社保业务档案的利用特点及存在问题

王浦文

【摘要】社保作为我国社会主义建设过程中重要的建设方向，在长期的经济社会发展过程中，国家为其创造良好的制度环境。在现今社保改革不断探索发展的情况下，应加强对社保业务档案的利用。本文针对其现存的问题进行分析，提出改善工作的措施。

【关键词】社保业务档案；利用；存在问题；改善措施

社保业务档案的利用是社保管理中重要的一个方面，其具体指的是社保参与对象具体参与情况、详细的缴费等方面的记录。当前，我国党和政府在极力促进社保改革的过程中，其中异地结算和社保转移等改革措施渐露头角，这些改革措施要求社保业务档案基础性管理的完善，通过现代化信息技术电子档案的管理，强化社保业务的管理水平，强化其自身特点的发挥，为现今社保改革的跨地区转移持续发展发挥了重要的作用。

一、社保业务档案利用的特点

（一）跨区域性。社保业务档案作为社保数据资料基础性的管理部分，社保业务档案自身存在的属性决定其在利用的过程中最为突出的特点就是跨区域性。众所周知，社保业务档案简单而言就是记录参保对象自身社保记录重要的科学依据和数据资料，其讲究真实性和规范化的管理。跨区域性的特点尤其是针对现今我国党和政府在不断推进社保改革的过程中表现尤为突出。当下，我国社保改革的一个重要方向是在保证利益协调和分隔公平的基础上，能够实现社保的跨区域转移，从而实现社保人员的持续参保。作为这种发展方向的基础，这就要求社保业务档案能够实现管理的规范化，社保业务档案中资料数据的跨区域利用是促进改革实现的一个关键部分。

（二）数据资料的针对性强。社保业务档案是社保参与对象参保情况、个人背景资料登记的综合记录管理。其从登记到整理到最后的汇总是一个科学的收集数据资料的过程。在当前信息化管理的情况下，社保业务档案数据资料的登记管理从传统的纸质版管理转化为电子档案管理。无论是对传统的还是现代化的社保业务档案管理，其都是以实名制的方式对具体的参保对象进行单一化的登记管理，而且其数据资料的收集的标准也是非常严格的，总体而言社保业务档案数据资料的针对性非常强。

（三）集成性和层次性的结合。社保业务档案在登记管理以及利用的过程中是一个层次性登记管理与统筹使用的过程。其中层次性主要面对的是社保业务档案的利用能够在市、县等区域中实现小规模的使用，但是现今我国不断加强社保业务档案的统筹使用，这也就是社保业务档案的利用强化省级统筹管理利用，从省级统筹利用为当前社保改革发展创造良好的制度环境。所以，社保业务档案的利用是一个层次性和集成性利用的过程。

二、社保业务利用档案存在的问题

当前，我国在竭力促进社保改革、强化社保统筹管理利用的过程中，作为社保数据资料登记管理的主要存在部分即社保业务档案出现了一些问题，强化对这些问题的分析是促进社保业务档案利用的基础工作。

（一）完全的信息化管理并没有实现，社保业务档案电子归档的效率低。现今信息化技术的发展已经走进了人们生产生活的各个领域，其中在行政职业单位、政府等各个部门的业务管理中信息化建设的速度更是较快的。就这一方面而言，信息化的建设能够极大提高社保业务档案利用的效率和质量，工作人员可以通过简单的系统操作查阅以地区、个人、性别等为单位的具体的社保业务档案资料，信息化管理相比传统的社保业务档案管理存在着很大的优势。但是现今存在的一个很大的问题就是，由于各个地区社会经济发展水平千差万别，而较强的经济基础优势是社保业务档案进行信息化管理的关键，所以就造成社保业务档案利用的信息化尚未完全实现。除此之外，由于现今社保业务档案部分工作人员缺乏现代化管理利用意识，社保业务档案电子归档效率比较低，这样极大地妨碍了社保业务档案跨区域利用的效率，这是现今社保业务档案利用中最为突出的问题。

