新时期档案管理在机关工作中的重要性

齐宏佳

【摘要】在时代不断发展的过程中，档案管理工作也在机关单位中变得越来越重要，档案管理工作不但影响着用人单位，同时也对职工自身有着影响。其重要性主要体现在对机关单位能够有序发展的保证与实现，信息服务效能的高低取决于机关单位档案的管理水平的高低。不少行业在发展的社会经济影响下，逐渐发生着变化，机关单位从传统中不断创新的过程也为其带来了不小的变革，每一个档案管理人员都需要深入去了解档案应该如何管理，并且使档案的管理效率及水平不断地提升。

【关键词】档案管理；机关工作；重要性

一、概述

档案是在现代各种社会工作当中所产生的，具有一定保存价值的载体不同、形式各异的历史记录。其发挥的重要作用体现在以下几个方面。首先，可以通过档案来查考工作；其次，可以通过档案来协助领导做出决策；除此之外，档案对于基础设施建设以及科学研究等方面也都有着重要的作用。完善档案的基础设施、建立档案的管理体制、健全档案的工作制度，这三个方面是在档案的管理工作当中必须做好的。在新时期的档案管理工作中，那些传统的管理方式已经不再适用于目前不断变革的档案管理工作，文件的记忆功能需要通过一些新的多媒体文件来得到提升，例如一些能够更加直观地把情景表现出来的文件（影像、图片等）。档案的管理工作不能止步不前，要与现代社会的管理体系相融合，跟随社会发展的步伐，借鉴与采纳较为优秀的档案管理方法，这样才能够取人之长补己之短，从而使档案管理工作更加科学与适用。档案管理工作的历史责任与自身价值都非常的高，要想让档案管理工作为社会与经济的发展作出贡献，就必须重视档案的利用与开发工作。

二、档案管理应遵循的原则

（一）灵活与规范相统一。在社会上地位比较高的机关单位属于政府部门，为了能够使档案管理系统的统一化、规范化和标准化得到保证，就必须在档案管理工作开展的过程当中，坚持灵活与规范相统一的原则。但由于管理特征在各个机关单位当中存在一定的差别，所以，档案管理的模式在进行选择的时候，就必须要与不同单位的管理特征和工作性质相结合。同时，在对档案管理方式积极地进行创新和探索的过程中，必须依照本单位的管理目标，档案管理模式还可以从优秀单位直接引用。要想把档案管理方法有效地建立起来且具有自身单位的特色，必须在档案管理的实际过程当中进行积极的完善和改进。

（二）执行与制定并重。有很多机关单位在实际的管理当中，没能够做到有效地落实档案管理的体制，这样就使有效提高其档案管理工作受到了阻碍。因此，执行与制定并重这一原则就必须要坚持，在档案管理工作实际进行的过程中，积极地创新和改革档案管理的现行方式，同时对工作重点进行系统化的分析和总结，进而使档案管理体制能够制定得更加完善与合理。一旦建立起档案管理体制，所有相关人员就必须对其进行严格落实。

三、档案管理的策略

（一）对档案管理的重视程度必须提高。机关单位档案管理的改革与创新，由于其对档案管理工作没有较高的重视，从而受到了非常大的阻碍。因此，要提高其重视程度需要通过一些行之有效的措施。首先，要建立健全相关部门与档案管理有关的法律法规，档案管理的标准和工作流程必须严格制定。其次，机关单位的领导对档案管理工作的认识程度一定要提高，要想较大程度地提高整体的档案管理水平，就必须让领导阶层对档案管理工作有足够的重视，机关单位的管理创新要自上而下地形成。机关单位应该在结合自身实际情况的前提下，依据相关部门指定的法律标准，把档案管理工作的细则制定得合理与科学，同时有针对性地在原有法规基础上进行细化，从而使适宜本单位发展的管理方式不断地探索与创新出来。

（二）档案管理人员的综合素质必须提高。当前，我国机关单位的档案管理人员往往专业知识不足，且综合素质较低，但是在日常的档案管理工作当中，正是这些管理人员承担着档案的基本管理工作，这样一来，就会严重影响其档案管理工作的效率与质量。因此，各机关单位需要采取措施来提升其档案管理人员的综合素质。首先，机关单位需要对档案管理人员进行优选，在招聘环节即对档案管理人员进行有效的筛选。其次，机关单位还需要定期对档案管理人员进行培训并进行考核，在确保档案管理人员达到其相关要求的情况下再允许其开展档案管理工作。

（三）完善现代化档案管理设施，提高工作效率。要实现档案管理工作的优化，提升档案管理工作的工作效率，还需要建立并完善现代化的信息管理体系。要实现这一点，就需要机关单位有相关的管理制度予以保障，此外，也对档案管理人员的知识水平和综合素质提出了更高的要求。因此，相关机关单位需要根据时代的需要，对其自身的档案管理设施进行更新，并增加对档案管理工作的经济投入，切实提高档案管理工作的效率。

四、結语

如果档案管理工作在管理好档案的层面上止步不前，就无法顺应时代和社会的要求，无法提升档案的利用水平，更无法充分发挥出档案应有的信息支持作用。为了推动经济社会的不断进步，提升机关单位对信息的敏锐度，进而确保其能够在激烈的市场竞争中脱颖而出，就必须要做好全面的档案管理工作，不但确保档案的安全性与可靠性，还能够发挥出档案信息的指导作用。

【参考文献】

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