高校学生管理系统信息共享中存在的问题探讨

秦文丽 李英莲 付稚茹 陈军 张玲 张敏

【摘 要】随着高校学生人数的剧增，高校学生管理工作难度增加，同时也迎来了新的挑战。学生信息在业务部门间的共享是高校信息化管理的必然发展趋势。文章从实际工作出发，针对高校学生管理系统信息共享中存在的问题，从外部因素和内部因素2个方面进行了详细剖析，并针对每一类问题提出了有效的解决方法。

【关键词】学生管理系统；信息共享；信息化

【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2017）12-0143-03

0 前言

随着高校的快速发展、招生规模的不断扩大及学生人数的不断增长，高校学生管理工作的难度越来越大。学生信息基础数据因其量大、琐碎、复杂，所以管理起来难度较大，而且涉及众多业务部门（教务处、研究生院、学工部、宿舍管理办公室、招生就业处、财务处、信息管理中心、学院等）。传统模式下，部门间学生基础信息的传递是通过纸质文件传递，传递速度慢、周期长、易出错、信息分散。随着信息化的发展，如何将众多业务部门的学生信息实现及时共享和有效的利用，简化学生办事流程，提高工作效率，成为高校学生信息管理系统信息化建设新的挑战。

学生信息共享概念的提出，能从根本上解决传统模式下数据传递时存在的问题，降低人工纸质传递中的错误率。例如，以前学生在办理退宿时，需要先在宿舍管理办公室开具纸质证明，然后再到财务处办理，整个过程繁琐费时。信息共享平台的建设和使用，简化了学生的办事流程，学生只需在宿管办办理退宿，无需再持纸质的传递单到各个业务部门办理盖章手续，财务处在收到宿管办传输的学生退宿信息后，系统自动处理，整个环节简单、省时，既节省了学生的办事时间，也提高了老师的工作效率，同时也避免了传统手工处理容易出現的错误。

信息共享平台的建设和使用，在初期为基础工作带来了一定的便利性，但随着业务量的增大，数据量越来越大，数据信息也出现了多样化，导致信息共享过程中暴露出各种问题。本文围绕财务部门学生管理系统信息共享中出现的问题，分别从外部因素和内部因素2个方面进行剖析，详细分析了目前存在的突出问题。

1 高校学生管理系统信息共享中存在的问题

1.1 信息共享外部影响因素

（1）硬件设备落后，运行稳定性差。数据源头业务部门在搭建学生信息管理系统时可能因为时间紧迫、经费不足等原因，没有购买专门的服务器，仅临时搭建在普通PC机或者闲置过时的服务器上，这些机器因性能差、老化等原因无法承受24小时的不间断运转，容易出现卡顿、死机、瘫痪等现象。目前，大部分高校以信息管理中心作为数据中转站，建立中间数据库，将各业务部门数据汇聚到中间库中，再根据各个部门的需求进行数据的再分配和输送，信息中心不重视中间库的建设，认为只是一个数据存储容器，服务器配置低，运行速度差，存储容量小，导致经常出现数据无法及时向外传输的现象。

（2）开发系统对接接口难度大。系统建设初期，学校在学生管理系统采购上未全局考虑，未进行统一的采购和管理，每个部门的软件基于不同的计算机语言编写（如VC，VB，VF，Delphi，C++，python，java等）。而且，数据库结构也存在异构性（包括Oracle、SQL Server、MySQL、DB2等），这些问题导致后期进行部门系统对接时难度加大，即使勉强集成在一起，在使用中也是问题频出。

（3）信息化建设意识不强，系统建设落后。一些部门对学生管理信息化建设的重要性认识不到位，没有充分认识到系统管理的重要性，在学生数据管理上仍采用最传统的手工记录、Excle表记录，或者简易开发一些小程序仅满足小数据的管理，没有健全完整的管理系统，在部门间信息共享中无法与其他部门对接，重要的数据不能共享，也不能被有效利用。

（4）共享的数据信息缺乏完整性和全面性。信息中心作为数据中间库，在接收各部门数据时，未进行数据检查，对数据源部门提供的数据没有设置反馈机制和进行错误筛选，在功能上仅仅是一个存储容器，没有起到真正的共享中心的作用。对于一些部门的源头数据，数据管理人员在处理初始数据时没有反复检查、核对，将错误、信息缺失的数据（如学号错误、姓名错误、学院代码缺失、专业代码缺失、贷款金额缺失、入学年月缺失等）共享至中间库，导致其他部门接收到此类数据无法使用。

（5）共享数据流向单一、数据资源未被充分利用。高校信息管理中心作为高校信息化建设的核心部门，牵头完成了多个业务部门数据共享库的搭建，共享库中存储了教务处、财务处、宿管办、学工部、学院、图书馆等部门学生数据。目前，共享库数据未被充分利用，教务处学生学籍异动数据仅单向传输给财务处，学工部、宿管办因内部系统建设不完善，无法使用共享库中教务处传输的学生学籍基本信息，造成学工部、宿管办在办理学生贷款、住宿异动时，经常出现学号、姓名错误等现象。共享库中财务数据也未被有效利用，学工部、学院、宿管办等都无法获取财务数据，学工部在办理学生学费代偿时仍采用传统方式，由财务处查询后签字盖章确认。宿管办也因系统建设欠缺，无法有效利用财务数据，在学生欠费的情况下仍可以入住寝室，毕业离校的学生也可以继续申请寝室。因共享数据阻塞造成资源浪费、管理混乱、办事流程繁琐，也无法通过各个业务部门协作有效地控制学生的欠费行为和催收学杂费。

