现阶段高校学生档案信息化管理的可行性分析

李爽　吴放

摘要：高校学生档案是高校档案管理中重要的环节。近年来，随着档案管理信息化的进程日益加快，针对高校学生档案管理信息化的呼声也越来越高。本文从现阶段高校学生档案的属性、管理模式以及学生档案信息化面临的问题入手，对高校学生档案信息化管理进行了深入的分析和探讨。

关键词：高校学生档案；信息化管理

1 高校学生档案的属性

“高校学生档案是大学生在学校期间日常生活的真实记录，是学校在考察、录选、培养、教育学生过程中逐渐形成的，在国家和社会选拔任用人才方面具有非常重要作用，是重要的参考根据，也是将来学生工作后建立人事档案的基础。”[1]整个大学期间所形成的各类档案材料，也是个人档案中的重要组成部分，是未来单位用人和查考的必要依据，具有重要的意义和价值。

一般来说，高校学生档案涵盖了每个学生的中学时期材料和升入大学后的材料，主要包括以下几类：1.各阶段招生报名情况表；2.各阶段入学及毕业生登记表； 3.各类鉴定、考核、社会实践材料；4.学生成绩单、学位证书；5.毕业论文相关材料；6.加入中国共产党、共产主义青年团的材料及相关政审材料；7.各种奖励材料（奖学金、助学金、优团优干等材料）；8.惩罚类材料（个人检查、学校的处分调查报告以及决定等）；9.其它可供各界利用参考的材料。

2 高校学生档案的主要管理机构和工作内容

目前高校的学生档案管理机构都不尽相同，概括起来主要有以下三种：专门负责学生工作的学生处；各个院（系）下属的办公室；高校自己建立的综合档案馆。

高校学生档案从学生入校到毕业，始终伴随着学生的学习和生活。正常情况下的学生档案管理，不管其管理权在哪个机构，都包括三大类工作：第一类，收集材料和分类；第二类，提供日常的查询和利用；第三类，在学生毕业时进行档案派遣，并保证其档案材料的完整齐全。

分析近年来学生档案管理信息化呼声越来越高的趋势，主要是因为以下几点原因：第一，学生档案材料的收集、分类并装袋等管理工作是一项工作量大，并且繁琐、枯燥的劳动；第二，不方便日常的查询和利用。第三，在毕业生档案派遣时容易出现丢失或者其他意外情况。

3 学生档案信息化管理的构成

真正意义上的学生档案信息化管理系统，应该包括一套前端的学生档案信息化管理工具和一个成熟完整的包含数据库的档案数字化转换系统。这一系统可以担当以下主要工作：

第一，日常的学生档案管理、查询和利用服务；第二，传统档案的数字化转换；第三，学校同邮政部门建立的毕业生档案派遣工作的无缝链接。需要强调的是，学生档案从新生入学开始收集到大学毕业后的封存邮递，是一个完整的过程，如果把学生档案的日常管理利用和毕业派遣分割开来，由两个单位来操作，会因为各种原因，造成档案邮寄出现未知问题。因此，把毕业生档案的派遣邮递工作纳入到学校自己的学生档案信息化系统内，是十分必要的。当然，这一系统的真正建立，需要学校和社会各界的通力合作，绝非学校一己之力所能完成。

4 学生档案信息化管理在现阶段高校的困难和阻力

4.1 内容方面

学生档案信息化管理的前提就是学生档案材料的数字化的转换，从档案材料内容上来看，我国幅员辽阔，每个省市的学生档案工作千差万别，各地的要求和标准也不尽相同。因此，许多地区一些能够反映中学信息甚至高考信息的材料在大学新生的档案中并没有存在。学生也来自全国各地，单方面要求材料有缺失的学生自己去补办这些材料，也并不现实。学生进入大学学习的几年中，也会形成各种各样的材料，每个学校也不尽相同，种类繁多。从载体来看，电子版和纸质版都有存在，格式也是五花八门。

4.2 软硬件方面

不管哪一类档案的信息化管理，都需要一整套软硬件的系统来进行支撑。由于目前各个高校管理学生档案的部门不一样，因此，学生档案管部门能否配备齐全一套完整的系统也是一个突出的问题。这一系统包括硬件和软件。硬件就是指存储数据的服务器以及各类数字化加工设备。软件则是指一套专门的数字化加工及信息管理系统。这些都需要相关部门投入一定的资金来实现。这也是困扰学生档案管理部门的一大难题。尤其是数字化加工系统，目前许多高校的学生档案管理部门大多缺乏一个稳定高效的数字化加工系统，很多高校仅仅具有一套简单的学生信息管理工具。并没有实现数字化加工以及加工后形成的数据同信息管理工具之间的真正挂接。而能够实现学生档案数字化转换同信息化管理的无缝对接，才是真正意义上的学生档案信息化管理。

4.3 学生档案管理的标准方面

任何行业的规范管理都需要一套可执行的标准，学生档案的管理也是如此，无论是纸质还是数字化转换，都需要相关的标准来统一。这是能真正做到学生档案工作方便高效的前提，如果没有相关的标准，势必给相关工作带来一定程度的混乱。这个标准的制定涉及到很多方面，首先是学生档案内容的标准，需要确定哪些材料需要进行数字化转换，哪些是不需要的。而且高校学生是流动性的，除了学籍、成绩相关档案以外，学生的很多个人档案材料并不是永久保存在学校的，这些不需要永久保存的个人档案材料中，是否要甄别出哪些可以数字化转化、哪些不需要進行数字化转换等一系列问题。

4.4 毕业生档案派遣工作的问题

2015年国家教育部、人社局、邮政局等相关部门要求高校毕业生档案的派遣不再进行机要转递，统一由各地的邮政部门采取EMS特快专递的方式进行派遣。从毕业学生的档案封装、邮局接收、打印EMS邮单直至邮走，需要学校和邮政部门互相协调来完成。由于中间存在以上不同的环节，这一过程难免会造成学生档案的丢失或邮错地址。合理的解决方案就是学校和邮局进行合作，把邮单打印这一重要环节纳入到学校的信息化管理系统中来，这样可以大大减少邮单出错的几率。但这无疑增加了学生档案信息化管理系统开发的难度。

综上所述，真正意义上的学生档案信息化管理之路还很漫长。短期之内还难以实现。当然，随着社会的发展，信息化技术的不断进步和普及，学生档案管理最终会实现真正意义上的信息化管理。一个明显的例子就是，在近一两年新入学的学生当中，有些省市的全部学生均没有纸质的高考报名登记表以及相应高考信息的相关表格，全部是电子信息。以往这些表格是新生入学时档案中必须包含的内容。

但是，现阶段的学生档案管理仍要以纸质档案和人工管理为主。一味追求学生档案信息化管理只会增加工作的成本，收效也不会很大。学生档案管理部门还是应该在现有资源和条件下，集思广益，找到更多更合理和高效的学生档案管理方法。

参考文献

[1]于振宽 吴优.浅析高校学生档案管理.[J].吉林广播电视大学学报.2015.（1）29endprint