高等院校网上自助报销模式优势及现存问题分析

郝俏

[摘 要]随着我国高校科研项目资金量不断增加和互联网平台的强势介入，传统财务报销模式已逐步被网络报销所取代。文章在系统介绍XJ大学网上自助报销流程及优势的基础上，重点分析网上自助报销运行过程中出现的各类问题，并提出了相应的解决方案和建议，为进一步完善网上自助报销模式、提升高校财务管理工作水平做出了有益探索。

[關键词]高校财务；网络；自助报销

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.341

1 XJ大学背景介绍

XJ大学是我国教育部直属重点大学，也是首批进入国家“211”和“985”工程建设的国家重点综合性院校，然而由于院系规模大，科研项目多，导致XJ大学的财务报销一直存在现场排队时间长、处理业务数量有限、财务人员易与报销对象发生摩擦等问题，成为困扰XJ大学内部管理工作的难题。

2 XJ大学传统报销模式的局限性分析

在XJ大学传统的现场财务报销制度中，整个财务报销过程需要经过票据整理、填写报销审批单、经费主管人签批、现场等候办理等多个环节，存在以下局限性。

2.1 财务报销流程复杂

第一，审批流程复杂影响工作效率。报销人员需要对财务报销流程、规章制度和相关信息有较为全面的了解才能够顺利完成财务报销整体流程。第二，手工填写单据导致错误频出。手工填写的报销单据经常存在格式错误、字迹不清、大小写错误等情况，容易造成核算错误。第三，现场受理业务有限引发集中报账：一方面，剧增的工作量和嘈杂拥挤的工作环境会导致财务人员超负荷工作并引发焦躁情绪；另一方面，教职工长时间等候却无法完成报销，极易引发双方矛盾。

2.2 财务报销信息失衡

XJ大学利用数字化校园网等信息平台已实现学校财务制度和各类报销管理办法的公开化，但学校教职工仅在财务报销存在问题时才对其进行片面了解。同时，传统报销模式缺少能够系统展示教职工科研经费管理及财务报销业务状态的平台，导致教职工不能掌握财务报销的实时动态，造成科研经费的结题审计困难。

2.3 财务报销功能单一

经费主管人缺少在传统报销中获取科研经费等相关信息的渠道，无法满足XJ高校现阶段财务管理工作中将预算进度执行权下放经费负责人手中的实际需求，同时，由于报销过程中经费预算未设限制，财务工作人员无法在实际操作中杜绝超范围、超额度支出现象，严重削弱了财务报销在项目预算执行过程中的控制作用。

3 XJ大学网上自助报销流程及现有功能简介

XJ大学网上自助报销流程分为事前授权、网上申单、现场投递、审核制单、差错修改四个环节：第一，经费授权。经费主管人可登录综合财务服务平台，利用集中项目授权管理功能，将多个项目授权给不同经办人。第二，自助填单。经办人根据报销内容选择不同的模式并输入金额等相关信息，提交审核预约，打印报销预约单据。第三，投递单据。经办人在打印出预约单据后三日内可将预约单、发票、合同等附件资料投递至自助接单机中，由财务处人员统一处理。第四，查询处理。对存在问题的单据，财务人员会采用电话或短信的方式“一对一”进行处理，经办人也可通过财务综合查询系统实时查询掌握报销进度。

4 XJ大学网上自助报销优势及成效分析

第一，实现自助投单零等候，有效解决排队报销难题。同时，经办人无须等待现场报销，从根本上解决了教职工“排队报销难”的困难。

第二，改善财务人员工作环境，切实提升服务质量。有效减轻了财务人员的工作压力。经办人可按照网上报销系统中的提示进行申报，降低了申报出错率，有助于提升服务质量。

第三，落实无现金报销制度，降低现金使用风险。减少报销人员预约、携带、管理现金的风险；有效降低出纳人员点钞配款的差错风险、假钞风险以及赴银行提取保管现金的风险，缓解了出纳岗位的工作压力。

第四，准确传递财务信息，提高科研经费使用效率。登录网上自助报销系统，经费主管人和经办人可随时查看每一笔业务报销状态并能收到系统发出的已完成业务的提示短信，确保经费执行进度顺利完成。

第五，推进财务信息公开化，助力学校内控建设。高校科研经费需要由学院财务处、科研院等多部门协同管理，实现网络平台的共享性，实现校内财务信息公开化，建立更加完善的监督格局和内控系统。

