浅谈加强干部人事档案管理与利用

王秀琴

摘 要：近些年，企事业单位越来越重视干部人事档案管理与利用。在干部的人事任免、退休、协议解除劳动合同中，往往要通过查阅干部人事档案来确定相关信息。本文从川庆井下干部人事档案专项审核工作中发现的问题入手，分析问题产生的原因，并从制度建设、人员管理、信息化建设等几方面制定措施，进一步加强干部人事档案的管理与利用。

关键词：人事档案；管理；信息化建设

一、干部人事档案的重要性

人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，干部人事档案则是人事组织部门按照党的干部管理政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部的文字材料，与个人薪酬变化、职务变化紧密挂钩，具有法律效用。干部人事档案具有全面、真实、动态等基本特点，是历史、全面了解干部的最重要信息源，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

1.干部人事档案是记载干部成长轨迹的重要依据。干部人事档案收录了干部的履历、学历职称、入党入团资料、人事任免等十方面的材料，记录了干部成长、思想发展的历史，能展现干部家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容。

2.干部人事档案是人事组织部门用人的重要依据。人事组织部门为了做到知人善任、选贤举能，将尽可能全面、准确地了解员工，通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。同时在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总，归入本人档案，作为正确选拔和配置干部的重要依据。

3.干部人事档案对干部自身有凭证的作用。由于档案具有其真实性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效益。对于个人来说，无论是户口迁移、财产继承、就业、考研、公招、公考、出国政审还是职称评审、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具等等手续都将以档案材料的审核为重要依据。

4.干部人事档案在规范干部人事工作中起着检查监督作用。干部人事档案作为干部人事工作的主要信息载体，真实记录着干部人事工作的重要过程，如组织部门对干部聘任、人事任免是否符合政策规定，是否符合程序规定等问题，都能通过审查干部人事档案来发现和纠正。

二、人事档案管理中存在的问题及原因分析

按照中组部和上级管理部门干部人事档案审核工作安排，川庆井下对公司810名干部人事档案进行了审核，共发现各类问题1241项（见图1），大致分为以下几类。

1.档案材料不齐全。通过此次档案专项审核，发现档案资料不齐全占问题总数的69%，主要表现在干部考核表缺失、职称评审材料不全、转干审批表缺失。通过数据分析（见图2），以上缺失材料集中在2001-2008年之间。

2.资料不规范。此次档案审核发现另一个问题就是档案资料填写不规范，如干部本人未按要求填写相关资料，部分资料无部门审批意见，无负责人签字，甚至无公章。

3.档案转递不及时，存在“人档分离”现象。此次档案审核中发现仍有2人早期档案未及时转入，主要为学籍档案缺失，经排查2人学籍档案在上级档案管理部门找到。

4.信息填写不规范，存在前后矛盾甚至涂改现象。档案资料填写不规范，部分人员档案中存在信息前后不一致现象；个别信息存在涂改现象。

5.传统纸质档案存在管理风险。干部人事档案因纸质材料所特有的缺点，大大增加了原始文件的保护难度，在保存、查阅过程中还可能存在被人为抽取、换撤、涂改等现象。

出现以上问题主要原因一是对材料归档制度宣贯不够，很多部门和个人对档案材料的规定缺乏了解。二是档案管理部门对人事档案重视程度不够，制度执行不严，在工作中缺乏主动性。三是干部人事档案资料信息收录时间早、相关资料跨度长，当事人存在部分信息记忆不准，误填错填并时有涂改更正现象。

三、加强干部人事档案管理的对策和意义

1.严格干部人事档案转接归档制度。加强人事档案转递管理，重点做好以下三方面工作，一是档案转出方按照人事组织部门的要求，及时、准确、安全、全面地进行人事档案转递工作，杜绝误转、自带等现象的发生；二是档案接收方做好人事档案的催交工作，对单位内部新增人员及时与原单位沟通，对新增人员的人事档案进行接收；三是档案管理方在日常档案管理过程中，做好新增入档资料的催交工作，必须建立材料收集归档、索取催要、收集登记等制度，使收集工作制度化、规范化，保证将所形成的应归档的材料及时地、不遗漏地集中到干部人事档案管理部门。

2.加强责任心教育，提高全员档案意识。要加强档案管理人员的责任心教育，档案管理人员要根据材料形成的时间规律、信息规律、变化规律及时索取材料，广泛收集。同时提高全員的档案意识，档案管理部门要及时将干部档案归档的标准和最新政策向相关部门进行宣传，并明确归档项目类别，从源头上避免信息填写不一致、随意涂改等现象。

3.实行干部人事档案分类管理。在现有的干部管理框架内，应对干部人事档案应进一步分类管理，对科级管理人员和一般管理人员的人事档案应区别对待，从档案管理日常管理、档案查阅上提升对科级管理人员的档案管理标准。避免个别人员因为职务便利或利益因素更改档案中重要信息。

4.加强干部人事档案信息化管理。目前川庆井下已经通过ERP系统应用，将各种档案资源转化导入文档目录数据库，并探索通过数字化扫描技术，将档案原件以数字化的形式予以存储，通过这种途径可提高工作效率，减少纸质档案的翻阅次数，延长使用寿命。同时电子信息与原始干部人事档案相互印证，加强档案监管，从体制上、技术上杜绝档案被人为更改等现象发生。