APP下载

告别函数 用活Excel的快速填充

2017-06-01愚人

电脑爱好者 2017年10期
关键词:观星单元格姓名

愚人

我们知道Excel有个填充功能,不过大家平时只是用它来自动填充重复或者按顺序排列的数据。其实Excel的填充功能还有更多的用处,用活该功能可以实现很多原来需要函数才能完成的操作,极大地提高我们的工作效率。下面以Excel 2016为例。

精准提取指定数据

很多公司的HR在招聘员工时,为了节约时间,会将员工信息混杂在一起,比如直接将员工姓名、工作年限、毕业院校输入在一起。现在需要将上述信息分别提取到不同单元格。在B2输入员工姓名,回车后按下Ctrl+E快速填充即可提取姓名信息。操作同上,依次在其他单元格输入工作年限、毕业院校等信息,按下Ctrl+E快速填充提取即可(图1)。

可以看到对于类似的信息提取,自动填充的关键是源数据格式要一致,比如上例是“姓名、年限、院校”,这样我们在输入需要提取的信息源(如姓名)时,自动填充就会智能地根据相同的条件进行填充。因此要使用这个方法提取特定数据,可以预先对源数据稍加整理(比如年限要统一为“大写数字+年”,不能为大小写混杂),这样就可以快速进行特定数据的提取了。

合并让数据更简洁

平时工作中一些数据是按照一定的标准格式输入的,比如淘宝地址信息是严格按照省、市、区、街道分别输入,这样提取到Excel后是分段排列,现在需要将这些数据组合排列在一个单元格中(图2)。

在Excel中将B2:F2数据复制,然后粘贴到记事本中,继续复制后以纯文本格式粘贴到G2,按下Ctrl+E快速填充,不过此时Excel会提示没有看到填充的模式(图3)。

为什么會这样?原来对于较为复杂的数据,Excel的智能填充需要多学习一些内容。操作同上,继续复制B3:F3数据到G3,回车后切换到G4,此时再按下Ctrl+E快速填充就OK了。

最后再使用“查找与替换”,将原来分隔符使用留空替换即可完成与地址内容的合并了(图4)。

同样的如果要使用填充合并数据,这里也要求源数据格式一致。不过对于数据较多内容的合并,需要多输入一些示例让Excel学习。我们还可以根据自己的实际需要进行更为个性的合并。比如上例中的地址,现在我们只要简单的地址信息,如“福建省福州市晋安区新店镇观星街道11号”只要提取“福州市观星街道11号”即可(即略过省、区、镇信息),同上在H2、H3输入福州市观星街道11号和龙岩市319国道88号, 再按下Ctrl+E快速填充即可(图5)。

整理不规范的数据

在日常数据的录入中,很多朋友会按照自己的习惯输入一些不规范的数据,比如使用类似“17.3.2”的格式输入日期,这种不规范的数据不会被Excel认为是标准日期格式,自然无法完成转换。这样在后续的排序(如需要按时间先后排序)、计算(如需要计算前后间隔时间)等操作时就会带来很大的不便。这些不规范的数据如果手工整理费时费力,现在同样可以使用自动填充工具让其快速变为规范格式。

打开包含不规范格式的文本后,在B 2输入标准日期格式“2 0 17/ 3 / 12”, B 3输入“2017/3/13”,再按下Ctrl+E快速填充即可,这样不规范的日期就变规范了(图6)。

上述例子是将不规范的数据转为Excel认可的规范数据,在实际工作中还有一些是自定义规范数据。比如很多公司的产品规范名称都是按照一定编号和规格组成,但是在日常工作中由于这些规范的名称很长不便记忆,很多员工在输入数据时是直接使用简称录入,现在可以使用快速填充将简称转换为规范的产品全称(图7)。

因为上图中名称是按照一定顺序排列,而在产品实际录入时并一定是按照这个顺序录入,因此我们需要对录入的原始数据进行排序。选中录入数据,点击“数据→排序→升序排列”,使得产品的排序和对应表顺序一致。接着在B2、B3依次输入产品的全称,按下Ctrl+E快速填充即可将简称全部转换为规范的全称了(图8)。

总之,Excel 2016的自动填充可以智能学习我们输入的数据,然后按照我们输入的格式进行智能的提取。完成填充的关键是原始数据的格式一定要预先整理为统一格式,这里格式可以根据实际情况进行自定义设置;也可以自行设置格式(如在字符之间手动插入“-”分割),这样即可使用快速填充实现数据的快速录入了。

猜你喜欢

观星单元格姓名
梁潮印笺·姓名章戢孴
梁潮篆痕·姓名类集
玩转方格
玩转方格
一起来观星
一起来观星
一起来观星
浅谈Excel中常见统计个数函数的用法
姓名的『姓』字为什么是『女』旁?
一起来观星