5 XJ大学网上自助报销现存问题

5.1 实际操作问题

第一，网上自助报销对经办人要求较高。网上自助报销要求报销经办人利用财务综合服务平台和网上报销系统，自主学习财务报销知识并正确填写报销信息、金额，无形中增加了经办人报销前期准备工作的难度，在一定程度上阻碍了网上自助报销的全面推广。

第二，网上自助报销单据返工情况较严重。由于经办人的不固定性和不专业性，网上自助报销中问题单据比率不断上升，导致财务人员必须耗费大量精力处理遗留的问题单据。

第三，网上自助报销与国库集中支付资金和教育部专项资金报销不兼容。随着我国财政改革的推进和高校资金监管的不断增强，这一问题将会在很大程度上制约网上自助报销系统的持续运行和发展。

第四，网上自助报销受到签批制度和纸质票据限制。经办人仍需由经费主管人亲自签批报销审批单并附纸质发票进行报销，不能满足未来财务报销发展的趋势。

5.2 网络安全问题

网上自助报销系统推行后，大量的财务数据在网上报销系统中传递，若网络系统遭遇病毒攻击导致自助报销系统崩溃，势必造成财务数据丢失和外泄，造成巨大的安全隐患。

5.3 数据共享问题

XJ大学网上报销系统尚未与校内其他行政部门形成信息资源共享机制，容易造成财务处与其他部门的核算数据存在统计口径、使用范围不对应等问题，不利于建成全校信息集成平台。

5.4 预算控制问题

XJ大学现有网络报销系统在经办人录入报销信息时存在预算控制滞后问题，以差旅费报销为例，由于报销人填写的金额不包含出差补助，接单会计在核算时无法判断项目余额是否足以支出含补助的差旅费报销额。

6 XJ大学网上自助报销的完善对策

6.1 做好网上自助报销的宣传及人员培训工作

对网上报销实施过程中新出现的各种疑难问题，财务部门应当充分利用指南手册、PPT、微信公众平台等多种宣传渠道，加强基层财务工作人员专业技能考核，确保其对网络报销系统充分掌握，以便广大教职工及时更新网上自助报销的相关信息。

6.2 加强网络安全建设

XJ大学财务部门应当加强网络安全基础设施投入，规避使用不良软件造成的安全風险；另外，应当设定内部管理人员并建立严格的准入制度，同时定期检查系统的安全性，做到防患于未然，并不断完善银行系统和网上报销体系的对接状况，采取相应的技术手段保护财务信息。

6.3 引入网上签批和电子票据

财务部门应当在网上报账系统中设置经费签字审批功能，报销人员在完成预算报销单后直接将其发送至经费主管人的系统中进行审批。但是，鉴于电子发票推广尚需一定时间，可以选择由经办人将原始票据通过拍照或扫描方式转化为电子资料上传至网上报销系统的方式，系统根据该项目预设的审批权限自动提交签批。

6.4 增加网上报销系统的通用性

为挣脱经费用款计划对财务报销的枷锁，可在现有网上报销系统中引入用款计划填报平台，该平台可直接从网上报销系统中调取数字，对国库集中支付项目的填报数、使用数和支付数进行准确的记录，以确保财务审核人员能够实时了解并监督项目经费用款计划的变化情况。

6.5 强化网上报销的预算控制功能

可引入项目分段动态管理模式，将特殊经费项目的预算信息加入网上报销系统，由指定人员根据项目预算执行情况实行分段预算额度控制，当经办人在网上填写报销申请单时，一旦申报金额超过了本阶段预算额度，就会收到相应的提示，从而对科研经费的预算控制起到有力的支持作用。

综上所述，网上自助报销相较传统报销方式存在明显的优势，能有效缓解XJ大学等国内一流高校面临的现场报账压力大、教职工报销难等问题，受到了财务人员和广大师生的一致肯定。但是，受环境及自身特点影响，其在实行的过程中出现了实际操作、网络风险、信息共享、预算监控等问题，严重影响了网上自助报销的运行，甚至可能威胁高校财务信息安全，因此只有针对网上报销面临的各类问题制订相应的解决方案并积极实施，才能保证其为高校财务工作的高效、和谐奠定坚实的基础。

参考文献：

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