浅析档案信息在企业管理中的开发与利用

刘香英

摘 要：现代社会，企业生产经营活动对于档案信息的依赖程度越来越大。企业档案已经远远超出资料管理的范围，进入为企业生产经营发展提供信息支持服务的阶段。企业档案信息开发利用工作对于企业经营生产的影响日渐突出。该文围绕现代企业档案信息管理开发利用有关问题进行探讨，阐述了企业档案信息开发利用的基本原则，结合实例分析了做好档案信息管理开发利用的重要现实意义。最后就如何做好企业档案信息管理开发利用工作提出自己的看法和见解。

关键词：企业档案 档案信息 开发 利用

中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）02（b）-0156-02

当前，人类社会已经进入信息时代，信息管理对于人类社会化生产、生活活动开展质量和效率的影响无法估计。作为信息的重要载体，各种档案文件受到人们越来越多的关注。现代企业生产活动繁杂，日常经营生产活动中会产生大量档案信息，这些档案是企业生产活动的具体反映和记录。对企业档案进行科学、规范、高效的管理和运用，是现代企业日常管理的重要课题之一，也是企业信息化建设中不可或缺的一个重要组成部分。现代企业要实现健康可持续发展，自身档案信息建设必不可少。实际工作中，少数企业忙于生产销售环节，对档案管理缺乏足够的重视，结果在需要的情况下没有充分的档案支持，造成经济上的严重损失，这些都是现代企业经营管理人员应引以为戒的。

1 现代企业档案信息开发利用的基本原则

我国改革开放以来，市场逐渐取代政府，承担起资源配置的重要职责。在社会主义市场经济体制下，企业获得了空前发展，同时，市场竞争激烈程度与日俱增。面对严酷的市场竞争形势，企业必须想方设法、千方百计谋求对策。现代企业间的竞争是多方面的，但大体而言，信息管理方面的竞争是最主要的一个领域，企业规模越大、面对的局势越激烈，对于信息的需求也就越大。哪个企业能够抢先一步取得重要信息，往往就能在后续竞争中立于主动地位。档案管理是企业信息化建设的基础环节，档案信息的开发利用，在企业运营体系中的地位日益凸显。作为一个现代企业的经营管理人员，必须重视企业档案信息开发利用工作。那么，面对纷繁复杂的企业档案管理工作，要如何着手，予以有效的开发利用呢？笔者结合多年工作实践，认为企业档案信息开发利用工作需要遵循以下几项基本原则。

1.1 要做好企业档案信息开发利用工作，就必须充分发挥主观能动性，创造性地开展工作

长期以来，我国企业档案管理工作停留在档案收集、存放阶段。档案管理部门只有在其他部门提出需求时才给予配合，工作处于被动状态。现代社会，工作频率加快，档案管理工作必须主动出击，积极探索信息开发利用的方式、方法，创新档案信息管理模式，变被动为主动，从而为企业的生产经营提供更好的服务。

1.2 过硬的档案管理人员素质是做好企业档案信息开发利用的关键

档案管理开发利用工作质量、效率与工作人员的业务水平及精神状态有着直接且重要的关系。档案工作人员不仅要熟悉档案管理业务本身，更要对企业经营生产活动的各个环节、细节有着全面的了解和把握，只有这样，才能在面对海量的企业信息时，针对性地开展工作，做好重点信息开发，兼顾常规信息管理，尽可能提高有限的信息管理资源效能。

