农业科研单位网上办公系统的构建与运行分析

葛安民　王茂文　商中水

摘要介绍了系统开发的背景和配套条件，阐述了该系统主要功能的构建、运行特点及目标实现，并分析了该系统的应用成效及推广前景。

关键词办公系统；构建；农业；科研单位

中图分类号S-058文献标识码A文章编号0517-6611（2017）33-0235-02

Construction and Operation Analysis of Online Office System in Agricultural Scientific Research Institutions

GE Anmin1， WANG Maowen2， SHANG Zhongshui2*

（1. Wenzhou Business College， Wenzhou，Zhejiang 325001；2.Jiangsu Coastal Institute of Agricultural Sciences， Yancheng，Jiangsu 224002）

AbstractThe development background and necessary conditions of the system were introduced. The main functions construction， operation characteristics， objectivesrealization of the system were expounded. And the application effect and popularization foreground of the system were analyzed.

Key wordsOffice system；Construction；Agriculture；Scientific research institutions

农业科研单位是国家创新体系的一支重要力量，在农业科技创新、技术成果中试转化、农村科技服务等方面发挥着不可替代的作用。随着现代农业的深入推进，农业科研单位的运行管理进入了一个新的发展阶段，对资源配置、统筹协调和财务保障能力提出了新的要求，需要在内部管理方面进行创新与变革，以提高单位运转的整体水平。利用信息技术手段，整合现有资源基础，开发农业科研网上办公系统，加快向市场提供科研产品和服务，显得尤为迫切。笔者介绍了系统开发的背景和配套条件，阐述了该系统主要功能的构建、运行特点及目标实现，并分析了该系统的应用成效及推广前景。

1基本概况

“农业科研办公审批系统”是由江苏沿海地区农业科学研究所自主开发，在江苏省内率先推行，经过系统测试，不断更新迭代，改善了跨部门协作，提高了工作效率，实现了网上办公管理实时控制。系统基于农业科研管理需要，以财务报销流程为核心，以办公日常事务为基础，采用ASP技术与Microsoft SQL Server 2008数据库进行设计，构建出高效、规范、透明的网上办公审批系统，并于2017年7月获得计算机软件著作权登记。

2系统开发的背景及配套条件

目前，农业科研人员承担科研任务繁重，经常在外开展研究观测，人员聚合度低，当面审批找人难，办事效率低。科研项目支出除设备采购外，以小额支出为主，支出发生频率高，科研进展与财务保障需要有机衔接连贯。部分项目经费使用不合理、不合规，缺乏计划性和效率[1]，特别是报账环节，无请示、无预算、无正式票据、自制凭证入账等现象时有发生，经办人、证明人、农民工签字存在一定的随意性，财务信息真实性原则受到挑战，存在较大的廉政风险。

农业科研单位内设机构较多，日常管理单元及财务核算单元以研究室或课题组为主，科研活动专业性强，项目开支渠道明确，便于网上办公系统的深度订制。为配合办公系统的开发，在较短时间内实现面签与网签的平滑切换，系统开发单位也进行了相应的调整与完善。

2.1明确规范便民效率原则

明确办事原则，开好前门，堵塞漏洞，做到程序、要素、内部监督三方面规范。抓好相关配套措施，明晰各级审批权责，规范报销程序，加大国库集中支付和公务卡结算力度，稳步推进“无现金”管理[2]，做到资金流向痕迹管理。

2.2出台从严管理财务规范

统一思想认识，加强财务纪律学习与教育，从人员经费、商品服务费用、政府采购项目、资金收支等方面入手，梳理现行政策，明确管理范畴、管理权限、报销规定及附件要求，方便科研人员日常报账，提高财务审批效率。

2.3配套完善内部控制制度

明确电子签批与亲手签批具有同等法律效率，完善监督检查制度。强化全员参与内部控制全过程，实现经济活动的决策、执行、监督有效分离，保证农业科研经济活动依法合规，形成高效安全、富有活力、适应网上审批办公的内部控制体系。

3主要功能的构建、运行特点及目标实现

3.1功能设计

3.1.1用户分类管理功能。合理设定用户权限，将参与人员分为报销人、证明人、项目负责人、部门负责人、行政部门负责人、财务负责人、分管领导、财务分管领导、审批领导、登记备案人、财务会计人员以及系统管理员12类。其中，管理员负责内设部门人员设置、管理权限分配及注册用户核审；财务审核人员负责核验票据真实性、审批数据一致性，对报销人员未上传票据进行现场补录；审批领导和财务分管领导具有审批流程的最高权限，可向下审阅所有审批流程。

