提升档案管理效能的途径分析

杨养民

[摘 要]由于信息技术的飞速发展，档案管理工作也发生了较大的转变，而利用信息技术科学合理地开展档案管理工作，则能促使档案管理获得较高的工作效率和质量，并使得档案管理效能能够获得较大的提升。因此文章对提升档案管理效能的途径进行了深入的研究，分析了提升档案管理效能的意义，阐述了档案管理中存在的一些问题，从而提出了提升档案管理效能的具体建议和途径。

[关键词]档案管理；效能提升；途径分析

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.206

1 提升档案管理效能的意义

随着国家改革开放的不断推进，在国家机关以及社会组织中，档案管理都发挥着十分重要的影响和作用。而在社会经济飞速发展的前提下，档案管理也获得了较大的发展和进步，且经济发展也对档案管理提出了更高的要求。对于社会组织乃至国家来说，其在制定相关决策的过程中，必须结合人事档案中的工作经历、个人工作生活、生活思想作风、日常工作情况等进行决策。因此提高档案管理效能可以优化决策的选择，并且还有利于行业的持续发展。

2 档案管理工作存在的問题

2.1 缺乏配套的基础设施

在组织和开展档案管理工作的过程中，必不可少的则是配套的基础设施，但目前在档案管理部门中，管理档案的基础配套设施非常缺乏，且大多数部门的配套基础设施不够完善，这就造成了档案管理很难有序地展开。在档案管理部门中，现有的基础配套设施主要包括电气设备、防火设施、计算机办公软件、资料储存室、档案架以及档案柜等，这些配套设施对于保存、安放以及防护等具有非常重要的作用。如果未能兼顾好基础配套设施，则档案管理工作就不能获得顺利的开展。同时在档案管理工作中，一个非常关键的措施是防火防盗，由于大多数档案资料为纸质档案，因此防火防盗是档案管理工作中不可或缺的重要环节。另外在存放档案的过程中，如果存放环境相对较差，也会导致档案出现发霉以及虫蛀的情况，这就使得档案失去了一定的阅览价值。

2.2 档案管理未受到重视

目前，就我国基层的档案管理而言，行政管理阶层中包含了大部分的档案管理工作，但是由于档案管理没有受到足够的重视，而一些领导甚至在对事业单位新型建设的方面出现了认知偏差，例如没有重视事业单位中，档案管理积极促进经济发展的作用，或者只注重本单位的发展前景以及经济效益，造成了档案管理在很长一段时期内，都没有获得严格的管控以及有序的部署。再加上目前档案管理工作中，收集资料归档不全、资料散乱且整理缺乏一定的规范等现象十分严重，这就造成了在长期管理档案的工作中，大量的资料信息发生了残损或者流失，因此很难应用于事业单位进行阅览和借鉴。

2.3 管理人员缺乏较高的综合素质

就档案管理本身而言，其涉及的工作十分琐碎，且一般从事档案管理的工作人员，需要具备缜密的心思以及充足的耐心。而目前在档案管理工作中，已有的工作人员中，大部分是从基层选拔而来，且他们大都具有较好的耐心，且做事也非常细心。但是目前档案管理面临的一个问题就是，管理人员缺乏较高的综合素质，而这一因素也是影响档案管理效能的重要因素。一般从基层选拔出来的管理人员，很多都没有接受专业的管理培训和指导，且相关的档案管理知识较为缺乏，缺乏熟练的业务操作，对于档案管理的法律法规等缺乏深入的了解，因此也造成了档案管理工作的开展出现了较大的难度。而在实际管理工作中，很多管理人员由于自身业务操作不够熟练，经常出现困扰情绪，且在工作中也没能将自身的才能充分地发挥出来，这样一来很多管理人员的负面情绪就会逐渐增长，从而大大降低档案管理的效能。

3 提升档案管理效能的途径

3.1 完善档案管理服务体系

目前档案管理工作组织和展开的主要目标，就是为了合理地、科学地使用各种档案资料，同时还要将档案管理积极促进经济建设和发展的作用充分地发挥出来，以实现各企业以及事业单位的快速发展。因此在提升档案管理效能的过程中，首先需要不断地完善档案管理的服务体系，将现存的档案资源以及档案信息充分地利用起来，不断对各企业以及事业单位的档案管理、信息查询以及档案服务等，进行优化，尽可能地实现档案服务程序的简易化和便捷化。同时还需要利用先进的信息技术，对档案信息建立一个数字化的共享软件平台，在对一些档案资料进行公开分享的同时，还需要对档案管理的安全以及保密工作进行严密布控，以便从真正意义上使得档案资源能够在经济建设中提供高效的服务。

3.2 转变档案管理的传统观念

在档案管理工作具体实践的过程中，其组织和开展会由于人们传统档案管理观念的限制而受到一定的约束。因此在提升档案管理效能的过程中，必须逐渐转变档案管理的传统观念，要从人们的认知以及意识层面上，不断增强人们对档案管理工作重要性的认识，同时对档案管理工作人员的使命感以及责任意识进行强化，使其能够全身心地投入到档案管理工作中。同时不断地对党和国家的方针政策进行学习，切实落实好各项任务，不断增强自身的服务意识，将以往档案管理的被动格局加以改变，这样一来就能有效地增强档案管理工作的效益性、安全性以及规范性。另外也可通过网络、广播电视以及宣传栏等平台，以广大人民群众以及各企业、事业单位的干部为对象做好宣传工作，不断对档案管理的相关政策以及有关的法规法律等，进行强化宣传，对各个部门的权利归属进行明确划分，从而全面保障档案管理工作的有序组织和开展。

3.3 定期组织培训，增强专业素质

在提高档案管理效能的过程中，定期对管理人员进行教育培训，是不可或缺的重要环节，教育培训的内容，除了包括档案管理基础知识以外，同时还包括专业的档案管理技能，且管理人员还需要具备一定的专业素质以及综合素质。开展定期培训的目的，主要是让管理人员能够顺应世界多元化以及时代的发展，使其能够在管理档案的过程中，将管理的内容以及形式等，不断向多元化的形式和内容转变。同时还能对管理人员的知识面加以丰富，让其明确修订资料、整理资料以及收集资料之间的区别，并且要对各种档案资料做好整理和检查工作。而在培训其管理技能方面，可组织其利用专业的办公软件以及计算机软件完成相应的操作，即将档案信息资料录入办公软件中，以便于整理和查找。另外增强管理人员的专业管理素质，就需要培养其一定的道德素养，使其能够在档案管理中做到全身心投入，并兼顾好工作以及生活中的各项事宜。

3.4 建立严格制度规章，夯实档案管理基础

在加强重视档案管理，加大投入基础设施建设资金的基础上，档案管理效能的提升还需要建立严格的制度规章，夯实档案管理的各项基础工作。即在档案管理方面，设置一项专项资金，即以准确预算、专款专用、详细记录、恰当使用以及及时结算等为原则，不断对档案管理机构进行优化设置，在结合能力范围以及实际情况的前提下，对档案管理信息化加强建设，建设一定的数字档案室或者电子档案室，使得档案管理能够达到更高的效能。

4 结 论

综上所述，在今后的档案管理工作发展的过程中，创新发展是其重要的发展趋势，因此必须对提高档案管理效能的途径加强研究和探索，以确保档案管理能真正意义上实现高效能、安全性、便捷性的服务目的。

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