电网企业基于“五大平台”的档案馆建设探索与实践

杨秀艳 李临

【摘 要】文章以国网天津市电力公司智慧档案馆建设实践为例，从智慧档案馆顶层规划、“五大平台”内涵、“五大平台”建设内容与取得成效3个部分进行论述，探讨电网企业智慧档案馆建设内容和路径，以期推动电网企业档案馆建设与运用更高效、更完整、更安全，迈向智慧档案馆管理。

【关键词】电网企业；智慧档案馆；顶层规划；“五大平台”

【中图分类号】F426.61；F270.7【文献标识码】A【文章编号】1674-0688（2017）12-0206-03

2008年，IBM公司相繼提出“智慧地铁”理念和“智慧城市”愿景，全世界迅速掀起互联互通的浪潮。智慧档案馆是档案信息化发展的高级阶段，是档案发展的必然趋势，是社会化服务达到一定阶段的必然产物，也是智慧城市建设的必然要求[1]，蕴含着巨大的社会价值和经济价值[2-3]。智慧档案管理是利用物联网、云计算等高新技术对档案资源进行智能化、多元化管理。智慧档案馆需要具备信息感知和处置能力，为档案使用者提供泛在化档案信息服务的智慧型管理模式[4]。电力行业是掌握国家基础建设的重要领域，拥有大量地理信息、电路布线和项目建设信息档案。随着国网业务和输配电项目的拓展，档案数量和门类也呈现跨越式增长趋势，智慧档案馆不但可提高档案信息收集与整理的效益，对文档信息利用和企业信息决策也具有十分重要意义。国网天津市电力公司（简称公司）肩负着京津冀地区电力建设和运营的艰巨使命，近年来不断深入研究档案资源管理与信息挖掘工作，随着数字化档案建设的不断深入，公司档案馆亟须探索档案信息高效、智能、安全的管理新模式，提升档案管理效率、挖掘档案信息价值、便捷档案利用服务。

1 智慧档案馆建设顶层规划

随着档案进库量和利用量的快速增长，传统档案管理手段已经难以满足公司对档案实体资源的收集和利用需求。档案管理部门基于“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则，立足档案信息化建设现实基础，建立以公司档案馆为核心的集中收集管理平台，覆盖总部、分部、省公司、直属单位，涵盖公司“三集五大”业务领域，运用多元化数据搜集技术，实现公文、表单、流媒体等多种形式海量信息资源的智能收集和智能化征集移交，进行智慧档案馆资源体系建设。

2 智慧档案馆“五大平台”内涵

公司立足于智慧档案馆建设目标，对接电子档案和实体档案建设实况，在充分考虑档案的收、管、存、用、备份、展示、修复等核心业务操作流程的基础上，结合企业未来发展和功能实现，将智慧档案馆建设的具体内容定为“五大智慧平台”，即智慧收集平台、智慧管理平台、智慧服务平台、智慧保护平台和智慧监督平台。运用“五大平台”的协同运作，实现智慧多元化档案资源管理，提升信息感知与处置能力并提供档案信息综合性服务。智慧档案馆“五大平台”如图1所示。

2.1 智慧收集平台

智慧档案馆收集平台是智慧档案体系建设的基础。这个平台充分运用大数据技术，通过定义一系列的标准化规则，使用自动化数据信息采集，数据源自动著录，收集的档案自动统计分析等一系列智慧化程序，实现保存期限、档案分类、密级确认等功能的智能化运行。智慧收集平台运行模式如图2所示。平台的建设可实现档案的基础鉴定工作的自动、在线完成，并能够自动地调整策略来保障后续工作。

2.2 智慧管理平台

智慧管理平台是实现智慧档案管理的重要组成部分。该平台以物联网技术为基础，采用电子标识、电子标签（RFID）等技术实现档案信息定位追踪管理。运用档案库房一体化智能管理系统、档案库房智能环境监测控制云、电子档案管理软件等信息系统集成实现内部及外部信息交换，构成一个通信智能系统的智慧管理体系。

2.3 智慧服务平台

智慧服务功能是智慧档案馆最为重要的功能模块。智慧服务平台通过物联网技术实现档案结构化目录库与非结构化数据库的信息利用[6]。通过构建搜索引擎、数据分析、行为分析等档案数据分析模型，建立智能档案检索、智能编研、专业化档案应用、主动推送服务、移动式档案应用、智能档案决策等功能模块，帮助用户进行信息交换和资源共享，是一个具有分析事物、处理事务、管理和决策能力的智慧服务系统。