3.1.2

流程申请功能。系统依据农业科研单位的管理特点，以财务费用报销为重点，兼顾日常管理需要，合理分类申请流程，将服务流程划分为费用报销、借汇款申请、公务接待申请、请示报告申请、出差（用车）请假申请、用印盖章申请、物资采购申请等，基本覆盖农业科研经济活动的全部门类，满足日常管理的需要。科学设定应用事项，如附件拍照上传、添加附件、关联引用、情况说明、备注留言、删除操作等，保證操作用户的有效参与。单项流程涉及部门、人员、事项、数据依申请业务而定，具备下拉菜单选项和数据自动汇总功能，整体界面简洁，方便实用。

3.1.3

审批功能。系统采用网签和面签相结合，财务人员以面签为主。在部分审批环节，允许审批人员选择不签单据，直接选择跳签。在部分审批环节，允许审批人根据工作需要，将需要知晓的其他审批人加入参与审批。当审批人发现单据内容或数值有误时，可以留言直接退回申请人或逐级退回到申请人修改处理。当审批人对单据存疑，可以签署意见、搁置质疑，通过选择短信通知或直接打电话与申请人沟通处理。当审批人对不合理单据选择拒绝，及时终止审批流程。

3.1.4

后续打印、报销记账功能。流程审核通过后，申请人携带原始票据到财务部门办理相关手续，授权会计人员与申请人当面核对票据真实性、完整性，确认与上传电子附件一致性后，打印报销单据封面[3]，签字确认后财务人员制作会计凭证，交出纳人员办理款项支付手续。费用报销、差旅报销、借汇款等流程由会计人员在线打印，其他流程由申请人自行在线打印，签字确认后交相关部门办理或一并作为会计凭证报销附件。

3.1.5

办理结果信息提示功能。为加快审批进程，方便参与用户，系统通过与短信服务平台合作，定制、生成、管理发布短信，为参与人员提供业务审批过程、结果的信息提示业务。系统在上一审批环节结束后，将以默认短信发送形式提醒下一参与人员及时进行审批，相关人员也可根据情况，若出现休息时间、参与人员因重要活动不便上网等情况，去掉默认选项，系统不再发送短信提示。若出现流程审核通过或审批流程出现退回、置疑或暂缓、拒绝等情况，无论是否勾选短信提示，系统都会自动发送短信告之申请人查看结果。

3.2运行特点

3.2.1

分级审批，管理重点下移。引入管理层级，实行项目组、研究室、职能处室、主管领导分类把关，审批分级管理。不同业务流程设定不同审批环节，强化网签责任，谁审批谁负责。审批规定对于不同的报销金额决定是否需要上一级领导进行终审[4]，若金额≤3 000元，由财务分管领导审批；若金额>3 000元，则由主要领导审批。

3.2.2

优化审批，提高运行效率。尊重现行的报销程序，在充分调研认证的基础上，对审批事项、审批内容、审批流程进行优化分析，统一会计口径，规范栏目设置[5]，剔除无效项目，拓展附加功能，减少冗余设计，使得系统运行流畅、稳定、安全、兼容性好，操作方便，可推广复制。在此基础上，又扩充当月及历史工资单查询、单位内部联系电话等附属功能，增加用户黏性。

3.2.3

前置审批，管理有章可循。系统增加了公务接待、出差申请、请示报告、用印盖章、物资采购等前置审批事项，目的是为费用报销、借汇款等事项提供关联服务。公务接待由办公室扎口管理，由接待人网上报请单位主要负责人同意后实施。因公出差提交会议通知或填报出差理由，按相应管理权限获批后方可成行。对请示报告和用印盖章等办公事项，经职能处室审核，条块分管领导、主要领导同意后执行。物资采购属于集中采购范围的，按请示报告流程申请，获批后由职能处室依法定要求公开操作；属于分散采购范围的，按管理审批权限批准后执行。

3.2.4

移动审批，方便监督管理。针对外出频繁的特点，借助手机等移动终端，通过用户验证可以访问和参与审批流程，审批界面能够直观反映科研动态，满足线上审批要求和一般查询功能。实践应用证实，移动审批为参与审批的各方都能提供一个可靠的基础操作平台，应用范围不受时间、办公场所、硬件条件的限制，已从应急审批走向常态应用审批，有效降低了管理成本，受到了科研人员的普遍欢迎。

3.3目标实现

3.3.1

办理进程、结果实时显示。①审批进程可网上查询，显示目前事项达到环节和办理结果，有利于申请人进行工作计划安排；②遇有审批退回、置疑暂缓、拒绝申请等审核反馈事项，在短信通知的基础上，当事人可以上网查看详细审批意见和审批记录，适时进行修改调整、补充说明、引用关联证明及增加附件材料，继续推进审批流程上行，直到获准通过。对于退回流程，申请人可将流程单作废，系统后台予以记录。

