人事档案信息化管理与服务工作之探析

张青松

DOI：10.19392/j.cnki.16717341.201722186

摘要：信息化时代要求人们努力从生活中去挖掘各种各样的信息，这就需要我们去解决如何打造人事档案管理信息化建设，因此人事档案管理的发展趋势是实现人事档案管理的信息数字化，这是一项耗时长、系统性且复杂程度很高的工作，需要档案管理部门的工作人员的积极参与及单位各部门全体人员的积极配合。我们要对档案管理部门在信息化建设过程中出现的问题给予高度重视，适时采取针对性的措施，推动人事档案信息化管理，使干部人事档案能够适应干部工作的需要，适应干部人事档案管理服务的新要求。

关键词：人事档案；信息化管理；探析

1 人事档案管理信息化建设的重要性

1.1 干部人事管理的需要

干部人事档案是组织人事部门考察培养任用干部的一个主要依据。通过人员信息数据库提供的服务，可以迅速查询个人履历表、干部职务变动表、人员基本情况等相关资料，为领导和相关部门及时全面掌握干部队伍的整体状况提供全方位的干部人事信息。干部人事档案的信息化应用，对于考察和识别干部选拔优秀人才，加强干部队伍建设，促进工作、监察、党政管理的开展具有重大作用。

1.2 流动人员人事管理的需要

随着流动人员人事档案逐年递增，流动人员人事档案管理信息化的建设尤其重要。档案管理的信息化极大方便了工作人员和服务对象，降低了工作量，提升了服务效率。比如应用系统智能分配方法来管理库房，使得人事档案出入库更加简便、快捷、高效和准确，让库房管理工作变得更加简单，库房空间利用更加充分合理。通过档案信息化可实现档案系统与互联网数据的实时同步。同时，还可以通过掃二维码查询网络数据，具备防伪验证功能。

1.3 人事信息的利用率得到了提高

传统的人事档案管理，都是以纸质的形式进行，对于查询档案不仅费时费力，而且准确度也不能得到保证，譬如有些人员已经离职，人事部门却没有及时撤离其档案资料。而人事档案进行信息化建设后，人事档案通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，可以直接提高档案工作的效率。并且，与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递，提高了档案的利用率，降低了档案管理的成本。

2 当前存在的一些问题

2.1 人事档案管理的模式过于单一

当前，人事档案管理工作虽有运用了先进的信息化技术，但却没能建设统一的人事管理系统。所为的信息化管理，也仅是跟个部门内部的合作，并且与职工层次的多样性很难适应，更不要所相得益彰。有些的部门众多，每个科室都有自己的人事档案管理，但没有统一的模式，更没有专门的人事管理部门来打理。不够灵活，太过僵硬化内容还不够丰富.

2.2 档案造假现象有禁不止

干部档案是考察干部的重要依据，近年来，出台了多部法律法规遏制造假行为。然而，干部档案造假长期难禁绝。在2014年中央巡视组两轮巡视中，被巡视的20个省区市中有15个存在干部档案造假问题。干部履历造假主要有以下三个特点：年龄、学历、经历是“重灾区”。干部履历主要包括“年龄、工龄、党龄、学历、工作经历和干部身份”，简称“三龄两历一身份”，而年龄、学历、工作经历往往成为造假的多发环节。甚至有的档案内容只有性别是真的，其他的都是假的。

2.3 档案专业人员待遇有待提升，队伍建设有待加强

档案管理人员的政治和业务素质参差不齐，特别是对信息化建设的认识不够。有的档案工作人员专业知识学习不够，没有很好掌握现代信息管理技术，知识面有待进一步拓宽。干部人事档案工作人员在干部档案建设和管理工作中任务重责任大，但是他们的职级别待遇普遍偏低。要妥善解决他们的职级待遇，在职务职级的晋升，在职称评定等方面给予照顾，保持队伍相对稳定。对那些为档案工作做出贡献的同志给予表扬和奖励。

3 档案信息化管理对策研究

3.1 健全优化档案管理制度

按信息化的要求优化干部人事档案收集制度、鉴别归档制度、查（借）阅制度、档案转递制度、保密制度等。档案管理人员运用信息化更好地对每一份收集上来的材料进行鉴别、甄选，确保干部档案真实、准确。档案管理人员要坚决做到“五不查”、“四不借”、“三不转”，即无介绍信不查、非正式党员不查、涉及本人不查、牵扯家属不查、未经领导批准不查；未经领导批准不借， 非特殊需要不借，手续不全不借，亲属档案不借；个人带档不转，没有调令不转，材料不全不转，有效提高档案的准确性和工作效率。

3.2 强化法规建设严肃档案纪律

组织人事部门，要强化人事档案管理意识，了解、熟悉、研究人事档案工作；人事档案管理人员要根据国家的法律法规，更新档案管理制度，创新档案管理体系，推进档案管理的目标与提高信息化水平的连接程度。因此档案管理部门应对档案的存放、调阅、流通等各个流程进行严格的控制，不可疏忽任何一个环节，将责任联系到具体的工作人员，将各项措施切实执行，达到专人负责，强化法规建设严肃档案纪律严禁造假，以便档案能够更好的得到管理与保护。

3.3 加强档案人才队伍建设

干部档案工作人员在干部档案建设和管理工作中承担着十分重要的责任。各级组织要加强档案工作的领导，要注意加强档案工作队伍的建设。人事档案管理人员必须有较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神。在加强人事档案管理人员思想教育的同时也要加强档案管理人员的培训工作，要不断开展继续教育，加强管理人员的信息化培训，普及现代知识教育，培养信息化管理理念，改善他们原有知识结构，丰富档案管理者专业知识能力，将传统的纸质档案归档能力和现代的信息化档案归档能力结合起来。培养出一支政治可靠、技术过硬、专业协调、结构合理的信息化人才队伍。使人事档案管理工作的信息化水平进一步提高 。

4 结语

应用信息化管理技术手段，实现了查询快速化、信息管理标准化、证明出具规范化、数据统计精准化和权限分配科学化，不但提高了档案管理水平和服务效率，同时也减少了对原始档案的损害，延长档案寿命，大大发挥人事档案的利用价值。同时，人事档案的信息化建设，不仅让人事信息的利用率得到了提高，也促进人事档案管理的转型。因此，研究人事档案的信息化建设对机关、企事业单位的人事管理和服务就显得具有积极的现实意义。

参考文献：

[1]张晓莉.人事档案管理信息化建设的策略研究[J].知识文库，2016，23：232.

[2]董爱华.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].鸭绿江（下半月版），2016，12：279.