新时期机要工作存在的问题及对策探析

摘要：本文论述了新时期机要工作存在的问题，并提出了加强新时期机要工作的对策。

关键词：机要；工作；问题；对策

企业管理学中有个“细节不等式”，即1001≠99，而是1001=0。主要内涵是，1% 的错误会导致100% 的失败。

细节不等式同样适用于机要工作，即要百分之百的努力，去防止百分之一失误的可能，从而保证机要工作的严肃性、时效性。

一、机要工作的内容

机要工作顾名思义就是做好涉密文件和普通文件的管理工作，包括文件的登记、流转、查询、保管、清退、销毁、归档等工作。公文流转中每一份文件都要经过若干环节和流程才能办结。看似简单的工作中，不光检验着从业人员的工作素质，更是直接影响着单位工作的效率和质量。

二、机要工作的重要性

机要工作管理的是国家秘密，泄露国家秘密会使国家的安全和利益遭受严重损害。机要文件是各級单位传达贯彻党和国家的方针政策的重要依据，是部署工作、发布规章制度的指向针。

机要工作出了问题，不仅会影响到机要秘书、单位领导的政治前途，更严重的是会对整个地区的保密系统带来隐患，甚至给国家带来危害。

所以，机要工作中一时也不能疏忽，要将机要工作作为维护党和国家安全和利益的一项重要政治任务来抓。机要秘书要牢固树立“保守机密，慎之又慎”的思想，做好机要文件的管理工作。

三、目前机要工作中存在的问题

（一）收文系统多

目前，各种电子政务系统已广泛应用于收发文办理过程中，使得发件人能够根据批办意见将文件同步推送到各收件人，收件人可以同时阅读文件，领导也可以同时提出批办意见。这样既做好了政务公开工作，又第一时间完成了文件的有效下发，提高了工作效率、减少了工作量、节约行政成本。

但是目前存在收发文电子政务系统过多的现象，笔者曾经一个人同时使用四个非涉密收发文平台，分别是本校电子政务平台，省教育厅电子政务平台、市委安全电子公文平台、市政府电子政务平台，每个平台有各自的开发商、各自的安装程序，机要秘书学习各种的使用流程，给机要秘书造成很大的困难。另外文件传阅中要将文件从其他三个平台分别下载转换成pdf格式后再上传到本校电子政务平台，这一步骤中极易发生遗漏现象。

（二）办公场所明密不分

有的单位囿于办公条件的限制，存在机要室与其他科室共处一室的情况。以笔者为例，笔者所在的机要室与秘书科同在一个办公室内，中间仅简单的隔开；也没有单独的阅文室，阅文都是在机要室内；机要室还要承担印章管理工作，导致机要室每天进出的人数众多，存在着泄密隐患。

（三）机要秘书的保密意识淡薄

保密意识淡薄会导致失泄密事件发生，任何一个不小心可能就会出大问题。2016年某市机要秘书将文件直接放在电动车踏板上去清退导致文件丢失在路上，该机要秘书受到开除处理。还有的机要秘书将秘密文件随意放在办公桌上，导致进出的人都能看到秘密文件的内容，存在泄密隐患。

（四）机要保密工作重处罚轻奖励

《中华人民共和国保密法》规定“发生重大泄密案件的，由有关机关、单位依法对直接负责的主管人员和其它直接责任人员给予处分；不适用处分的人员，由保密行政管理部门督促其主管部门予以处理”，但未对优秀的保密干部怎样奖励做出明文规定，存在着重处罚轻奖励的不足之处。在实际工作中也是如此，一份秘密文件丢失，机要秘书就要受到处分，影响到个人的政治前途。这种奖励措施与处罚措施的不平衡性，肯定会挫伤机要工作人员的工作积极性。

四、做好新时期机要工作的对策

（一）将电子政务平台进行整合

例如由省教育厅牵头，推广各高校使用相同的电子政务平台，实现文件在平台内部流转，直接签收，从而避免文件先下载再上传的步骤。市委、市政府的各种政务平台也可推广使用同一个平台，既节省了资金，也方便了大家使用。

（二）改善机要工作的环境

改造或建立独立的阅文室和机要室，改善基础设施差，办公场所不足的现状，为机要工作创造安全环境。加大对机要工作的资金投入，对机要室安装三铁一器（铁门、铁窗、铁柜、报警器）和监控设备，加强机要室的安全防范管理。

（三）机要秘书仍要注重自身保密素养的提高

单位收到的密级文件都要在机要秘书这里收发汇总，机要秘书的保密素养是整个保密链条的关键一环。机要岗位的特殊性，决定了机要人员掌握着许多核心機密，这就要求机要人员必须树立高度的保密观念，遵守保密工作纪律，养成良好的保密习惯，培养自己严谨缜密的工作作风。工作中必须慎之又慎，来不得半点马虎。领取或退还各类秘密文件，必须放在背包或挎包内，使用单位专车，不骑自行车或公共交通工具进行传递。不将机要保密场所当作会客室使用，不在其中接待其他无关人员。加强各种保密知识的学习，多读保密违法案例，警示教育自己。

（四）建立各项规章制度实现规范化管理

建立健全机要保密制度是新形势下做好机要工作的保障，各单位要重视建立和完善机要保密工作的相关制度，如《机要保密室保密工作制度》、《机要文件管理制度》、《机要文件借阅、查阅工作制度》、《机要保密文件传阅工作制度》、《保密工作人员岗位职责》[1]。坚持以制度建设促进规范管理，以规范管理加强制度建设，构建长效机制。通过建章立制，做到传阅规范，存放规范，借阅规范等，使各项工作操作有序，安全保密[2]，确保机要工作取得实实在在的成效。

（五）建立有效保密奖惩机制

机要工作是一项默默无闻的防范性的工作，工作要求高、任务重、责任重大、节奏快，机要秘书每天都要24小时待命，工作时间无节假日之分。国家应该建立有效的奖惩制度，对长期从事机要保密工作的人员和在机要保密工作中作出成绩的人员，给与表彰与奖励，以事业留人，以感情留人，对于违反规定造成泄密事故者，也要进行严肃查处。

五、结语

总之，从事机要工作，要有强烈的责任感和事业心，要多总结、多思考，任何一点随意性，任何一点主观臆断，任何一点粗心大意，都可能会造成失误。机要秘书仍需在实践中不断地摸索，提高机要工作管理水平。

参考文献：

[1]吴玮.提高机要文件管理工作质量途径探讨[J].经营管理者，2015（12）.

[2]杨丽霞.做好企业新时期机要工作的几点思考[J].化工管理，2015（19）.

作者简介：梁娉婷（1982-），山东聊城人，黄山学院办公室助理政工师，研究方向为高校管理。