试论档案管理模式改革在医院档案管理中的应用

黄鸿辉

摘 要：医院档案管理是医院管理工作中的重要组成部分，无论是医院的行政管理、科研管理还是人事管理，都离不开档案管理工作。随着信息技术的不断发展，传统的档案管理方式已经无法满足当前医院档案管理的要求，因此，必须要推动医院档案管理模式改革，解决医院档案管理中的实际问题，从而提高医院档案管理水平。

關键词：医院 档案管理 问题 改革

中图分类号：G279 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）02（b）-0140-02

随着社会经济的不断发展，人们生活水平不断提高，对医疗服务的要求也越来越高。而医院的档案管理工作主要的作用就是整合医院的信息资源，明确医院未来的发展方向，不断提高医院的医疗水平，从而满足患者的要求。但是在实际档案管理过程中，还存在着许多的问题，严重影响医院档案管理的质量，因此，必须要不断改进、完善医院档案管理模式，提高医院信息资源的利用率，促进医院的发展。

1 医院档案管理的主要内容

医院档案管理主要是对医院发展资料、人事资料以及基础设施建设资料等信息的管理，是医院各类信息资源整理与保存的平台，对医院的发展起着重要作用。此外，医院档案管理可以实现对医院各项工作的监控与分析。医院各部门在完成对应工作以后需要提交完整的工作资料，档案管理部门可以从这些工作资料当中提取有效信息，从而了解医院各部门的工作情况。

2 医院档案管理中常见问题的分析

2.1 档案管理机制不合理

在医院档案管理过程中，很容易出现机构重叠、主次不分的问题。医院档案管理主要包括文书档案管理、患者病历档案管理以及医院人事档案管理等几种类型，在实际管理工作中，许多档案管理人员并没有将不同类型的档案资料区分开来，导致管理时发生混乱。医院档案管理不只是单纯地对档案资料进行整理与保存，更重要的是数据分析以及信息解析部分，但是目前的档案管理机制不合理，导致档案管理人员对档案的数据分析与信息解析发生错误，整理分类不合理，多个科室对同一档案资料进行重复管理，不但提高了档案管理人员的工作量，还大大降低了档案管理的效率，信息查询时需要花费更多的时间[1]。

2.2 档案管理人员专业素质较低，管理能力不足

许多医院都设置了专门用于档案管理的档案室，而且对纸质档案的保存管理工作也做得比较到位，但是整个管理过程还有一定的缺陷。某些档案管理人员由于专业管理水平不过关或者综合素质不够高，所以在进行档案管理时只会运用传统的档案管理方式。虽然档案室配有计算机等设施，但是由于档案管理人员的操作水平不够，无法运用计算机对档案进行分类、整理、保存等，使得计算机形同虚设，其快速查询的功能得不到发挥，大大降低了医院档案管理的实时性。

2.3 档案管理的积极性不够

就目前的工作现状来看，医院的工作岗位也不是绝对的“铁饭碗”，客观上是存在着波动的，毕竟有竞争才会涌现更多优秀的人才。而档案管理工作，需要一定的经验和专业性。新入职的档案管理人员不能又快又好地适应当前的档案管理工作，就算经过一段时间的专业培训，新入职的员工还没有进入状态，可能存在工作态度懒散或者工作意识淡薄等问题。所以，某些医院档案管理部门的员工就会带着消极的工作情绪进行档案管理工作，导致医院档案信息分类混乱或者信息滞后等问题的发生[2]。

2.4 信息档案形式多种多样，难以统一管理

随着信息技术的普及应用，医院的档案资料也开始以信息档案为主。但是在医院信息档案的管理过程中存在着一些问题。首先，信息档案资源没有进行有效整合，各个科室分别管理对应的信息档案，很少进行信息交流与数据共享，一旦某科室需要查找某个特殊病例治疗的相关资料，那么就需要花费更多的时间，不利于医院档案管理效率的提高。其次，没有充分发挥出信息技术的作用。医院在使用信息技术进行档案管理时，通常只利用到档案管理系统最基本的功能，即就是信息资料的收集、整理与查找的功能，而信息数据的分析、反馈等功能却没有得到很好的使用。信息技术最强大的功能就是数据分析功能，所以才能在各个领域得到广泛应用。目前医院档案管理部门对信息技术的研究还不够深入，应用并没有达到预期效果，应用水平有待进一步提高。

3 推动医院档案管理模式改革的具体措施

3.1 完善档案管理机制，并加以监督落实

对于档案管理机制还未完善的医院，可以制定一条分类管理规定：将档案材料分为医院发展资料、人事资料以及基础设施建设资料等几个部分，然后用相同的目录打印这些材料，根据各个不同的科室，分成不同的副本[2]。这样可以有效避免档案分类混乱问题的出现，一定程度上提高了档案管理的工作效率。而对于档案管理机制已经完善但是缺乏监督的医院可以从以下两方面入手：一是设立监督部门定期检查各项档案管理计划的落实情况，看有哪些没到位的地方，要求其尽快落实到位；二是在提高医院档案管理人员专业水平的同时，要加强对其责任心的培养，把任务交给有责任心的人员，管理质量也能得到一定的保证。

3.2 规划档案管理方式，整合档案资源

首先，利用国家相关法律法规规范档案管理方式，明确整个档案管理的具体流程，明确每个档案管理人员的岗位责任，使每个管理人员各司其职，保证档案管理工作的有序进行。

其次，运用科学的方式对档案资源进行整合。医院的档案管理工作是一项重要的工作，档案内部结构复杂，种类繁多，所以需要运用科学的方法对档案资源进行整合，尽量提取有价值的档案资源。在进行整合时，要根据实际的工作需求，深入挖掘档案资料的价值，将档案内容进行精炼，提升档案资料的价值。此外，还可以利用新兴档案载体，便于信息传播以及资料携带，提高档案资料的利用效率。

3.3 提高医院档案管理人员的专业管理水平

新入职的档案管理人员难以融入工作是一个问题。工作岗位的流动性一般是没法避免的，想要适应当前的时代发展，就必须克服这一困难。第一，医院档案管理部门可以多招聘档案管理相关专业的人才。首先，档案管理相关专业的人才具有其他专业人才所没有的扎实的档案管理专业基础知识，在基础上就领先了一截；其次，档案管理相关专业人才在档案管理方面的学习能力也较强、学习速度更快，更容易接受档案管理相关的知识，学习效率较高。第二，为新入职的档案管理人员创造更好的专业人才培养条件。医院应该根据自身的需求以及档案管理人员之间不同的专业水平制定出一系列系统的培训计划，并且可以定期邀请一些专家讲师前来授课演讲，提高档案管理人员的整体水平。

4 结语

医院的档案管理工作对医院的发展有着重要作用。就目前来看，我国医院档案管理过程中还存在着档案管理机制不合理、档案管理人员专业管理水平低等问题。对此，必须要采取适当的改革措施完善档案管理机制，对档案管理人员进行培养，以提高其专业管理水平，保证医院档案管理的质量与效率。

参考文献

[1] 王欢.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].安徽农业大学学报：社会科学版，2014，23（4）：66-69.

[2] 李理.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].世界最新医学信息文摘，2015，15（70）：162，171.

[3] 李丽彬.新医改下医院档案管理的改进策略探究[J].大家健康：学术版，2016，10（12）：293.