探析图书馆档案优化管理的措施及思考

赵静

摘 要：近年来伴随着我国经济的飞速发展，人民的物质生活水平得到提高，精神生活的需求逐渐受到重视，会有更多的人加入读书的行列。李克强总理连续两年将全民阅读列入政府工作报告之中，鼓励人民多读书，读好书。基于这样的背景，我国的图书馆业不断的发展壮大。随着图书馆业的不断壮大，作为能为图书馆的发展提供参考，能为图书馆各部门工作提供有力支持的档案管理工作显得尤为重要。本文就档案管理对图书馆事业发展中的作用与意义进行了总结和分析。

关键词：档案管理；图书馆；发展；作用；意义

图书馆档案管理工作，是记录图书馆各项工作活动原始文件和资料的载体，它是指有一定参考利用价值的各种资料的整理与保存。从图书馆档案的涵义可以看出：它是过往活动的记录，它对于人们借鉴以往活动的成功经验、吸取以往的经验教训，是重要的参考资料。图书馆可根据以往工作的经验教训实际情况，开拓创新，为人民提供更优质的服务。

一、图书馆档案管理工作现状

（一）档案管理意识薄弱。不少图书馆意识不到图书馆档案管理工作的重要性，工作人员在意识上觉得档案走走形式就够，按传统方法简单分为档案分类、索引即可，更有甚者，尤其某些领导常常在会议上重点评估档案管理的重要意义，然而在实际工作中一直不落实会议上的方针，直到放弃管理。如此问题必然导致图书馆档案管理从意识上就降低了其管理的质量以及水平。

（二）规章制度不健全。有些图书馆未能根据形势的发展完善档案管理制度。对许多案卷没有进行科学分类、标引和整理归档，缺乏管理的系统性和完整性，给查找利用带来了不少困难。图书馆档案是专门档案，当前现象表明，图书馆档案管理从形式上而言根本没有完整的分类法可依，绝大多数图书馆档案管理按传统的分类法，比如数字法、字母法，而此类传统方法在信息化高速发展的今天，存在缺陷越来越明显，其无法形成比较分类地查找。

（三）不重视档案的开发利用，档案资源数字化进程缓慢。有些图书馆档案还是单一的纸质文献和传统的管理模式，无法满足人们快速获取高质量档案文献资源的需求。不少图书馆没有对档案进行数字化处理，档案的收集、编制工作仍停留在手工階段。虽然各图书馆档案管理部门已经配备了计算机等现代化设备，但使用范围很局限，使档案管理工作的服务未能达到极致。而档案的收集、整理、归类、编目等工作量过于繁锁，由手工完成，不仅书写速度慢，而且不易保存，同时查阅起来也相当困难，影响了管理工作的顺利进行。即使实现馆藏文献资源服务自动化的图馆.对档案文献管理和利用手段也没有与图书文献信息资源的现代化开发同步进行，使档案的开发利用率不高。

（四）管理水平偏低。由于档案管理组织机构不健全，岗位职责不清，责任不明，加之有的图书馆档案管理人员不固定，业务素质参差不齐，导致档案工作被动落后，与快速高效的利用需求不协调。加之，图书馆档案管理工作的基础设施、设备、条件和技术手段明显落后图书馆业务现代化的进程，有的图书馆甚至没有专门的档案管理机构和人员，这就很难使图书馆档案为读者提供快捷、有效的参考咨询服务，最终导致图书馆管理水平偏低。

二、加强图书馆档案建设的具体措施

（一）增强档案意识。图书馆全体工作人员特别是领导应从思想上高度重视图书馆档案管理工作。图书馆档案管理工作对维护图书馆历史面貌的有着重要意义，对图书馆工作效率和工作质量的提高有着不可磨灭的责任，是图书馆信息化管理进程中主要组成部分之一。因此，必须从宣传方面具体解决意识差的问题。这就要求档案工作部门和档案人员应经常地宣传档案的作用，让领导以及各级部门采取重视。毫无疑问只有领导重视，将其作为不可缺少的基础工作，才能保障具体工作的顺利开展。

（二）建立健全科学的档案管理制度。要完善档案管理体系，当务之急是建立一套分类体系，制定相关的档案管理制度，由专人负责档案的收集与管理。与此同时，各部门应将其各种活动过程中所产生的档案集中交送至档案管理人员，亦可通过管理系统上传文件及各种数据信息，由档案管理人员对所提交的材料进行审核，然后按照已建立的管理体系进行分类、编目并存于数据库中。这样才能保证档案结构的合理性、完整性和系统性。

（三）建立数据库以加强档案数字化建设。所谓档案数据库管理系统，系指档案信息的接收、传送、存储和利用的相互结合，实现档案信息高度共享的管理系统。全球化进程加快的今天，数据库管理系统的实现也使档案管理由传统的纸质载体优化到现代化的电子载体上来，系统管理员便可以将档案数据处理、业务管理集中在一起，达到协调处理。因此，建立一个高效的数据库管理系统，是合理高度地利用图书馆档案信息数据库中的信息资源，将档案的日常管理通过计算机实现的主要途径，也是档案信息化管理的必要步骤。

（四）提高管理水平。随着全球计算机水平的不断提高，管理人员的综合知识、能力等方面必须上升到全新的高度。管理人员相关知识不仅包括传统的图书馆业务知识，还包括档案学、档案管理学、档案保护技术等专业知识，随着全球信息化进程的加快，计算机、光盘存贮及网络技术等先进知识的应用也愈来愈广。只有在知识化的今天，在开展业务学习的同时，必须在专业培训，专业管理水平上不断加强。不仅如此，还要加强图书馆档案管理工作的基础设施、设备、条件和技术手段等的建设。

结束语：

档案管理工作在图书馆事业的发展中具有重要的作用和意义。它有利于图书馆各项工作的开展，为领导的决策提供依据，有利于满足读者越来越高的服务需求，它还能够推动我国图书馆文化教育的发展。所以说，做好档案管理工作是非常必要的。因此要想发挥档案管理的巨大作用，我们还需要提高工作人员的工作意识，提高他们的素质和管理能力，从而建立合理的档案管理制度与体系。相信在不久的将来，通过我们的努力，图书馆档案管理工作会变得越来越规范、科学，从而使得我们国家的图书馆事业取得长足发展。

参考文献：

[1]刘宏.论档案管理成为图书馆事业发展的重要因素[J].兰台世界，2014，02：66-67.

（作者单位：曹县图书馆）