作人员的综合素质，为该工作的长远有序发展提供坚实保障。

【参考文献】

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