谈乳山市城建档案数字化建设

李小溪　李小清

摘 要：随着经济的飞速发展，城建档案数字化建设成为当务之急。本文详细的介绍了乳山市城建档案数字化建设的相关情况及实现近期目标的途径。

关键词：城建档案；数字化优势；现状；目标；途径

随着经济的飞速发展，城市建设也迅猛发展，产生了大规模的城市新建、扩建、改建工程，城建档案的数量、种类、使用频次日益增多。传统的档案管理方式越来越不能满足城市发展需要。目前计算机技术在城市建设档案部门的应用已十分普及，尤其是数字技术和因特网理念对城建档案管理的迅速渗透，预示了城建档案数字化管理的发展趋势。

1 城建档案数字化的优势

城建档案数字化成为提高城市管理效能的必然选择。城建档案数字化的显著优势：一是节约空间，数字化档案突破了传统档案保管空间及年限的局限，将传统的档案以现代化的硬盘、光盘载体予以保存，极大地节省空间，同时简化了维护程序，降低了维护成本，延长了保管年限。二是拓宽了档案范围，传统档案大多数采用纸质载体，保存形式單一，范围有限，而数字化档案除了以文字、图片形式保存档案外，还可以通过视频、语音等形式保存，形式更加多样，范围更加广泛。三是提高档案的运用效率。借助计算机技术的迅猛发展，数字化档案可以极大地加快档案的检索、备份、传递速度，实现了资源共享，档案服务利用水平得到进一步提升。

2 乳山市城建档案数字化的现状

（一）城建档案数字化基础好。

开发应用了“乳山市智慧城建档案管理系统”，2016年完成了馆藏纸质档案数字化处理、数据库建设6944卷，电子档案数字化处理、数据库建设2134卷，共计9078卷，共计刻录光盘695张，录入数据1400G。

（二）档案数字化服务逐步覆盖。

乳山市智慧地下管网信息系统平台于2015年6月底通过专家组验收，智慧地下管网信息系统平台的建设成果主要包括地下管网数据库、地下管网共享平台。地下管网数据库通过地下管线外业普查，涉及区域约200平方公里，测区内探测的管线有电力、电信、给水、排水、燃气、热力、路灯、交通信号、监控信号、有线电视等10种管线，总计完成管线普查2998公里。

在系统共享方面，目前开发运行的 “乳山市地下管线信息共享平台”系统已开通市城乡规划管理局、燃热处、市政处三家局域网共享客户终端，为他们提供各类管线共享数据的在线查询、利用服务。先期通过局域网络实现管理单位的资源共享，运行效果达到理想状态后，再根据实际情况通过专网或乳山云计算中心实现管线单位的数据共享。

智慧地下管网信息系统平台的建立并运行将使管网功能的发挥更加有序，能及时、准确地查询到规划、设计及施工所必需的已存管网综合数据及空间分布现状，及时掌握管网运行现状，做好必要的维护管理，防患于未然。同时，及时处理好突发事件，将损失减少到最低，减少造成的不良社会影响。

3 乳山市城建档案数字化近期目标

城建档案数字化近期目标是城建档案数字化进一步发展的基础，也是中长期发展目标实现起飞的平台。乳山市城建档案数字化的近期目标：以建设智慧城市为目标，以城建档案存储数字化、检索自动化、利用网络化为导向，以信息网络为基础，以数据库建设为重点，以人才队伍建设为保障，以城建档案信息资源共享利用为目的，突出智慧应用软件开发，不断提高城建档案服务利用水平。

4 城建档案数字化建设的途径

（一）逐步完善软硬件基础设施建设

1、应根据需要开发能满足工程项目级、案卷级、文件级和电子化元件级的四级管理的城建档案文档处理一体化软件，建立一套完整的城建档案信息化管理系统。使系统设计合理，极具操作性，以适应城建档案数字化管理的长远需要。

2、为实现城建档案计算机及网络系统的查询与管理，在配置所需硬件时，要充分考虑数字时代的发展对高端工作站或服务器的要求，在存储空间、图形运算、整体性能、系统兼容等方面尽可能满足数字化管理的运行条件。信息显示窗口应具有浏览各类磁盘文件的专用矢量文件浏览器功能。

（二）扎实做好城建档案数字化人力资源建设

信息技术人员的缺失和档案馆人员信息技术知识和能力的缺失，是约束城建档案数字化建设发展的主要原因。可通过以下两种途径解决：1、补充具有计算机、信息化等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍的专业结构，满足信息化建设工作的需要；2、积极开展信息技术培训，在按照分层次、分阶段和根据业务需要进行培训的原则对相关人员培训的基础上，着重加强城建档案业务人员的信息化技术培训以及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高业务人员掌握和运用现代化技术的技能，与此同时应对计算机等信息化技术人员进行城建档案工作知识和技能的培训，使其掌握城建档案工作的客观规律，更好地开展城建档案信息化工作。

（三）着重做好电子档案数据的安全建设

城建档案馆信息管理系统的安全功能必须能够解决馆藏档案资源的社会共享与数据安全，快速查阅与保密限制的问题。在电子档案数据的安全保护方面，要从将来网络化及开发战略来考虑系统维护工作，预先做好利用访问的保密控制，如各种用户的访问权限设定和对黑客、病毒、误操作、恶意改写或物理损坏、磁化等造成数据丢失的防范，以及操作“痕迹”的处理工作。

我国的城建档案工作起步较晚，但发展速度非常快。城建档案工作是城市建设发展现实需要的产物，城建档案工作数字化在城市建设中发挥着及其重要的作用。我们要积极探索网络环境下知识产权保护与保障用户公平使用的合理途径，及时做好网络系统和数据库的建设、更新、维护和升级，最大限度地保证广大用户网上查档的即时性，又确保机密文件不泄密，不外传，为社会创造更大的经济效益。endprint