3.3.2财务审批风险控制与防范。系统流程中财务审核处于核心环节，网上审批进程一般不需要申请人环环面签，节约了审批时间，也提高了审批效率，但网上审批存在一定的风险。在审批流程设计时，考虑到财务票据的真实、有效、完整是内部控制的关键[6]，为保障审批系统的运行价值，特别强化中间环节中的财务审核人员把关作用，所有涉财审批事项的票据必须当面查验核实，确认流程单是否重复、遗漏、错误、填报是否准确[7]等，确认票据合法取得、符合报销要求，确认附件佐证材料准确、关联引用得当。财务审核人员要有较强的专业素养和较高的责任心，善于发现问题、纠正错误，引导科研人员学好、用好网上办公系统，养成良好的规则意识。

3.3.3

数据查询、筛选与统计应用拓展。系统支持数据查询，预设了多种模式进行单据查询，自动识别筛选符合条件的所有单据，并以列表形式展现，查询结果可通过XLS导出。申请人可以通过个人查询，查看个人相关报销记录。各部门、各项目负责人登录进入审批系统，能够查询项目经费开支情况，了解并掌握项目实施进度，提升项目管理水平。单位负责人、财务分管领导根据工作需要，可以查看所属部门与人员任意报销事项的发生笔次和总金额，通过数据导出分析，进而掌握相关部门工作动态、项目实施情况和用款进度。

4应用成效及推广前景

4.1应用成效

实践表明，农业科研办公审批系统是一个简明、实用、运行可靠的网上办公系统，将科研活动涉及事项、要件、流程及办理要求制度化、公开化，实现日常管理的网上审批，提高了工作效率，有效管控和降低了风险，保障农业科研事业的健康、稳定发展。在保障科研工作正常开展的基础上，强化对科研产品处置、劳务用工、工程项目建设等监督管理，压缩非正常开支。在公务接待方面，督促及时报账，定期公布接待费用，接受群众监督，实现单位“三公”经费大幅度下降。明确申请人、部门负责人职责，着力纠正财务报销搞变通、打擦边球、弄虚作假等问题，通過流程公开、结果公开，配合党纪条规、财经纪律的学习要求，推动形成靠制度管事、靠技术手段保障的工作氛围，使科研人员习惯在规则和制度约束下工作。

4.2推广前景

推广应用农业科研办公系统，实时监控工作动态，是强化法人主体责任意识的体现。对农业科研单位而言，科研活动、经办事项基本实现信息化管理，便于单位领导与部门负责人、当事人之间的沟通联系，可以掌握资金流向，控制费用开支，提高资金使用效率，真正实现全程管理与“无缝隙”管理。报表数据应用的拓展，可以辅助领导决策，有助于全面掌握单位预算执行、财务运转等综合情况，实施有效监管。审批事项关联与引证强化了事前、事后审批之间的联系，促进了研究室与服务部门之间的协调配合，提高办事的科学性与有效性。

推进制度钢性约束与人员主动执行并行，单位领导可以摆脱日常事务所困，能够有计划、有步骤地安排相关工作。从规范管理角度看，向下压实责任，将财务报销、办公審批等把关的关口前移，单位主要领导、分管领导对审批流程有更大的自主权与选择权，便于从宏观把握整体工作，促进管理工作步入科学化轨道。科研人员作为流程发起人，在参与审批环节，既可方便地与审批人员信息交流，了解政策法规的变化与要求，又可享受网上审批带来的便利，积极主动地开展创新创业工作，达到双赢的效果。

农业科研办公审批系统的成功开发是农业科研财务管理制度化、专业化、现代化的有益尝试，对于促进农业科研转型升级、提升自主创新能力具有重要意义。

参考文献

[1] 邹志成，付浩海，靖向党.高校资金使用审批管理系统的开发与应用[J].会计之友，2013（26）：102-104.

[2] 张晓晔.高校应用网络报销新途径的研究[J].财经界（学术版），2013（18）：85-86.

[3] 钱萍.探索网上报销模式 创建高效财务管理[J].新会计，2011（9）：42，39.

[4] 钱亦君.网络费用报销管理系统的设计与实现[J].信息安全与技术，2013，4（5）：68-71.

[5] 幸坚鸿.利用网上审批系统实现集团财务管理的创新[J].新财经（理论版），2012（7）：223-224.

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[7] 孙晓东，陈霆，向万红，等.财务报销单据智能审批系统[J].计算机系统应用，2017，26（2）：63-67.