大数据时代背景下的档案管理探讨

熊焰

摘 要：新时代的背景之下，对档案行业造成了较大的冲击，其发展也带了了较大的影响。在大数据背景之下如何能够提高档案管理水平是值得深入研究的问题。本篇从多个方向研究目前档案管理所面临的严峻形势，同时分析出未来的发展趋势。面对激烈的市场竞争，档案管理必须要充分认识到自身存在的一些问题，提高档案管理的价值。笔者通过多年的实践经验总结出。

关键词：新时代；档案管理；挑战；机遇；价值

时代向前发展，技术和知识也在不断的进步，任何行业的技术都在向前发展，也能够体现该社会的进步特性。现代化的社会中出现了较多先进的技术，比如，互联网、计算机等等，计算机数据更新非常快，并且不停的在变化，实现数据的输入和输出。根据目前数据的标准来，经过5年的发展，将会有130万ZB数据出现，其形式全部为电子版本，是当前数量的20倍，这就促进了我国大数据时代的到来，。

1 大数据下传统档案管理变化

1.1 管理理念的改变

传统的档案管理是将档案进行分类处理，其主要形式为纸质版本，与图书的性质相同，每一个类别都非常明了，同时有层次，此时才能很好的管理档案资料。大数据时代的到来将档案的所有大量的信息综合在一起，建成海量的数据库信息，必须要有强大的决策能力以及较强的信息分析能力才能完成，这与传统管理观念有着巨大的不同。

1.2 工作性质的挑战

随着时代的发展，大数据管理的形成，使得档案管理已经不会全部的纸质答案，还涉及到大量的电子档案。此时，许多通过先进的技术手段对数据进行合理的储存和分类处理，同时在所有的档案信息中及时的掌握其存在的信息價值，因此，在大数据的背景下能够促进提高档案管理的水平和效率，保证人们可以快速的查阅档案，也给工作人员带来了巨大的挑战。

1.3 工作人员应该积极学习新技能

大数据技术的发展，档案管理也走进了新的发展阶段，为了能够更好的提供服务，及时的查阅所需要的档案信息，同时将所有信息进行数字化处理，实现多元化的发展，是未来发展的必然趋势。比如，大数据能够将所有的信息架构分类处理各个方面的信息，此时就要求从事档案管理的人员必须要不断学习新技术、新技能，才能正确的理解管理观念，提高工作效率，具备较高的专业技术水平。

2 大数据时代促进档案管理的发展

2.1大数据档案信息给使用者带来了巨大的益处，政府部门以及工业企业在进行工作时，都会形成大量的文件资料，而随着业务量的不断增加，其资料数量也在不断上升，对于未来文件的发展带了了巨大的考验。虽然所有的部门在工作时会建立一个数据库来完成对于档案的管理工作，但是以往的数据库容量不能存储海量信息，数据库更新较慢，不能很快的提取信息，这就限制了其发展。各个事业单位每天都大量的工作需要处理，因为数据库容量的问题，在存储新文件时必然会损坏其中一些文件，以保证有足够的空间可以使用。损坏的文件将不会重复利用，也就导致了文件的损失，甚至会造成巨大的经济损失。大数据时代的到来正好能够解决这一问题，及时的修正因为容量不足而造成的信息损坏。首先对旧档案进行备份，及时档案已经损坏或者消失，管理员仍然可以通过备份文件查找，同时大数据将储存空间扩大了几倍甚至几十倍，可以大量的存储档案。这种方式非常的高效，其可以通过计算机随时查阅，还能够加速新信息的储存，又能防止就档案的丢失。

2.2 大数据时代带来的巨大便利

传统的档案管理通常管理的是纸质档案，各种档案基本是被动的进行管理，要想查阅档案需要大量的时间才能完成，导致工作鞋效率的降低。大数据的到来能够从根本上改变这种工作状况，其与云技术结合在一起，在短时间内就能够完成信息的查阅，提高了工作效率，同时能够节约大量的社会资源，也是社会发展的一个主要标志。

3 大数据带来的新型档案管理价值

3.1 合理配置资源，减少档案管理人员的数量，提高工作效率

档案管理的工作状态与人员的素质有着密切的关系，能够直接影响整个档案管理业的发展。而大数据时代的来劲，管理档案的方式也有了巨大的改变，管理人员水平在不断提高，观念也在不断改变，并且要求其具有较高的专业素质，要满足大数据时代的需求，而且能够更好的完成档案管理的工作。大数据时代进行档案管理也就摈弃了传统的人工管理的方式，促进理念的产生。目前我国许多的高等教育学校都设置了档案管理专业，为我国档案业培养更多的专业人员，由此可见，如果档案馆在工作中需要人员的时候，可以优先考虑这些高素质的人才，通过专业的培训和学习，真正的提高该行业的整体水平，当遇到发展瓶颈的时候，可以及时的改变发展方向，带来发展机遇。

3.2选择数据管理档案的时候，档案馆可以将自身的业务与国内上一些商务的公司或者从事档案管理的机构合作，在管理人员工作时，可以使用数据进行管理。只有将数据与管理方式有效的结合才能从根本上提高技术水平，将两者高效的结合在一起。打破传统思想对于档案业发展的限制，同时应该加强研发工作，寻求一条高效的发展之路，切实提高档案管理的技术水平。在大数据发展时代，一台计算机已经不能够胜任到所有的档案管理，如果要将所有的文件信息进行分层管理，那么就必须要运用云计算技术。档案管理的工作一成不变的，需要多个机构和领域紧密结合，才能够意识到管理方面存在的不足，不断改善和提高技术水平，从而促进工作效率的提升。

3.3 要建立合理的管理机制

大数据时代为档案管理带来了巨大的益处，同时使管理工作更加的方便和便捷，同时能够减轻工作人员的强度和压力，但是也面临着巨大的挑战。大数据时代，信息比较开放，并且人们加速了信息的互换和交流。但是在这个过程中，信息容易发生损失和流失，造成安全性能较低的现象，因此必须建立合理的管理机制，保障信息的安全。这种情况下，管理人员通过管理大量的信息，保护了档案的安全性，防止在进行交流时损失重要的文件资料，带来巨大的损失。政府机构应该更加重视档案管理的安全性，积极进行现代化的信息化建设，提高其技术水平。政府部门档案信息非常重要，在其有力的支持下，我国档案工作也能够积极的发展，从根本上提高其水平。

4 结束语

大数据的时代是未来发展的必然趋势，在促进社会不断发展的同时能够保证答案管理的前进和发展。档案工作人员在大数据时代面临着巨大的工作压力和挑战，必须要不断学习新专业、新技能才能适应时代的步伐。新技术、新时代的促进下，我们应该提高档案管理的水平和技术，使用高水平的技术，挖掘档案信息中存在的巨大宝藏，促进该行业更好的服务社会。

参考文献

[1]图书馆需要怎样的“大数据”[J]. 樊伟红，李晨晖，张兴旺，秦晓珠，郭自宽. 图书馆杂志. 2012（11）

[2]大数据研究：未来科技及经济社会发展的重大战略领域——大数据的研究现状与科学思考[J]. 李国杰，程学旗. 中国科学院院刊. 2012（06）

[3]浅析大数据对政府2.0的推进作用[J]. 丁健. 中国信息界. 2012（09）endprint