（6）数据管理人员专业技能欠缺。在软硬件配置都到位的情况下，管理人员的计算机水平、工作态度、整体素质直接影响到系统科学有效的使用。大部分老师未进行专业培训和系统的学习，对计算机的使用不够娴熟，尤其遇到数据量较大时出现无从下手的现象。还有一些老师因工作态度不端正，在处理数据时不仔细、不认真，导致业务部门共享出的源头数据缺失各种各样的关键信息。因此，专门的岗位培训和引入既懂管理又懂计算机的复合型人才是建设信息系统的前提，否则，相关人员素质较差可能会使系统处于瘫痪状态，即使能够运行，其运行效率也会大大降低。

（7）部门间数据共享滞后，传输不及时。在实际工作中经常出现学生在办理退学、休学、复学、退寝室时，已在教务处、宿管办办理了相关手续，财务处却没有收到异动信息的现象。学生不停地往返于几个部门之间，引起学生的负面情绪，激化学生与老师之间的矛盾。数据共享库的建立是为了简化学生的办事流程和有效地利用数据资源，部门间数据传输的不及时，就会造成负面的效果。

1.2 信息共享内部影响因素

（1）获取数据信息量有限。财务处学生管理系统主要接收来自教务处学籍异动、宿管办住宿异动、学工部国家助学贷款、学生缓交异动这4类数据。因其他业务部门管理系统不完善、未建设管理系统等原因，所以大部分学生的相关数据未纳入共享库中，例如生源地贷款数据、迎新系统新生绿色通道数据、学生注册系统学生学籍状态、购买基本医疗保险、申请校内住宿等。

（2）未建立健全的错误反馈机制。财务处学生管理系统异动平台没有建立健全的错误数据拦截和反馈机制，导致经常接收到学号错误、姓名错误和学院、专业、班级信息缺失的数据。也不能及时将错误、信息缺失的数据反馈给源数据提供部门进行修改。

（3）未实现共享数据全自动处理。现有的学生管理系统在处理接收到共享数据后，基本上是人工处理，未能实现真正意义上的及时，有一定的滞后性。而且还需要专门设置岗位和人员来进行管理，既耗时又耗人力。

2 應对策略

（1）树立校园信息化建设全局意识，制定长期规划。高校学生管理系统信息化建设要打破传统的多头管理的模式，杜绝职能部门各自为营的现象，从学校整体发展为出发点，制定长远规划，建立统一的建设标准。统一购置软硬件设备，既节约资金，又避免资源的浪费。

（2）建立健全的多环节监督机制。学生管理系统信息共享中如何确保共享数据完整、唯一、准确，成为信息共享研究讨论的重点，共享平台的建设归根结底是为了学生数据在职能部门间的有效利用，提高工作效率，简化办事流程。不仅要在终端接收数据的部门设置检查反馈机制，而且要在源头数据就设置关卡，在系统中设置检查机制，降低终端数据接收部门接收数据的错误率。只有在职能部门数据共享中实现层层控制、层层筛选，才能确保共享数据准确无误。

（3）加强专业技能队伍的建设。打破传统工作方式，有一些工作人员对计算机操作不熟悉，习惯手工记录、纸质文件传递，认为计算机操作复杂繁琐。管理人员的专业技能和整体素质决定了信息化管理是否能得到良好的实现。因此，需要提升高校管理人员的整体素质，针对不同岗位的工作人员进行专业培训（计算机基本操作、软件使用、故障处理、数据整理、业务知识等）。根据工作人员的专业背景安排岗位，充分调动工作人员的工作、学习积极性。制定每个岗位标准化工作流程，将每个工作事项处理方法记录下来，形成规范化标准，避免因人员调动、岗位变动造成不同的人采用不同的处理方式。

（4）建立学生管理系统新型综合服务平台。学生管理系统新型综合服务平台如图1所示，该平台同时允许学生和部门数据管理员登录，集成了教务处、财务处、学工部、学院、宿管办等相关部门的学生信息，学生只需登录该平台便可查询相关信息（学籍信息、学分、成绩、缴费情况等），即图1所示业务层内所有信息。部门数据管理员不仅可以登录该平台维护本部门的学生基础数据，也可以查阅由其他部门共享的学生数据。综合服务平台上的所有的数据信息都存放在云平台上，该平台对原始数据进行统一管理，制定统一的存储标准。杜绝了信息传输滞后、数据缺失等现象。与高校传统的综合平台相比，学生管理系统新型平台的查询速度快而且运行稳定，不容易出现死机、卡顿等现象。旧综合服务平台仅允许学生登录，通过单点登录（Single Sign On）的方式访问其他业务部门的学生管理系统查询基本信息，这种方式经常造成无法访问、无法连接。所以，新型综合服务平台的建设能从根本上解决信息共享中存在的各种问题。

3 结语

高校学生管理系统对信息的共享，提高了高校学生管理工作的效率，成为未来高校发展的重要内容。因此，各高校要不断地完善高校学生管理系统信息共享平台，将高校学生管理工作提升到科学化、高效化、信息化的层面，实现具有时代特征的高校学生管理工作。本文的研究也为后期信息共享平台的改进提供了可靠的理论依据，能推进信息共享建设的快速发展。

参 考 文 献

[1]李燕，王静，赵仲麟，等.高校学生管理工作的信息化建设[J].农业网络信息，2013（1）.

[2]杜大鹏.大数据时代高校学生管理工作的挑战与对策分析[J].科技展望，2016，26（16）：80.

[责任编辑：陈泽琦]