高校图书馆采编业务外包管理模式研究

刘詹敏

（广州大学松田学院图书馆 广州 增城 511370）

摘 要： 高校图书馆的网络化促使采编工作重心转移。从信息的获取、存储、加工到处理， 从过去手工操作到计算机信息处理， 采编趋于科学化、社会化。采编工作实地走向是业务外包和联合编目， 采编工作正在井然有序发展。

关键词： 高校图书馆；采编工作；业务外包

图书馆业务外包（Library ou tsourcing）是图书馆仿照工业企业外包模式提出的一种新型管理方法，国外图书馆自20世纪90年代以来已经较为普遍地实行业务外包。近年来， 我国许多图书馆都在不同程度上实行业务外包， 主要是采编业务外包。采编业务外包就是图书馆采编业务以合约的方式委托外部书商向图书馆提供所需的部分或全部的图书资料及其后续服务。随着业务外包范畴的扩大和业务外包普及程度的提高， 图书馆采取业务外包的程度会越来越深入， 图书馆所催生的服务产业链条也会日臻成熟和完善。

1图书馆对采编业务外包的应用

1.1 采编外包是对传统工作方式的补充和促进

联机编目的发展， 为采编业务外包提供了技术基础，使采编的工作方式产生了变革。由于庞大的联机编目技术支撑以及文献处理加工标准化的实施， 为书商提供图书馆最的需要业务服务创造了条件。因为， 书商所提供书目数据的重要来源是套录联机书目数据。采编业务外包工作主要是采购招标外包。通过招标方式获得具有一定的经济规模、专业性强和效率高的外包商提供的如给每种图书提供CNMARC 数据， 按照《中国图书编目规则》《中文图书机读目录格式使用手册》的著录规则， 做到书目数据的规范化、标准化要求。每册图书贴条形码、贴磁条、贴书标、盖馆藏章等图书加工工作， 记录的全过程的一系列服务， 降低购书成本， 同时克服了专业技术人员的不足， 减轻编目工作的巨大压力， 有效解决了新书在采编部的长时间逗留， 加快新书的分编及上架速度，因此， 采编业务外包成为必然。

1.2 采访业务外包在图书馆的应用

图书馆采访业务外包是将图书馆采访部的某些业务以合约的方式， 由馆方全部或部分外包给外部的图书专业公司代理。它具有低成本、高效率， 充分利用社会资源完成图书馆的核心业务， 提升图书馆的整体服务水平等优点。图书馆采访业务外包的模式有：（1） 图书采购批准计划。图书采购批准计划或称自动配书， 送审订书。是一种图书馆与书商之间的采书合约， 书商拥有专家根据图书馆每年分配给书商的图书经费预算和图书馆采访人员圈定的纲目， 即采购专业类图书以及适应高校相关学科图书的大体收录范围、图书种类、册数、出版社等选出相关图书并寄送到图书馆， 图书馆采访人员通过验收接受所需图书，退回不需要的图书， 这种办法节省了采访人员选书的时间。而书商的专业知识与服务， 可拓展图书采购领域， 弥补图书馆采访员人力及学科不足的困扰。（2） 新书报道服务。新书报道服务是自动配书的另外一种表现形式， 由书商根据图书馆采访要求， 将过滤后的文献单以新书报导单的形式寄给图书馆采访人员选购文献。一些书商除了提供《社科新书目》、《科技新书目》、《上海新书目》、《全国地方版科技新书目》及出版社的征订目录外， 也在想用户之所想，努力开展定制个性化书目， 为图书馆进行自动配书的服务。（3） 清单订购。清单订购， 即图书馆请读者参与选书活动，根据征订书目进行圈选， 采访人员将汇总、查重并审核后的购书清单交由书商代购。图书馆不再直接逐一与出版社联系， 而是直接委托书商统一代订。这也是目前我国采访业务不完全外包的主要表现形式。

总之， “ 自动配书” 的采购外包方式对于大型图书馆，尤其是对具有经费充足、馆藏要求相对完整、征集图书主题明确、订购量大、出版来源众多等特点的高校图书馆，委托书商代理采购业务， 除了可简化工作外， 也可获得较佳服务品质和较优惠的价格。

