如何做好人事档案管理工作

张育伟

（钦州人才市场）

摘要：随着经济的迅速发展，我国的各项体制改革也进入了白热化的阶段，人事体制制度不断改革，就业人员也逐渐树立了自主择业观，竞争就业观，职业平等观，和多种方式就业观的就业观念。对于用人单位来说，人事档案的管理工作是至关重要的，人事档案管理工作是指相关岗位人员收集、鉴别、整理人事档案的管理工作，人事档案对于员工来说是极其私密性的，一旦外露，可能造成信息泄露的风险，使得员工的隐私安全无法得到保障，所以，用人单位如果想要长久的发展下去，就必须做好人事档案管理工作。

关键词：人事档案；管理工作；解决措施

前言：无论是古代还是现代，人才都是最重要的。刘邦之于项羽，论个人才能，刘邦未必是项羽的对手，然最终刘邦建立大汉江山，这都归结于一点——善于用人。现代的企业，也都是以人才为基础，将人才抽去之后，企业便成为了一具空壳，迟早会倒下。所以，人事档案的管理工作就逐渐受到了重视。当员工感觉到自身安全得到保障时，才会义无反顾的为企业卖命。那么，如何做好人事档案管理工作就成了一个严肃的问题。下文将会对人事档案管理工作的重要性及解决措施进行详细的探讨。

1.人事档案管理工作概况

1.1人事档案管理工作的重要性

古今中外，治国也好，治企也好，得人心者得天下，失人心者失天下，这是一个谁也否认不了的真理。人才就好比一座大厦的地基，地基稳固与否，决定着建筑的稳定程度，而是否善用人才，便决定着企业的规模与强大程度。所以说，人事档案管理工作是一个企业的核心，人事档案管理工作的重要性便不言而喻。人事档案关系着每个员工的切身利益，人事档案作为员工成长的真实写照，记录着员工一步步进步成熟的过程，除此之外，人事档案的管理关乎着员工的薪资、升迁、退休等方面的依据。当发生冲突之时，人事档案便成了最好的证据，人多是非也多，这可以避免许多不必要的麻烦。所以说，人事档案的管理工作是非常重要的，大家一定要端正对它的态度，明确人事管理工作的重要性，如此，企业才会更加稳固，更加发达。

1.2人事档案管理工作的特点

人事档案管理工作是指相关岗位人员收集、鉴别、整理人事档案的管理工作。人事档案管理工作可以说是有三个特点——全面性、真实性、变动性。全面性是指企业在录入职员信息时是一一录入的，不可能故意漏掉 个别职员的信息，人事档案管理工作的全面性也指每份档案都是相同的模式，包括员工最基本的住宅、联系方式、工作履历、政治历史等信息。真实性是指每份人事档案都录入的是职员的客观真实信息，每个职员的信息都完备没有缺失。变动性是指每个企业都会有人员变动（新增职员、辞职人员、退休人员等），而人事档案管理工作就必须不断更新档案管理系统。

1.3人事档案管理工作所存在的问题

目前，我国的人事档案管理工作还在不断的改革之中，有改革就会有矛盾。现阶段我国的人事档案管理工作确实存在着一定的问题。管理人事档案的工作人员对人事档案管理工作不够重视，而企业的在职人员也对自身的人事档案不够重视。管理档案的人员不重视，很可能会造成员工个人信息受损，给企业造成额外的损失；而企业在职人员自身的不重视便使得企业无法更加深入的了解职员信息，进而导致企业无法依据职员的真实能力分配工作，进而导致企业的损失。管理档案的工作人员自身素质不高，或者说观念传统，无法跟上时代的潮流，于是使得职员的人事档案起不到真实的作用。除此之外，还有一点，便是企业的人事档案管理工作不够系统化，人事档案信息不够完整真实。

2.解决措施

2.1 端正态度、提高重视度

人才就好比一座大厦的地基，地基稳固与否，决定着建筑的稳定程度，而是否善用人才，便决定着企业的规模与强大程度，人才可以说是企业的生产力。既然人才如此重要，那么无论是企业管理人员、还是企业在职工作人员都需要端正自己的态度，提高对人事档案管理工作的重视程度。人事档案管理人员端正态度其实应该是职责要求，所谓在其位，谋其职。人事档案管理人员本就处在管理档案的岗位，所以对工作就必须尽心尽力、认真严谨，除此之外，在端正态度之后，管理档案人员可以更好的为企业谋发展、创绩效，并且还可以获取更多的人脉。而对于企业在职人员来说，端正态度、提高重视程度也有双重的含义，第一层也是职位要求，是自身道德素养的体现；第二层其实是对自己负责，端正对自身人事档案的态度，知道档案对自身的重要性，如果保证自身档案的真实可靠性，起码不会因此而错失良机，不会因此而后悔，万一企业有紧急任务，而某人档案上正好有相关项，那么机遇便会来到这个人的面前，所以说，机遇是留给有准备的人的。端正态度、提高对工作的重视程度，于彼于己，都会是有百利而无一害。

2.2提高工作人员素质

人才是指具有一定的专业知识或专业技能，并可以通过自身实力为社会做出贡献的人。林子大了，什么鸟都有，企业便好比一片树林，这里头什么样的人都有，有些确实是有真材实料，而有些也确实是咸鱼，虽说企业都有面试，但面试官也有看走眼的时候，所以企业内部可以说是一个小社会，鱼龙混杂，不免有人滥竽充数，所以企业在職人员当中人员素质也是高低各异，但企业内部也是有秩序维系的，不会随意开除员工。不过这样的事实还是可以有所改善的，企业内部可以定期组织考试培训，从外部施加压力使得员工不断提升自身素质，除此以外，企业还可以建立合理的奖罚制度，适当的褒奖或者惩处都可以激发员工的潜力。企业工作人员也需要不断努力提高自身实力以避免被后浪拍死在沙滩上。

2.3管理系统化

管理本就是一门学问，人事档案的管理更是一门学问。这当中牵扯了太多的人际关系。系统化是指有一整套连续可行的方案使得客体能够维持秩序。管理系统化就是指管理人员需要采用合理、符合实际的一系列方法使得人事档案管理工作合乎常理，符合事物发展的规律，并对企业发展起到积极作用的系统化方案。管理的系统化需要企业投入一定的人力物力，但投入总是有回报的。管理系统化使得档案管理人员的工作有了约束、有了监督，这从外部度对档案管理人员的工作起到了监督作用，而相应的，有了外部的监督，档案管理人员也会更加认真严谨，保护企业在职人员档案的隐私性，当在职人员感觉到自身隐私受到企业保护之后，在职人员才会放心的将自己真实的信息填进档案交由企业保管，如此达到双方的信任，员工的利益才会得到保障，企业的利益才会得到保障。

3.结语

当今社会，人才就好比地基，决定着高楼大厦的命运，人才就好比长城的一砖一瓦共同构筑着企业的明天。而如今的企业也渐渐看到了人才的重要性，各个企业逐渐重视起了人事档案的管理。人事档案是人才信息的载体，记录着人才成长进步的过程，这是企业无法忽视的。不过目前我国的人事档案管理工作依据存在这一些问题，工作人员态度不端正、对工作的重视程度不够、自身素质有待提高等一系列问题都制约着人事档案管理工作的发展。所以为了企业的明天、为了祖国的未来，大家一定要端正自己对工作的态度，提高档案管理重视度、按照企业的系统化模式处理人事档案。

参考文献：

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[3]尹慧雅.关于做好事业单位人事档案管理的几点思考[ J ] .城市建设理论研究，2013 （ 19 ）