2.4 智慧监督平台

智慧监督平台利用电子标签智能管控技术，对档案的收集、整理、入库、借阅等活动进行监督，利用电子监控设备对库房情况保持实时监控，实行集中的运营指标在线监控，提升公司档案业务流程集约化管理水平。

2.5 智慧保护平台

从档案馆硬件设施出发，对档案馆内部的各种设备实行智慧化管理，包括自动调节消防系统、温湿度控制系统、智能监控系统等，实现环保、安全、绿色、智能的智慧档案馆发展目标。

3 “五大平台”建设及成效

3.1 智能收集助力档案资源层级化管理

在智慧收集平台建设中，公司实施档案工作的前端控制，通过制度文件材料建设，对各部门归档文件、记录及其他数据材料进行标准化管理，采用逻辑归档处理技术，对办公、工程、合同、采购、财务等业务进行信息化接口开发，实现业务信息系统平台与档案信息系统的无缝对接，运用大数据技术实现档案资源的智能收集和层级化管理。

3.2 引入人工智能创新档案实体管理

在智慧管理平台建设中，广泛应用手持终端能够通过扫描库位中档案盒的RFID电子标签和盒内文件的RFID电子标签进行盘点。实现盘点记录与服务端口数据的实时同步，利用智能密集架实现档案快速查找的精准定位功能，使库房管理工作更加高效、简单、便捷。

3.3 充分展现“以人为本”的档案服务价值

在智慧服务平台建设中，公司通过开发智能编研系统，利用数据仓储、数据挖掘、联机分析、舆情分析等技术，充分挖掘可用编研素材，提高编研质量和效率；开发智慧知识服务系统，将档案信息知识学习由“被动”查阅转变为“主动推送”；从加强自然语言输入、内容关联性等方面入手，提高检索系统的易用性和准确性及档案检索的查全率和查准率。

3.4 智慧监督规范档案工作层级化作业

在智慧监督平台建设中，公司结合本部及各基层单位档案大数据的运营情况，对档案的收集、整理、入库情况进行统一的运营指标集中在线监控，并建立异常報警及预警机制，提升公司档案业务管控和集约化管理水平；应用物联网技术，实现档案的借阅、归还、查找、盘点等工作过程的信息化监督管理；建设信息化沟通平台和教育平台，对档案管理工作进行业务指导和业务知识学习宣导，推动智慧档案馆成果效益化提升。

3.5 智慧保护显著提升档案资源的安全性和保密性

在智慧保护平台建设中，公司应用库房温、湿度远程监控装置获取实时数据，实现库房内的温度、湿度、PM2.5、PM10、CO2等环境指标的远程监控与调节；安装制动消毒设备，通过移动端或PC端控制，即可实现库房的定时净化与制动净化，不仅为档案资源创造了有利的保存环境，更保障了档案从业人员的身体健康和安全，将档案保护提升到了人性化的高度；安装智能监控系统和预警机制，实现人员出入档案馆、档案库房、档案室等重要场所的人脸抓拍和陌生人员在重要场所逗留、非法入侵、物品盗移、物品滞留等异常行为预警，显著地提升了档案馆的智能化安全防护水平，确保档案资源的安全性和保密性。

4 小结

本文分析了电网企业智慧档案馆的建设需求现状，以“五大平台”建设理念为基础，探讨了电网企业智慧档案馆建设路径和模式。智慧档案馆的建设和管理应立足现实，敢于创新，与时俱进，不断更新服务理念，提高服务水平。一方面大力推广无纸化模式，充分挖掘和体现档案资源的价值，另一方面要加深档案资源与档案服务对象的类型和层次的多样性，革新传统档案馆较低层次、低效能的服务，满足用户对信息的多元化需求，只有这样，才能更好地推动我国电网企业档案事业发展。

参 考 文 献

[1]朱琳.2013—2016年智慧档案馆研究述评[J].兰台世界，2017（2）：48-50.

[2]莫家莉，史仕新，周小平.基于战略管理理论的智慧档案馆建设风险探析[J].西南民族大学学报：人文社科版，2017（6）：236-240.

[3]高旭，赵豪迈.我国智慧档案馆研究现状与热点的可视化分析[J].档案管理，2017（2）：34-36.

[4]杨来青，徐明君，邹杰.档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆[J].中国档案，2013（2）：68-70.

[5]叶凤云，张弘.基于价值链过程的大数据研究综述[J].情报理论与实践，2016（12）：124-129.

[6]李月娥，周晓林，贾玲，等.物联网环境下智慧档案馆的档案实体管理与服务模式研究[J].北京档案，2017（1）：20-23.

[责任编辑：高海明]