事业单位人事档案信息化管理

摘要：事业单位人事档案信息化建设是一个复杂、系统的工程，需要大量人财物；当前的事业单位人事档案信息化管理依然存在着一些问题，这影响了人事档案管理工作的效率和准确性，针对性的采取有效的举措是本文研究的重点。

关键词：事业单位；人事档案；信息化管理

事业单位的人事档案记载了是事业单位工作人员的个人经历、学历状况、思想面貌、工作业绩等基本信息，可以让事业单位对员工的个人情况和工作状况有详细的了解，在人才资源的开发利用过程中发挥着重要的参考价值和促进作用。而随着时代的发展，人事档案管理也需要从传统的纸质档案管理向信息化管理方向转变，这样一方面能够降低档案管理的成本，另一方面，还能够降低储存、修改和档案查询的难度，提高档案管理的工作效率，增强档案管理的准确度和规范化。所以，开展人事档案的信息化管理有着非常重要的现实意义。

1人事档案信息化管理存在的问题

1.1缺乏规范的管理标准

要实现人事档案管理的信息化，就必须要基于规范统一的管理标准之上，这一标准能够有效提升事业单位内部各个部门之间以及与外部其他单位进行人事档案信息交流共享的效率，促使人事档案管理工作更加规范、高效。但是，现实情况中不少事业单位在进行人事档案管理时都遵循各自既有的管理模式，以自身工作特点出发，形成了各自的体系，规范统一的信息化管理标准难以形成。

1.2档案管理人员素质有待提高

目前，很多事业单位从事人事档案管理的人员都兼顾多项工作，导致分散到人事档案管理上的时间和精力十分有限；而且一些的档案管理人员年龄较大、学历不高，难以较快的理解和接受新鲜知识和业务，很多人员甚至从没有接受过相应的专业培训，对专业知识缺乏认识。另外，有些人员虽然多年从事人事档案管理工作，工作经验丰富，但是在管理方法上仍然沿用传统的方式，对于人事档案的信息化管理缺乏足够认识，也难以真正接受。最后，还有一些单位由于人事档案管理人员的工作变动较为频繁，新进员工对档案管理工作缺乏清晰认识，导致工作开展较难进行。

1.3人事档案管理模式落后

很多事业单位的人事档案管理工作往往还采取半手工半电脑的操作方式，纸质档案与电子档案同时存在。一般纸质档案记录着较为详细的个人信息，而信息系统中往往记录最为基本的个人情况，无法对员工的工作经历、历史背景等有详细的了解，导致需要详细了解员工档案信息时，还需要去翻阅纸质档案，并没有真正发挥档案信息化管理的真正作用和功能。

1.4档案资源的利用共享不成熟

从本质属性上而言，档案管理首要任务就是保密，除去事业单位的领导者和管理者之外，要查阅档案信息必须经过允许，从而使得管理者和普通员工都形成了对档案的刻板印象。但是从现代档案管理的角度而言，资料的流通性十分重要，要求使用者可以在一定的权限范围内，对档案信息能够快速获取。在档案信息化管理中，由于刻板印象的制约，导致档案信息资源的流动性不足，进而阻碍了档案资源的充分利用和共享，这不符合档案信息化发展的基本要求。

2人事档案信息化管理的策略

2.1建立统一规范的信息化管理标准

结合人事档案管理工作的实际情况和现实需求，开展档案管理信息化建设，进行人事档案信息化管理的工作流程和工作制度，建立并完善相应的创新和权责机制，将这些机制推广应用到事业单位各个部门之间、各事业单位中，以推进统一规范的信息化管理标准的建立，以真正实现人事档案管理工作的规范化和信息化开展。

2.2全面提升管理人员的素质

档案管理人员素质的高低对人事档案的信息化建设发挥着至关重要的作用，因此必须十分重要档案管理人员素质的培养和信息化意识的强化。虽然随着时代的发展，信息技术日新月异，但是传统的观念仍然束缚着部分管理者的思想，因此需要引进先进的档案管理理念，以便从思想上提高认识，强化信息化建设的目标和进程。事业单位要培养出一批高素质、专业化和稳定程度高的档案管理人员，不仅要求相关人员懂得档案管理的相关知识，也要掌握信息化的管理技术；另外，由于档案管理工作需要做好保密，因此为了防止信息的泄露，也要强化工作人员的品德素养。总而言之，对于档案工作人员的要求是多方面的，既有业务能力，也有职业道德和思想品德要求，如此才能保证人事档案信息化建设的顺利开展。

2.3转变人事档案管理模式

开展人事档案信息化管理，需要对档案管理的收集、鉴别、归档、验证以及利用等所有环节进行规范化操作，建立实用性强、系统完善的人事管理信息数据库，使人事档案管理更加规范化、科学化；此外，还要实现人事档案管理的自动分析、归类和排列，以便大大降低档案管理的时间成本和人力成本，提升工作效率和管理的准确性。

2.4做好档案管理系统的优化工作

档案信息化管理依赖于规范系统的数据库管理系统，而这一系统的开发和建设需要一个漫长的过程，需要从简单到复杂、从低到高的发展过程，需要不断的维护完善，也需要相应的管理人员，包括档案业务人员和技术人员的相互配合，根据实际的档案管理情况，针对性的对档案管理系统进行不断的优化，从而让系统更加灵活、高效、更加符合实际档案管理工作的需求。

3結语

针对人事档案信息化管理中存在的一些问题，采取针对陛的举措是推进人事档案信息化管理顺利开展的关键，促使事业单位的人事档案管理更加规范化、科学化。

作者简介

冯菊峰（1979.10-），男，汉族，籍贯：江苏无锡。当前职务：科员，当前职称：助理政工师，学历：本科，研究方向：事业单位人力资源。

（作者单位：无锡市药品安全检验检测中心）