1.3 编目加工业务外包内容以及具体实施

编目加工业务外包是将图书加工的全过程， 包括图书验收、加工、为图书提供新书的MARC 数据、嵌磁条、盖馆藏章、贴条形码、贴书标、MARC 数据录入、新书上架等所有环节， 全部交由书商来做。通常采用的方式是书商组织人员到图书馆现场加工。图书馆工作人员可对加工过程进行监督， 及时纠正出现的错误和督促加工进度， 既提高加工效率又完善加工质量。

在加工业务外包过程中， 图书馆要承担规划、目标与标准制定、过程监督、质量评估及完善流程等工作， 主要包括以下几个方面：（1） 考核外包商的资信度。图书馆要全面考慮业务外包中外包商的财务、人力资源、信誉、管理控制及效率、服务质量、业务熟悉程度、价格等方面的条件。具体应包括：外包商的企业规模， 人员数量， 在行业中是否具有较好的信誉度， 办事是否高效， 提供的加工服务是否质优， 以前是否从事过加工外包服务， 对加工业务是否熟悉， 有无经过职业培训的专业加工员， 有无良好的售后服务等。要重视业务外包的过程管理， 尤其是业务技术工作。同时应建立一套高效的反馈机制， 以便及时沟通和协调。（2） 签好加工业务外包合同。加工业务外包合约内容应包括：工作目标及预期效益、合作范畴、运作方式、责任划分、所有权归属、合约修改与终止、付款方式、赔偿问题等。图书馆在图书采购招标过程中， 就应把加工业务纳入合同内容。用全面质量管理方法进行控制和规范，按照国家书目数据标准和本馆内部图书出库标准， 进行图书加工验收。（3） 做好质量监控和验收工作。第一， 要根据本馆需要制定出图书加工细则， 包括图书加工期限， 贴书标、条码位置， 盖馆藏章和日期章的数量、位置， 磁条数量、品牌和是否为可充消磁条， 贴还书期限表的位置，随书光盘处理方法等；第二， 将已在馆流通的图书作为样本， 交由书商参照进行粗、精加工；第三， 图书馆验收人员对已粗加工（包括：贴磁条；盖馆藏章、日期章；贴条码；贴还书条） 的图书进行检查， 一旦发现问题即交还给加工人员返工；第四， 在编目、典藏工作完成后， 对图书进行诸如贴书标等内容的精加工。另外， 流通部工作人员在提书时还可对加工好的图书再次检查以保证加工质量。做好成本效益核算与沟通工作。图书馆与外包商的关系是互相依靠、互惠互利的双赢关系， 双方在充分沟通与相互理解的基础上， 加强合作与协调， 使业务流程顺利进行。

2 采编部工作的发展趋势

以采访为重心， 实现“三个转变”

2.1 向构建科学合理的馆藏结构方面转变

在文献采购上要集中力量做好馆藏结构、文献利用情况、师生构成比、学科发展态势等调查， 以专业设置和重点学科建设发展为依据， 形成本年度的文献资源建设规划。规划要突出馆藏特色， 强化学术性、专业化特色。要对现有的文献结构、文种结构、时间结构等进行调查分析和研究。围绕地域优势、资源优势、学科优势采购区别于其他馆的独特资源。了解系部学生人数所占比例和专业所涉及的图书类别， 以年购书总量为基准制定各专业文献采购计划时， 考虑学生人数比例和不同专业对同类图书的需求量。同时， 根据学生比例与专业情况具体制定各类图书的复本量。对重点学科、重点专业和长线专业等予以倾斜。

