办公自动化与电子文件研究文献计量学分析

张晓玲

【摘要】为了进行办公自动化与电子文件现状的研究，本方采用文献计量学的方法，对1990年以来办公自动化与电子文件研究文献，从作者、机构、期刊三个方面进行分析，得出办公自动化与电子文件研究的总量相对有限；核心作者与核心研究机构数量较少，且多集中在高校；档案学期刊与档案学核心期刊发表文献数量分别约占1/3和1/5的结论。呼吁加强办公自动化与电子文件相关研究，从实践层面解决两者的融合问题。

【关键词】 办公自动化；电子文件；文献计量学；分析

电子文件是办公自动化的产物，随着办公自动化程度越来越高，电子文件、电子邮件、电子出版物急剧增加，它们在现行文件、图书、情报的总量中所占的比例越来越大，当所占比例大到一定程度时，以纸为现行文件主导介质就会让位于电子文件形式为现行文件的主导介质。

因此，开展办公自动化与电子文件研究是社会发展的要求，是档案工作者必须面对的挑战，也是档案工作者的使命与义务。本文以中国知网数据库为样本来源，以条件：题名=办公自动化 and 题名 = 电子文件 or 题名 = OA and 题名 = 电子文件 or 题名 = 办公系统 and 题名 = 电子文件 or 题名 = 信息系统 and 题名 = 电子文件 or 题名 = 政务系统 and 题名 = 电子文件 or 题名 = 电子政务 and 题名 = 电子文件 or 题名 % 业务 and 题名 % 电子文件 （精确匹配），检索到的177篇文献为样本，采用文献计量学的方法，对文献作者、机构和期刊分布进行一些分析。

一、作者分布

从样本文献的作者分布看，1990年以来发表177篇文献，我以知网提供的发表文献数量排名前40位的作者情况，按照文献计量学的方法进行一些分析。按照洛特卡定律，写一篇文章的作者占全部作者的60%来推算1990年至今的作者总数。经推算177篇文献的作者应当在80位左右。如果考虑合著因素，作者数量将超过100位。作者实际发表文献数量与占比情况见表-1。

从表-1中，可以看到，作者实际发表文献的数量与推算数量之间有明显差距，特别是2篇以上作者数量差距很大，一篇文献作者的数量远高于推算数量。根据著名学者普赖斯提出的计算公式，核心作者候选人的最低发表文章M=0.749√Nmax，其中Nmax为最高产作者文章数量。这里Nmax=5，所以M=0.749√17=0.749*2.236=1.67，即发表2篇及以上的為核心作者候选人。表-1中40位作者最多发表文献5篇，最少发表1篇，平均发表文献1.5篇，合计发表文献56篇，占全部文献的31.64%。其中发表2篇以上的作者10人，这10人是公办自动化与电子文件研究的高产作者，亦可称为核心作者。

从前40名作者所在机构看，多数来自高校，40个作者中20位来自高校，发表文献27篇；6位来自企业，发表文献7篇；5位来自档案行政管理机构，发表文献9篇；5位来自事业机构，发表文献9篇；4位来自行政管理机构，发表文献4篇。排名前10位的作者中有半数来自高校。高校作者是公办自动化与电子文件研究研究的主力军。

二、机构分布

从样本文献的机构分布看，文献机构分布情况见表-2。

根据著名学者普赖斯提出的计算公式，核心机构候选单位的最低发文章M=0.749√Nmax，其中Nmax为最高产机构文章数量。这里Nmax=6，所以M=0.749√6=0.749*2.449=1.834，即发表2篇及以上的为核心机构候选单位。

从表-2中可见，前40个机构最多发表文献6篇，最少发表1篇，平均发表文献1.7篇，合计发表文献67篇，占全部文献的37.87%。上述机构中发表2篇文献以上的15个机构是办公自动化与电子文件研究的核心机构。

从前40位机构的类型看，40个机构中20个高校，发表文献36篇；9个事业机构，发表文献13篇；4位来自行政管理机构，发表文献5篇；4个企业，发表文献5篇；2个档案行政管理机构，发表文献7篇；1位来自档案馆，发表文献1篇。排名发表文献前10位的机构中有7个高校，2个事业机构，1个档案行政管理机构。高校是办公自动化与电子文件研究的最主要机构。

三、文献来源

从文献期刊的来源分布看，表-3是知网数据库提供的35种文献。

35种报刊中发表文献最多的14篇，最少发表1篇，平均发表文献2.7篇，合计发表文献95篇，占全部文献的53.67%。这些报刊是办公自动化与电子文件研究领域的主要报刊。

发表文献数量在10篇以上的期刊只有兰台世界1种，5篇以上有4种：兰台世界、北京档案、办公自动化、办公室业务。其中两种为档案学期刊（兰台世界、北京档案），二种为相关报刊（办公自动化、办公室业务）。

35种报刊中档案学期刊有16种，发表文献61篇，占34.46%。其中，档案学核心期刊8种，发表文献40篇，占22.6%。

按照布拉德福定律，所有期刊可分为核心区、相关区和非相关区，各个区的文章数量相等（约为59篇）。表1-8中所列36种期刊发表的文章大致是全部文献量的1/2，1-12位的12种期刊（60篇）处于核心区之内，13-35种期刊（35篇）及其他发表一篇的期刊处于相关区和非相关区。

四、结语

1990年以来，办公自动化与电子文件研究的总量相对有限，与单纯研究电子文件的4548篇文献相比，只占其文献总量的3.89%。发表2篇以上的核心作者10人，数量较少。作者中高校作者占比最高，是这一研究的主要力量。机构中发表2篇文献以上的15个，同样以高校为多。高校是办公自动化与电子文件研究的最主要机构。发表文献数量在10篇以上的期刊只有兰台世界1种，5篇以上有4种，档案学期刊有16种，发表文献占34.46%，档案学核心期刊8种，发表占22.6%。由此，我们认为：办公自动化与电子文件的相关研究，更多地集中在高校，反映出这一研究与实践存在距离。因此，在加强办公自动化与电子文件相关研究的同时，特别要从实践层面来探索与解决两者的融合问题。

【参考文献】

[1]黄玉明. 安徽省电子文件中心建设的思路与做法[J]. 中国档案，2006（12）：6-8.

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