（二）网络联系程度低，信息数据资源的共享程度有待加深。这一问题的出现是上一个问题衍生出来的，由于电子档案的归档效率低及信息化建设的整体速度不一致，就会导致现今社保业务档案之间网络联系程度低，信息数据资源无法完全实现共享，对社保业务档案的利用是非常不利的。社保业务档案利用的主要方面就是对数据资料的使用，无论是层次性的还是集成性较高的使用来讲，能够创造条件实现数据资源的共享，为不同区域社保业务工作提供极大的方便。但是面对现今各个地区之间社保业务档案统一的网络联系基础尚未真正建立起来，在一定程度上割断了社保业务档案数据资料的联系渠道，条块化、分割度比较强的数据资料存储状况极不利于社保业务档案的利用。

（三）社保业务档案利用缺乏科学的管理及法律法规。社保业务档案是对参保对象参保记录及具体背景资料的登记，其为了保护参保对象的个人隐私权，对其利用过程的规范化和标准化管理程度要求非常高。但是现今面对的一个主要问题就是我国总体的社保业务档案处在信息化建设的关键阶段以及社保业务档案利用转型改革的关键时期，这一时期社保业务档案出现了各个方面利用的漏洞，出现了泄露参保人员隐私的现象。而造成这一问题主要是现今关于社保业务档案利用完善的科学法规尚未真正建立起来，没有权威性、标准性高的法律法规的管理，社保业务档案真正实现规范科学利用是比较困难的。 （下转第151页）（上接第143页）

三、社保业务档案改进的措施分析

（一）强化与地方社保管理网络的联系，建立从参保到退休的全部电子档案。为了强化社保业务档案的利用，促使社保业务档案自身存在的价值真正发挥出来，需强化各级地方社保业务档案之间管理的网络联系，在为参保对象建立从参保之初到退休之时的全部电子档案，为社保业务档案的跨区域和跨部门利用奠定基础。在此基础上，各級社保业务档案要主动的建立或参与局域网或特定网络流程和数据库的建立，通过网络系统与其他地区之间建立联系，通过完善的数据资料提高社保业务档案的利用率。

（二）强化省级统筹电子档案系统的管理，加强顶层设计，强化与外网的联系。社保业务档案利用的最大化必须在统筹层次较高的管理下才能够正常进行。所以，为了提高社保业务档案的利用率，省级管理部门应该从政策、资金及技术等方面强化社保业务档案建立管理的一体化建设，强化统筹管理，通过顶层设计，不断为省内各级社保业务档案的利用创造良好的制度环境，通过特定政策的出台，为社保业务档案不同地区、不同层次的使用提供政策依据。其次，政府还应加大财政资金对社保业务档案规范利用的支持，为社保业务档案自身信息化建设以及与外网的联系提供基础物质支撑，以此提高社保业务档案利用的效率和水平。

（三）强化科学管理机制的形成，依法进行社保业务档案的利用。当前社保业务档案的利用需要在面对社保改革的现实状况下进行，为了能够保证社保业务档案利用的科学化及规范化，必须出台相应的法律法规，依靠法律法规为社保业务档案的利用设定标准和界限。社保业务档案法律法规的形成一方面应在原有法律法规的基础上，在深刻结合当前社保业务档案利用的形势下适当地改进，这样做不仅能够保存社保业务档案利用的基础，而且其适用性也比较强。另一方面，社保业务档案法律法规的形成应在总体形成的基础上进一步细化，建立针对性较强的不同层次的法律法规，真正做到社保业务档案利用每个环节、每个部分都能有法可依，以此提高社保业务档案利用的规范化和标准化。

四、结语

综上所述，社保业务档案的利用应在其跨区域性利用、数据资料针对性较强的前提下，能够通过其现存的业务档案利用状况中存在的问题，省级政府及相关部门应强化统筹管理，强化与外网的联系，从电子档案归档效率提高以及科学管理机制等方面促进社保业务档案利用效率和水平的提高。

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