浅谈企业档案管理的现状及创新发展

刘海兰

青海盐湖工业股份有限公司

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）05-000-01

摘 要 随着社会经济的发展，企业在飞速扩张的同时档案管理也变得愈发重要。企业档案是企业重要的因素，往往也是最容易被忽视的部分。本文将对近几年企业档案管理的现状及存在的问题进行分析，同时对于企业档案管理的缺陷提出几点创新性建议，以供参考。

关键词 企业档案管理 问题分析 创新发展

档案是信息资源的重要组成部分，它联系着过去、现在和未来。但是，在当下社会，企业家们更多的去追求企业的社会效益和经济效益，而忽视了对企业本身档案部分的管理，使得企业档案管理的缺陷日益凸显。因此，企业档案工作者更要认清现实、不断学习、掌握新方法、加强创新管理以适应新形势的需要。

一、当代企业档案管理的现状

（一）档案管理体制和思想存在问题

目前，大部分的企业家们都注重于以盈利为目的的经营目标，档案管理因为不能够立即为企业产生经济效益而处于被搁置的境地。企业领导者忽略了对企业档案方面的管理，使得档案管理部门如同游牧民族一样的自由自在。因此，在企业其他部门更新换代，快速发展的同时，档案管理部门仍然停滞不前。这种现象将对企业内部档案的收集与整理产生不利影响，导致整个企业的档案管理体制一直处于落后的状态，为企业日后发展留下了后患。

再者，企业档案的管理者思想也存在着一定问题。在市场经济的影响下，众多企业领导者都是看重经济部分多于管理部分。对于企业档案管理的认识不够充分，看不到企业档案管理对日后企业发展的影响。而作为企业档案的管理人员，盲目的遵从企业领导者的想法，对企业的档案疏于管理，任由其自生自灭，都不愿意在档案管理上花时间、下功夫。最终将导致企业档案管理制度和队伍建设的水平越来越低。

（二）档案管理的形式和内容存在问题

目前，大部分企业的档案管理还停留在纸质阶段，纸质的档案在长期的翻阅过程中容易出现磨损，很难实现长久的保存。随着科学技术的发展，许多高科技信息化的技术被发明出来。但是很多企业的档案还没有落实到信息化的层面上来。企业档案部门的信息化程度远远落后于企业的其他部门。企业应时刻与社会发展潮流保持一致，迅速将现代化的技术应用到档案管理部门中来。将纸质的档案登记管理转变为电子录入的形式，使档案管理的信息化水平不断提高。但是，在这一转变过程中，部分企业由于不愿意花费太多精力，疏于加强管理，也不注重管理内容和形式上的创新，导致档案内容混乱、结构不规范、条理不清晰、查找不方便等弊端全部都显现了出来。

二、当代企业档案管理的创新发展

（一）企业必须完善对档案管理的制度

企业档案管理实质上是一件比较冗杂的工作，完善对企业档案管理机制是保障企业档案工作顺利开展的基础和前提。企业应根据国家的有关规定，完善档案管理机制，明确电子档案的储存标准和管理方法。

随着经济的发展，企业的壮大，企业中各部门也呈多元化的发展趋势。因此，档案管理部门也应该与时俱进，分门别类。各部门之间各司其职，各管其事。对于不同部门之间的档案要分开管理，避免混淆。如果两个部门之间需要借鉴档案时，应做到及时登记注明，用完后做好归档工作，不要乱放，以免丢失。不要盲目借鉴其他企业的管理方法，要针对自己企业的特点，建立一套属于本企业特有的企业档案管理机制。

（二）企业必须加强对档案管理的重视

对于档案管理部门，企业必须要加大重视程度。企业领导者应该转变思维理念。如果高层领导都不能够重视这个理念，那么即使档案员工有这样的认识，也会因为缺少技术设备或者相关人员的支持而无法实现合理的管理。

此外，档案管理人员的意识对档案工作有着极其重要的影响力。档案管理看似是一份轻松的工作，但需要档案管理人员有一定的耐心与责任心。否则容易引发工作者的懒惰心理。因此，企业领导应该建立明确的赏罚机制，对档案管理者起到激励作用，避免档案管理者出现消极情绪，不利于工作的进行，甚至会给整个企业带来不利影响。所以要引发档案管理者的工作热情，使他们认识到自己的部门不是可有可无的，是对企业的发展起着重要作用的。企业档案的管理者也应该不断提高自身的综合素质，成为符合企业标准的复合型人才，要熟练的掌握自己的本职工作，在各部门来借阅资料时，能够迅速的找到。在工作出现问题时能够及时的修复和改正，并给出建设性意见。

（三）企业必须加强对档案管理的科技创新

对档案管理进行科技创新，最重要的就是要利用新型的信息化手段进行档案管理，將企业内部资料采用数字化的收集和整理，使大家能够方便快捷的使用。这样做也可以避免了传统纸质档案年限过长导致的档案字迹模糊、纸张腐烂受损、后期更改困难等现象，还可以节约储存空间、便于快速查找等，使得企业资料与企业发展的步调一致。在运用新科技进行档案管理的同时，档案管理部门应注意档案管理系统的后期维护工作，要定期更新软件系统、做好硬件设备的维修工作等，使电子档案能够正常运行。同时各部门之间要注重沟通，做到资源共享。

三、结语

社会经济发展日新月异，科技信息化时代已经到来。企业档案管理应该紧跟新时代步伐。档案管理部门需要高素质综合型人才，企业领导者更应该对档案管理部门加以关注，积极迎合新时代背景下的总体发展趋势，创新改革，才能使档案管理部门为企业的发展奉献出自己的一份力量。

参考文献：

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