新时代背景下电子档案归档难点和重点

摘 要：这篇文章主要研究新电子信息时代背景下档案归档的难点重点问题，主要面向决绝大多数高校，在其学生的或其他的方面档案管理的构筑和管理工作进行研究。再通过对一些常见事例的研究分析，找出电子归档的难点和重点。详细分析档案的归档从基本定义方面、管理模式方面、服务观念等等方面的信息。如何建立全新的全方位的、人性化的档案信息服务？一：从档案本身层面来说，二：从档案整理工作人员方面来说，三：从后期保管保障工作完善方面来说。旨在用事例来举一反三。近年来，档案工作者的思想模式也正随着其保管方式的改变而发生巨大的变化，所以这也是考察点之一。通过研究成果为档案工作的提高提出创造性的建议。

关键词：高校；档案归档；信息化；大数据

传统的纸质的文档的整理是非常繁琐枯燥的，而且非常消耗人力物力以及财力。从绿色环保方面来说，大量的纸张纸箱的使用是不利于环境保护的。所以，文档整理归档工作迫切地需要改革。电子信息技术的高速发展对于档案的电子化处理发展有了强大的推动力。电子归档的效率是可人的。可是我们不能单单看到电子归档的优势方面，由于现实中的种种原因，电子化处理档案的重点难点也浮上水面。虚拟的信息的安全性保护技术方面也有待提高。

1 电子档案构建的重要信息介绍

（一）电子档案的基本内涵

首先，对电子档案构建进行简单的了解。由于现在电子信息技术等等迅速发展，很多信息。比如：图像、音频、文字、视频等等，都可以利用电脑相应的存储部位进行妥善的存储。同时对这些电子文件的管理也远远方便于纸质资料的管理。电子数据库的建立在各个企业、高校、银行都是必不可少的，不仅可以海量存储，使用者可以在很少的时间找到所需要的一切信息，甚至每个家庭都可能拥有自己的电子档案数据库。

（二）电子档案建立的意义以及重要性

1、各种工作场所信息管理所需

日常生活中我们不可忽视的事档案的采集整理等等工作，比如行政部门，每天都需要利用到各种档案，而且不仅要求他们的资料精确度高，文书的传达的时效性也很重要。如果用传统的纸质档案处理的话，我们会看到堆积如山的公文文件，甚至和根本没有地方存放这些文件，所以更不要题将它们妥善处理，工作的效率会大大降低。每年都有一大批新生入学，将这么大量的学生学籍情况进行汇总等工作的工作量是惊人的，没有电子档案的构建的话，今后学生信息的查询工作也会变得很困难。所以一定需要有电子档案归档整合工作。

2、提高信息资源的利用价值

经过了电子档案的归纳整合工作，信息收集工作变得简单。而信息的分类管理工作也能比以往更轻松地完成。比如，学生个人档案在学生正式进入高校前，确定是该学校的学生之后，学生的信息可以从学生越来所在高中的档案库中提取出来，并交接在高校建立其相关的个人档案里，信息不容易弄错也不可能弄丢。而再说高校的图书馆信息库的建设，也可以提高图书馆人员管理各种书籍的效率。各书籍的借阅去向也可以很好地把握，学生的信息在学生卡上都可以提现，所以甚至能找到学生的住处，无形中也保护了书籍，避免可以避开的损失。

（三）电子档案建设的管理观念

档案的归纳管理工作是属于服务工作一类的工作。档案管理工作者的思想观念随着档案的保管方式的变迁而有着很大变化。档案信息服务需要档案管理工作者先从自身的提高方面做起。不僅仅要提高自己的技术，在道德方面也要有严格的底线比如高校学生的私人信息的保护工作，是学校电子档案管理者义不容辞的责任。同时要树立正确的效率意识，不能信息的正确性需要得到保证，而信息被提取是的快速性也不被能忽略。

2 电子档案构建工作的注意事项

（一）电子档案信息化构建不能落后

这个时代的高速性特征是高速性，时效性。这些都要求电子档案的信息化建设也坚决不能在技术上落后。有着现代化的元素一定要快速完美地添入电子档案的管理系统。不然可能因为新元素的介入而为档案处理工作带来麻烦，管理人员的观念不能放松，要保持着学习的心态，随时准备为资源的同步更新的高速性学习新的技术。在这个基础上，电子档案的其他工作才能日渐完美。

（二）严格做好对于相关信息的保护工作

信息化高度发展情况下，电子信息的安全性如果不能得到保护，这将有着很大的隐患其实，每个人的信息都有被泄露出去的可能。在高校这一需要出处理大量信息的地方，这种隐患被无限制放大，后果更加严重，而且大多是是学生个人信息的场合。对于相关重要的信息的保护工作尤其重要。每个高校都有必要而且绝对要建立相应的防护系统，作为放止信息泄露的重要保护盾。档案的管理工作者也要时刻保持警醒，以防犯罪分子伤害到学生的权益。同时也要对学生的私人信息进行妥善的保密工作。为了更好落实保护工作，相关部门应该有完整的机制，严厉打击私自篡改信息的相关工作人员。

3 电子档案归纳工作的重要对策

（一）对档案资源集中处理，做好信息协调

对于很多部门来说，电子档案的处理工作是繁琐、难度性极大的工作。一套完整的电子档案管理系统是不可缺少的。电子信息的高校的高效快速分类工作需要在这个系统中能够得到落实。所以可以将系统分成各个分工不同的部门，其中，最重要的是指挥部门的工作。各个部门需要进行明确合理的分工，也要互相帮助，听从管理部门领导，为了整合系统的优化整合发挥作用。让被服务的人们能高效利用精确的信息，满足各类人对电子信息的需求。

（二）坚持把握正确方向进行构建

正确的方向能够对电子档案归纳工作者的工作进行有利指导。在一些电子档案处理系统的重点工程的过工作方面，不可以急于求成，要按照实际情况安排工作进度。以更好的服务、更高的质量的提供为目标，把握好正确的档案整理工作方向。对电子档案资源的开发利用也要适度，进行合理的人力、物力等资源的安排利用。不能因为没有认清实际情况，从而造成资源的过渡浪费。

（三）提高档案工作者的职业素养

对于档案工作者的职业素养，首先是对其专业技术方面有所要求。保持虚心好学的心态，及时学习新的知识，为提供优质的服务随时做好准备。拿高校来说，有条件的话，可以设立一些相关的学习机构，强化对新老职员的培训，提高他们的职业认知度。另外，档案工作者的道德素质也需要过硬。由于快捷，很多信息容易泄露遗失，有些信息的遗失的后果不堪设想。所以，如果管理者本身的道德素质低是一件极其恐怖的事。高校可以采用道德信用积分制，那些道德信用低的人员不允许再聘用。

4 总结

众所周知，电子档案的归纳工作不仅对高校来说是极其重要的，对于整个社会来说，这项工作的顺利运行也有助于社会的和谐运作，时代的发展也不可缺少电子档案的构建的工作。所以，电子档案的构建工作需要的到各个部门的稳步推进。为大数据的处理发明更安全、快捷的技术，这需要社会各界的共同努力，创造更多有保障的平台，这样，新的便利服务才能服务更多的大众。

参考文献

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[2]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010，（03）

[3]唐宝莲，吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案，2006，（03）

作者简介

胡艳（1982-），沈阳药科大学党政办综合档案室。