2.2 向多渠道、多形式、多层次开展采访工作转变

积极推进“ 学科采访制” 和“ 专家选书制” ， 增强文献资源采购的针对性。所谓“ 学科采访制” 是指按学科门类进行专业化分工， 针对学科专业进行采访。采访人员针对某一学科范围或某几个特定的学科范围， 有组织地搜集、整理印刷型文献和数字化文献的信息， 购买文献资源的所有权或使用权。“ 专家选书制” 是指由各系推荐本学科领域专家教授作为选书顾问， 他们具有关注文献建设的热情，有学术专长且能够总体把握本学科领域的研究动态。图书馆要打破传统的按照图书、期刊、电子文献、数据库等文献类型和中外文文种配置采访人员的作法， 而按照特定学科或某些相关学科设置采访人员， 通过与各种类型专家的有机组合， 共同完成采访任务。由学科采访人员与学校图书馆工作委员会以及系、部专家形成动态变化的采访小组。图书馆采访工作人员应收集尽可能多的书目信息， 按各系提供的学科主题词进行整理归类， 定期传送给各系专家教授， 或由各系专家教授将其专业学科所需的图书信息传送给采访人员。采访人员根据反馈信息制定购书计划。采用这种采访模式， 可调动各系专家教授选书的积极性， 将采购工作由被动转为主动， 由于针对性、专业性增强从而提高各类图书的利用程度。

2.3 向多方位拓展采编工作内容方面转变

在采购方式上拓展。大力开展网上采访。其过程为文献信息查找※筛选预订※发出订单※款项给付※文献送达。网上采购可大大缩短订购周期， 比传统方式更方便快捷。对读者需求的反馈渠道进行拓展， 了解各院系对图书的需求， 以前只能通过采访人员登门调查或各院系填报的方式进行， 时效差、准确率低、遗漏多、采购的图书较难反映读者的需求。现在读者需求可以通过网上论坛、电子信箱、BBS 等快速反馈， 不但速度快、效率高， 而且读者的满意度高。对编目对象拓展， 如网上信息资源的编目， 主要是将无序化的网上信息资源进行整理和揭示， 以确保网上资源的准确性和可用性；馆藏关联信息编目， 即全面揭示某一文献在各种载体的位置、相关信息的链接等。实现关联检索要重视MARC 格式中307、753、856 等字段的著录， 以充分揭示文献资源的关联性。编目对象的拓展， 一方面方便了编目人员对各种文献类型的处理， 更深层次地描述、揭示文献。另一方面也满足了读者希望全面检索文献、方便获取相關信息内容的深层次需求。

3 采编业务外包和联合编目评价与展望

高校图书馆的基本职能就是充分利用馆内馆外的信息资源通过高效率服务来满足用户的信息需求。为用户提供高质量的服务是高校图书馆办馆效益的真实体现， 因而，高校图书馆的工作应由采编为重头转向服务为重心， 从一般服务向参考咨询服务转移， 使得高校图书馆员的职责向专业化、多样化发展。这样， 高校图书馆可以利用社会分工， 使一些基本业务工作社会化， 用外包商的企业化经营机制所带来的高效率服务于高校图书馆， 从而提高高校图书馆的工作效率， 把高校图书馆高素质的人员配置到更高、更深层次的服务中去。图书馆采编业务外包后工作流程的成功重建和工作重心的顺利转移是采编业务外包取得成功的表现， 也是实现管理改革需要解决的主要问题。图书馆采编工作重心转移和业务加工外包， 实质是在市场机制下， 重新整合和优化配置社会资源， 提高图书馆工作效率， 图书馆和书商形成优势互补、分工合作、合理布局的一种“ 共赢” 的运行管理模式。虽然图书馆业务外包目前还存在一些有待解决的问题， 但是它体现了在市场经济环境下，图书馆部分职能重新社会化分工的必然发展趋势。无论图书馆业务外包成功与否， 它既为图书馆带来效益， 比如节省人力、物力、经费；也给图书馆带来一定的负面影响， 比如， 文献信息资源的流失、书目数据的失真等等。单从我国图书馆的发展来讲， 我们不能简单地评价采编业务外包和联合编目， 我们必须把它和我国国情相结合， 同我国的文化相结合。如何选择、选择什么样的外包机构以及界定哪些工作可以外包， 是图书馆首先要考虑的问题， 其次才是效益问题。总之， 图书馆业务外包， 在我国刚刚起步， 国内的理论研究和实践探索还十分缺乏， 因此， 图书馆还要从实际出发， 积极探索图书馆业务外包的理论模式， 建立完善信用体系， 规范行业标准。

参考文献

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