提高财务档案管理规范化水平的途径分析

刘建卫

佛山市禅城区引排水调度中心

中图分类号：F230 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）05-000-02

摘 要 现如今，我国经济水平明显提升，财务档案的规范化管理对于经济项目或经济活动有较为重要的影响。随着社会进步发展，财务档案的管理工作也发生了很多新的变化，在形式、内容上都有革新。但是，在这一过程中有凸显了很多问题，限制着事企业单位的经济活动。本文就提高财务档案的规范化管理提出一些建议，希望能借此促进企业、事业单位的发展。

关键词 财务档案 管理 规范化

一、财务档案概述

财务记录是指记账凭证、财务报表、账簿等信息的统称，它反映了单位的经营状况和经济交易情况。财务档案能够真实地反映企业的运行轨迹，是单位从事社会生产活动的重要记录。各事企业单位财务档案的管理，不仅能对国民经济作出客观的数据反映，而且也能对国家拟定相关的财政政策予以一定的价值参考。所以，财务档案的规范化管理在当前经济活动中越来越重要。

二、财务档案管理工作实行规范化的必要性

无论对事业单位还是企业单位来讲，档案都是其曰常运行过程中各种信息的重要积累，是其发展过程中各种信息的重要来源。对于一个事业单位而言，财务档案更是一种无形的资产，为事业单位各种决策的制定以及经营活动的顺利开展，在信息上提供着重要的保障性作用，关乎到事业单位未来的发展。为此，财务档案管理工作必须朝着更加标准化、规范化的方向发展，以提升其使用和查找的便捷性，并充分发挥其财务信息的收集和整理功能，使财务档案在事业单位发展过程中所起到的作用得到充分发挥。

三、财务档案管理存在的问题

（一）财务档案管理制度问题

伴着我国经济的进步，企事业单位财务档案管理存在一些问题，因此，我国企业和企业管理体制存在诸多问题。在主观管理层面，使法律和制度管理不加以重视。财务档案管理制度不完善，单位内部的档案存放、借阅没有设专人进行统一管理，缺少档案借阅制度。另外，文件管理下的计算机软件、系统安全、维护等几部分的专业问题，管理员无需培训和直接上岗，是当下信息安全的最大隐患。

（二）财务档案管理人员能力问题

财务档案的管理工作，受到管理工作人员的限制影响是比较大幅度的。一些企业单位不重视财务档案的管理工作，对财务档案的管理工作缺少专业认知，所以，很多的企业的财务档案管理工作基本都是会计工作人员担任。要实现财务档案管理的规范化管理是不可能的，有必要浪费大量的时间，不能充分发挥财务档案在获取财务档案中的重要作用。财务档案管理的执行另一方面也体现在入档不及时，可能存在财务信息泄露，制约企业或事业单位经济活动的进展。

（三）财务档案管理安全系数问题

在企业或事业单位的经济活动中，财务档案的记录和规范管理有很大的影响作用。所以要注意保密原则。企业和事业单位要注意，财务档案要只读。通过层层审批可以接入，但在现实中，很多企事业单位为了躲避困扰，或人为因素的存在，以及财务记录管理薄弱，许多员工可以访问档案，致使其存在严重的安全风险。

四、促进财务档案管理工作规范化的相关策略

通过以上的讨论和分析得出，可以看出我国的许多企事业单位在财务档案的管理工作上仍有欠缺。在工作方面，财务档案的管理过程中还存在一些较大的问题。还有许多突出的问题。企业的经济活动较好地进行，单位的财务档案的管理是较为重要的，可以从以下几方面来入手：

（一）提升对财务档案管理的认识及意识

要做好事业单位的财务管理，需要不断地相关人员对财务管理工作的认识，从而从根本上树立有效进行财务管理的工作意识。财务档案的管理人员要对财务档案管理工作的必要性和紧迫性有一个清晰的认识，对自身的管理意识不断予以加强，在对相关的财务档案管理工作做好的基础上还要对其进行有效的监督工作，从而在内心深处形成具有主人翁地位的意识形态，为做好财务档案管理工作的尽职调查，鉴定和严格检查要认真做好财务档案工作，充分回到财务档案管理部门的监督协调职能。与此同时，相关的领导应该对财务档案的管理工作做出高度的关注，让领导层对财务档案管理工作在整个单位实现可持续发展当中的重要作用有一个深刻的认识，还要让其深刻的体会到财务档案管理在整个决策科学化当中所产生的积极影响进行充分认识，从整体上不断提升单位的财务档案管理意识和认识，从而为有效的推动财务档案管理工作的有效开展奠定坚实的基础，为财务档案管理工作的顺利开展创造完备的环境条件。

（二）加大对管理人员的培训力度

单位领导要高度重视财务档案管理人员的培训，制定培训方案，提高档案管理水平。管理者的专业素质和能力是决定档案管理质量的关键因素。培训方式主要有聘请专家指导管理活动，参照优秀企业的管理模式以及按照上级领导的指示整理档案等。财务档案文献的内容较为丰富，涉及面较大，特别是大型企业单位，档案明细更多，资料量更大，若缺少有效的管理方式，则不利于单位的长期发展。财务档案管理专家拥有丰富的经验和科学的管理方法，能够对管理工作提出建设性的意见，同时有助于转变档案管理人员的思想观念，及时采纳新的元素进行管理。加强对外交流与合作，通过参观模范单位的财务档案管理模式，并结合单位的具体情况，创造性地吸收管理理念，有助于企业改变档案管理面貌。领导者能够从整体的角度，制定适合自身发展的档案管理思路。因此，管理人员在进行变革管理方式时，应征询上级领导的意见，根据其指示进行具体的整理工作。此外，培訓活动不仅要重视提升财务档案管理人员的专业素质，而且还要培养他们的责任心，增强道德修养，提高工作积极性。财务档案管理人员必须严格律己，认真负责。

（三）建立完善的财务档案管理机构

完善的财务档案管理机构，是实现财务档案的规范化管理，提高企业的财务管理的一项有效途径。由于缺乏完善的财务档案管理机构，因此总体来讲财务档案管理的效率相对较低，无法实现财务档案中资源的全面利用和数据的反映。有的企业在进行财务档案的管理的过程中，建立健全财务档案管理机构，根据企业管理的实际需要。例如，如果企业的财务档案管理工作量比较巨大，企业需要对财务档案的管理人员进行合理的分配，不同的人员负责不同的部分，一些工作人员负责整理，一些工作人员负责归档等。除此之外，考虑到档案管理环境的特殊性。财务档案不同于一般的档案，涉及内容的机密性比较强，为了做到财务档案的安全、有序的管理，必须为其营造良好的发展环境。

五、结语

当前，我国不断深化经济改革发展，经济水平有了较大的提升，跻身世界发展强国行列，在我国事业单位层级无论在具体的规模上还是在其特点和所处的社会环境上都发生了巨大的变化，对于传统的财务档案管理来说已经不能适应现阶段的档案管理需要，所呈现出的新的工作形式和内容又为当前的事业单位财务档案管理工作提出了更为高大的要求。所以为了事业和单位企业发展，有效开展单位财务档案管理，应该充分的树立财务档案的管理工作的观念加强，并进行不断提升财务档案管理的素质，健全现有的财务档案管理机制，对传统的档案管理方式进行不断更新和转变，从而促进事业单位的财务档案管理工作向规范化方向迈进。

参考文献：

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[2] 王晓梅.加强会计档案管理工作的措施探讨[J].甘肃科技纵横，2012（12）.

[3] 杨淑珠.事业单位财务档案管理探讨[J].改革与开放，2014（03）.