告别函数 用活Excel的快速填充

愚人

我们知道Excel有个填充功能，不过大家平时只是用它来自动填充重复或者按顺序排列的数据。其实Excel的填充功能还有更多的用处，用活该功能可以实现很多原来需要函数才能完成的操作，极大地提高我们的工作效率。下面以Excel 2016为例。

精准提取指定数据

很多公司的HR在招聘员工时，为了节约时间，会将员工信息混杂在一起，比如直接将员工姓名、工作年限、毕业院校输入在一起。现在需要将上述信息分别提取到不同单元格。在B2输入员工姓名，回车后按下Ctrl+E快速填充即可提取姓名信息。操作同上，依次在其他单元格输入工作年限、毕业院校等信息，按下Ctrl+E快速填充提取即可（图1）。

可以看到对于类似的信息提取，自动填充的关键是源数据格式要一致，比如上例是“姓名、年限、院校”，这样我们在输入需要提取的信息源（如姓名）时，自动填充就会智能地根据相同的条件进行填充。因此要使用这个方法提取特定数据，可以预先对源数据稍加整理（比如年限要统一为“大写数字+年”，不能为大小写混杂），这样就可以快速进行特定数据的提取了。

合并让数据更简洁

平时工作中一些数据是按照一定的标准格式输入的，比如淘宝地址信息是严格按照省、市、区、街道分别输入，这样提取到Excel后是分段排列，现在需要将这些数据组合排列在一个单元格中（图2）。

在Excel中将B2：F2数据复制，然后粘贴到记事本中，继续复制后以纯文本格式粘贴到G2，按下Ctrl+E快速填充，不过此时Excel会提示没有看到填充的模式（图3）。

为什么會这样？原来对于较为复杂的数据，Excel的智能填充需要多学习一些内容。操作同上，继续复制B3：F3数据到G3，回车后切换到G4，此时再按下Ctrl+E快速填充就OK了。

最后再使用“查找与替换”，将原来分隔符使用留空替换即可完成与地址内容的合并了（图4）。

同样的如果要使用填充合并数据，这里也要求源数据格式一致。不过对于数据较多内容的合并，需要多输入一些示例让Excel学习。我们还可以根据自己的实际需要进行更为个性的合并。比如上例中的地址，现在我们只要简单的地址信息，如“福建省福州市晋安区新店镇观星街道11号”只要提取“福州市观星街道11号”即可（即略过省、区、镇信息），同上在H2、H3输入福州市观星街道11号和龙岩市319国道88号， 再按下Ctrl+E快速填充即可（图5）。

整理不规范的数据

在日常数据的录入中，很多朋友会按照自己的习惯输入一些不规范的数据，比如使用类似“17.3.2”的格式输入日期，这种不规范的数据不会被Excel认为是标准日期格式，自然无法完成转换。这样在后续的排序（如需要按时间先后排序）、计算（如需要计算前后间隔时间）等操作时就会带来很大的不便。这些不规范的数据如果手工整理费时费力，现在同样可以使用自动填充工具让其快速变为规范格式。

打开包含不规范格式的文本后，在B 2输入标准日期格式“2 0 17/ 3 / 12”， B 3输入“2017/3/13”，再按下Ctrl+E快速填充即可，这样不规范的日期就变规范了（图6）。

上述例子是将不规范的数据转为Excel认可的规范数据，在实际工作中还有一些是自定义规范数据。比如很多公司的产品规范名称都是按照一定编号和规格组成，但是在日常工作中由于这些规范的名称很长不便记忆，很多员工在输入数据时是直接使用简称录入，现在可以使用快速填充将简称转换为规范的产品全称（图7）。

因为上图中名称是按照一定顺序排列，而在产品实际录入时并一定是按照这个顺序录入，因此我们需要对录入的原始数据进行排序。选中录入数据，点击“数据→排序→升序排列”，使得产品的排序和对应表顺序一致。接着在B2、B3依次输入产品的全称，按下Ctrl+E快速填充即可将简称全部转换为规范的全称了（图8）。

总之，Excel 2016的自动填充可以智能学习我们输入的数据，然后按照我们输入的格式进行智能的提取。完成填充的关键是原始数据的格式一定要预先整理为统一格式，这里格式可以根据实际情况进行自定义设置；也可以自行设置格式（如在字符之间手动插入“-”分割），这样即可使用快速填充实现数据的快速录入了。