2 开发、利用档案信息资源，服务企业生产经营实例

笔者所在公司档案管理人员特别重视档案资料的利用，每年的档案利用率都很高。尤其档案管理实现数化管理后也更加方便、快捷。公司领导的离任审计、财务监察审计、职工的职称晋级、晋升，工资的查询、公司评审四好班子、优秀工程公司等各类荣誉等都需要查阅利用档案资料，每次借阅档案的人员都先按照档案借阅办法的要求，填写档案借阅审批登记表，原始档案资料出库时必须有档案对口的业务领导审批签字后方可借阅。档案管理人员都会充分利用档案管理系统先进行查阅，需原始纸质资料时再进行实时查取。业务熟练，查阅方便。近3年来，档案的利用率也越来越高，每年都至少有四五个档案实例，特别是会计档案查阅利用率。例如：2015年5月20日，由于江西中铁利达公司欠该公司工程履约保证金480万一直不给，该公司清欠办的同志到档案室查2001年会计凭证，复印当时的付款帐单，向法院提交了大量的证据，为该公司挽回了经济损失。再有2006年3月，该公司承建了山西省省道台运线运城至稷山段一级公路路基工程第四合同段的施工，2007年6月该工程完工。完工后，业主（运城市鑫佰融交通建设有限公司）以各种理由拖欠该公司工程尾款。2013年9月，经双方对账确认剩余工程款为1 883 607.13元。在此期间，该公司派清欠人员多次催要未果，于2012年12月一纸诉状将运城市鑫佰融交通建设有限公司告上法庭，要求其支付剩余工程款及利息损失。在该案的起诉过程中，公司档案室协助公司法务人员查阅复印了相关的会计档案及工程资料。2013年5月，该公司诉运城市鑫佰融交通建设有限公司拖欠工程款纠纷一案，经山西省运城市中级人民法院开庭审理，现已调解结案，为公司挽回经济损失200余万元。

3 做好现代企业档案信息开发与利用的意见和建议

现代企业信息化建设是个全方位的工程，作为其中的重要环节，企业档案信息开发利用也是非常复杂和繁琐的。从当前实际情况出发，笔者认为，需要从以下几个方面着手开展企业档案信息管理开发利用工作。

3.1 转变思想，提高对企业档案信息管理工作的重视

企业开展档案信息管理和开发，根本目的在于利用档案信息为企业经营发展、实现经营目标提供服务。也就是说，档案信息的利用是企业档案信息管理工作的核心所在。企业管理人员要充分认识到企业档案信息管理开发利用工作的重要意义，明确档案管理工作的目的和原则，规范企业信息管理流程，养成经营决策前需求企业档案信息支持的良好习惯。

3.2 提高企业架构中档案部门的地位

由于企业缺乏对档案管理工作重要性的认知，负责档案管理工作的责任部门也得不到应有的重视，处于边缘化的位置，由此导致在资源配置、工作人员的精神状态、工作效率和质量等方面，档案管理部门都落后于其他部门，这进一步限制了档案信息开发利用事业的发展。档案开发利用工作没有发挥应有作用，受到外界轻视，从而陷入负面循环。为了避免这个问题，企业管理者必须要突出档案管理部门在企业架构中的重要地位，赋予其应有的职能、权限，给予必要的资源支持，让企业档案管理和企业发展相同步，协调发展，互相促进。

3.3 健全企业档案信息管理工作

企业档案信息管理要为企业生产经营服务。纳入企业档案信息管理范畴的信息，必须保证是真实、可靠的，并在条件允许范围内，尽量提高信息的精度。由于企业信息量十分庞大，责任部门必须对企业档案进行规范化管理，根据规范标准进行分类归档。特别是要注意使用现代化信息技术手段，提高企业档案信息管理、储存和使用的效率。同时，企业要构建企业档案管理安全体系，确保档案原件存放安全。只有在企业需要时提供充分的支持，档案信息管理工作的意义才能得以体现。

4 结语

现阶段，我国正处于经济高速发展时期，特别是全球市场一体化趋势的不断加强，更是给企业带来了巨大的发展空间和前所未有的竞争压力。面对国外企业迅猛入侵，我国企业必须从各个方面强化实力，提高市场竞争力。在这个过程中，企业档案信息所发挥的作用无疑是十分巨大的。企业要切实做好档案信息管理开发利用工作，汲取企业档案信息中的积极因素，推动企业健康有序发展。

參考文献

[1] 刘玉华.浅谈高校档案信息资源的开发与利用[J].内蒙古师范大学学报：哲学社会科学版，2007（S1）：482-483.

[2] 刘兴梅.档案信息资源的开发与利用[J].商业经济，2008 （2）：98-100.